ارفع يدك إذا وجدت نفسك في أحد المواقف التالية في العمل:
- اجتماع يمتد ويضطر لك إما أن تظهر في وقت متأخر إلى اجتماعك التالي ، أو تكون غير قادر على إكمال مشروع في الوقت المحدد ، أو تفوت حدث ما بعد العمل.
- اجتماع غير منظم لدرجة أنك خرجت منه تفكيرًا ، ماذا حدث للتو؟
- اجتماع ينتهي به الأمر إلى مضيعة كاملة للوقت.
هل أرى أيدي الجميع في الهواء؟ يعتقد ذلك. كل واحدة من هذه المشاكل يمكن حلها مع شيء واحد بسيط: أجندة الاجتماع .
ما هو هذا المفهوم السحري ، تسأل؟ وثيقة تغطي العناصر التالية:
- ما تحتاجه للتحضير مسبقًا أو إحضاره إلى الاجتماع
- من يحضر
- لماذا تلتقي وأي أهداف تريد تحقيقها
- ما الذي ستتحدث عنه ومن سيتحدث عنه وما هو الوقت الذي سيستغرقه كل موضوع للمناقشة
- أي الخطوات التالية التي تريد اتخاذها بعد الاجتماع
ربما استخدمت شيئًا كهذا من قبل ، لكن بطريقة أقل رسمية. على سبيل المثال ، ربما قمت بملء قسم الملاحظات في دعوة التقويم الخاص بك للسماح للأشخاص بمعرفة المستندات التي يتعين عليهم الرجوع إليها. أو ، لقد أرسلت بريدًا إلكترونيًا موجزًا يوضح نقطة اجتماع الثلاثاء التي دعوتها للتو الشركة بأكملها.
ولكن وجود تخطيط أكثر تعمقا وملموسة لكيفية عمل اجتماعك بالضبط وستذهب يمكن أن يكون مفيدا للغاية. بالنسبة لشيء واحد ، إنها وثائق مهمة - عن طريق كتابة ما تحدثت عنه والقرارات التي اتخذتها ، لديك شيء يمكنك الرجوع إليه إذا كان أي شخص (بما في ذلك رئيسك) يشكك في قراراتك المستقبلية.
وبالنسبة لشيء آخر ، فهو يساعد حتى مجموعة الأشخاص الأكثر تعقيدًا على البقاء منظمين ومركزين ، مع تحميلهم المسؤولية أيضًا. يمكن للأشخاص الحضور إلى المحادثة التي تم إعدادها ، مما يعني أنه يمكنك استخدام الوقت المحدود معًا بكفاءة ، ويمكنك أن تشعر بالثقة من أن الاجتماع كان مثمرًا ، ويمكنك بسهولة التعرف على الخطوات التالية القابلة للتنفيذ.
ولحسن حظك ، لقد أنشأنا قالب جدول أعمال يمكنك تعبئته في الوقت الحالي وسيوفر عليك ذلك وقت كتابة كتابك. فقط افتح المستند ، قم بعمل نسخة ، واطلب منه قائد فريقك.
بعد ملئه ، أرسله إلى جميع المعنيين عندما تقوم بجدولة اجتماعك. (قد يكون من الحكمة تضمين ملاحظة توضح الرجاء مراجعة جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع في. )
أجندة مفيