بين التدقيق في البريد العشوائي ، وصياغة الاستجابات الصحيحة ، والحفاظ على علامات التبويب على الرسائل التي تتطلب المتابعة ، يمكن أن يظل البقاء على رأس البريد الوارد وكأنه وظيفة في حد ذاته. لهذا السبب اخترنا أدمغة المحترفين الذين اكتشفوا سر البريد الوارد المنظم والفعال - على الرغم من تلقي مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا. لأن وجود نظام في مكان ما يمكن أن يساعدك في التغلب حتى على أكثر البريد الوارد جامحًا.
1. احتفظ فقط برسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب إجراءً فوريًا في صندوق الوارد الخاص بك
قد يكون البريد الوارد صفر هدفًا كبيرًا للغاية ، ولكن من خلال كونه لا يرحم حول الرسائل التي تحصل على العقارات في صندوق الوارد الخاص بك ، يمكنك الحصول على وثيقة للغاية.
"في معظم الأيام ، يوجد في صندوق بريدي الإلكتروني أقل من 25 رسالة. هذا متعمد. يقول لي آن نيومان ، كبير مديري البرامج في شركة استشارية حكومية دولية: أريد أن أكون قادرًا على فتح صندوق الوارد الخاص بي وأن أرى على الفور ما هو أكثر إلحاحًا ويتطلب استجابة. "هذه العادة تدفعني إلى اتخاذ إجراء بشأن العناصر في الوقت المناسب للغاية."
ليس من غير المألوف أن يتلقى نيومان ، في غضون ساعات قليلة ، أكثر من 100 رسالة بريد إلكتروني ، وكثير منها عاجل ويتضمن مدراء رفيعي المستوى. في عام 2008 ، أتيحت لها الفرصة للبدء من نقطة الصفر عندما تغيرت شركتها إلى نظام بريد إلكتروني جديد أثناء عملية الاستحواذ. "لقد كان مثل التنظيف الربيعي لصندوق الوارد الخاص بي. ومنذ ذلك الحين ، لا يمكنني ببساطة العمل مع صندوق البريد الوارد الذي تغمره رسائل البريد الإلكتروني التي لم تتم الإجابة عليها ، كما تقول.
2. قم بإنشاء "مجلد انتظار" لرسائل البريد الإلكتروني المعلقة على الإجراء
إذن ، أين تذهب رسائل البريد الإلكتروني إن لم يكن صندوق الوارد الخاص بك؟ قم بإنشاء "مجلد انتظار" لرسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب إجراءً من شخص آخر قبل أن تتمكن من الرد. يقول دارسي ميلر ، الخبير في مجال العمل ومؤسس Pin and Pivot ، الذي تعرض منذ سنوات عديدة لأكثر من 150 رسالة بريد إلكتروني في اليوم: "هذا وقت ضخم". "وبهذه الطريقة ، لا تبرز رسائل البريد الإلكتروني هذه في صندوق الوارد الخاص بك ، وهو مكان رائع للبحث كل يوم أو أسبوع لتذكيرك بالمشاريع التي ما زالت معلقة".
لقد تعلمت هذه الخدعة بالطريقة الصعبة عندما لم تتمكن من العثور على مرفق البريد الإلكتروني الذي تحتاجه خلال السنة الأولى من عملها الأول. "قضيت نصف يوم في البحث عن هذا البريد الإلكتروني ، من بين الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني التي كانت في صندوق الوارد الخاص بي في ذلك الوقت" ، كما تقول. "لقد تعهدت من تلك اللحظة فصاعدًا ، كنت سأسيطر على صندوق الوارد الخاص بي!"
3. جعل المجلدات الفرعية أو تسميات BFF الجديد الخاص بك
عبر السبورة ، توصي موفرات البريد الوارد بإنشاء مجلد فرعي أو نظام تسمية سهل فك التشفير. ويقدر نيت ماسترسون ، الرئيس التنفيذي لشركة مابل هوليستيكس ، أنه يتلقى ما يزيد عن 250 رسالة بريد إلكتروني في بعض الأيام ، وبالتالي فإن التنظيم له أهمية قصوى. ينصح "تسميات البريد الإلكتروني هي صديقك". "استخدمها لتجميع سلاسل البريد الإلكتروني المهمة ، لذا عندما تحتاج إلى النظر إلى شيء ما كمرجع ، يمكنك القيام بذلك بسهولة."
تقول نيومان إن علاماتها تتضمن موضوعات قد يكون لدى الآخرين أسئلة بشأنها ، ودعم القرارات التي تتخذها ، والمواد المرجعية لاحتياجات العمل في المستقبل. "لدي عشرات من المجلدات الفرعية ومئات من رسائل البريد الإلكتروني المحفوظة داخلها للرجوع إليها" ، كما تقول. "يمكنني العثور على ما أحتاج إليه خلال ثوانٍ من الطلب لأنني أعرف مكان تخزينه وكيفية تحديد موقعه بسرعة."
4. تعيين قواعد علبة الوارد أو عوامل التصفية
يسمح لك العديد من موفري البريد الإلكتروني بإعداد قواعد البريد الوارد أو المرشحات التي ستتخذ الإجراءات اللازمة لك ، ويمكن أن تساعدك على تصنيف رسائل البريد الإلكتروني بسرعة دون استنفاد أي قوة ذهنية.
للبقاء في صدارة 150 من رسائل البريد الإلكتروني التي تجد طريقها إليها كل يوم ، تستفيد راشيل نيل ، المدير التنفيذي لمجموعة Carex Consulting ، من وظائف قواعد Outlook. "لديّ قواعد تم إعدادها تضع رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات مختلفة ، رمز اللون ، وترتيب الأولويات حسب المرسل" ، كما تقول. ثم ، في نهاية اليوم ، ستقوم بالبحث السريع عن أي شيء قد تكون فاتته. "تساعد القواعد في التأكد من متابعتي باستمرار ومنع الضوضاء. هذا يساعدني في الحفاظ على الفوضى إلى الحد الأدنى. "
5. استخدم التقويم الخاص بك لتتبع رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب المتابعة
نظرًا لأن بعض رسائل البريد الإلكتروني قد تتطلب أكثر من رد بسيط ، يوصي نيومان بإضافتها إلى التقويم. "إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني لا تتطلب استجابة فورية فحسب ، بل تتطلب أيضًا إجراءً من إجراءات المتابعة ، فإني أنقل رسالة البريد الإلكتروني إلى مجلد فرعي معيّن وأضع تذكيرًا في التقويم الخاص بي يتضمن موقع المجلد وتاريخ المتابعة" تقول:
تستخدم Microsoft Outlook ، والذي يسمح بالوصول إلى تقويم Outlook ، ولكن يمكنك أيضًا القيام بذلك في Gmail. فقط انقر على زر "المزيد" في شريط الأدوات واختر "إنشاء حدث".
6. لا تدع بريد البريد غير الهام في صندوق الوارد الخاص بك
هل تشعر أنك تلعب لعبة whack-a-mole مع رسائل البريد الإلكتروني الترويجية؟ كن سريعًا مع زر إلغاء الاشتراك. يستخدم Davis Siksnans ، الرئيس التنفيذي ومؤسس Printful ، قاعدة ثلاثية الإضراب لرسائل البريد الإلكتروني والنشرات الإخبارية. في المرة الثالثة التي يقوم فيها بحذف رسالة إخبارية أو بريد إلكتروني ترويجي من مرسل محدد ، يقوم بإلغاء الاشتراك في القائمة.
7. إنشاء قوالب للردود الخاصة بك
يمكن أن يكون تخصيص رد مختلف لكل بريد إلكتروني بمثابة وقت ممتع للغاية. إذا وجدت نفسك ترسل نفس النوع من البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا ، فقد تستفيد من الاحتفاظ ببعض استجابات الأسهم في المسودات التي يمكنك إعادة استخدامها بسهولة.
Betsy Fein ، رئيس شركة Clutterbusters المنظمة المهنية ، وقد طرح بشكل متكرر أسئلة يمكن معالجتها بإجابات مقفلة ومحملة. "لدي رسائل بريد إلكتروني مكتوبة مسبقًا يمكنني تعديلها وإرسالها إلى رسائل البريد الإلكتروني التي تسأل نفس الشيء ، مثل" أخبرني عن خدماتك "أو" كيف يمكنني تحديد موعد؟ "
إذا كنت لا تريد القيام بذلك يدويًا ، فجرب المكوّن الإضافي لـ MixMax Gmail ، أو انتقل إلى إعداداتك وقم بتمكين الاستجابات المعلبة. (انقر على الترس في الجانب العلوي الأيسر من صندوق الوارد الخاص بك ، واختر "الإعدادات" من القائمة المنسدلة ، واختر علامة التبويب "خيارات متقدمة" ، واضغط على "تمكين" بجوار "الردود المعلبة".) هذا سيتيح لك حفظ ردود templated.
8. قم بتعيين جانبي الوقت لفحص البريد الإلكتروني ، والتمسك بها
من المحتمل ألا تترك جدولك مفتوحًا للاجتماعات ذات الأوقات والأطوال غير المحددة على مدار الساعة ، فلماذا تعطي بريدًا إلكترونيًا مجانًا للتطفل في يومك؟
"لا أترك بريدي الإلكتروني مفتوحًا طوال اليوم ؛ قمت بتعيين أوقات محددة خلال اليوم لتصفح كل رسالة بريد إلكتروني والرد عليها أو أرشفتها أو حفظها في وقت لاحق. يقول David Mitroff ، مستشار الأعمال: "بهذه الطريقة ، لا أقوم بمهام متعددة وأستطيع الوصول إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي بسرعة أكبر لأنني أركز فعليًا على المهمة قيد البحث". "أوصي بأن يبدأ الأشخاص بثلاث كتل نصف ساعة مختلفة يوميًا لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها والحفاظ على البريد الوارد مغلقًا بقية اليوم والتكيف حسب الضرورة من هناك."
بالإضافة إلى استخدام حظر الوقت للبقاء على رأس رسائل البريد الإلكتروني اليومية ، يوصي جوستين لافيل ، كبير مسؤولي الاتصالات في BeenVerified ، بتخصيص وقت لمرة واحدة أسبوعيًا لصيانة البريد الوارد. "اختر وقتًا كل أسبوع للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك. حماية الوقت كما تفعل أي اجتماع مهم آخر والحصول على تنظيم ". "اكتسح ما لا صلة له بالموضوع ، وأرشفة كاملة ، وحدد أولويات قائمة المهام."
9. قم بإيقاف تشغيل إعلامات البريد الإلكتروني
حتى إذا كنت قد استقيلت من فحص رسائل البريد الإلكتروني فقط في الكتل المحددة مسبقًا ، فقد تكون أغنية صفارات الإنذار الخاصة بإشعار البريد الوارد مغرية جدًا بحيث لا يمكن مقاومتها. إذا كان الأمر كذلك ، فالحل بسيط: قم بإيقاف تشغيل الإشعارات. يقول ميلر: "إذا كنت تعمل في فترات زمنية ، فلن تذهب أبدًا لأكثر من ساعتين دون رؤية رسائلك الإلكترونية". "أوقف تشغيل الإشعارات ، لأنها ستصرفك عن فعل ما تعمل عليه حاليًا على مكتبك."
يمكنك مساءلة نفسك باستخدام وظيفة "إيقاف مؤقت علبة الوارد الخاصة بـ Boomerang". يسمح Siksnans فقط للبريد الإلكتروني بالحضور مرتين يوميًا في أوقات محددة عندما يكون قادرًا على تكريس انتباهه لهم.
10. الضغط في مهام البريد الإلكتروني الطائش أثناء التوقف
تأكد من مزامنة حسابات البريد الإلكتروني بشكل فعال مع هاتفك ، واستخدم لحظات الخمول لإجراء عملية تنظيف سريعة للبريد الوارد. يقول بن تايلور ، مؤسس HomeworkingClub.com: "الكثير من الرسائل التي أتلقاها لا تتطلب إجراءً مباشرًا". "يمكن حذف الرسائل غير المرغوب فيها ، ويمكن إيداع أشياء أخرى ، ويمكنك التعامل مع الكثير من هذه الأشياء فقط أثناء وجودك في طابور السوبر ماركت لمدة دقيقتين."
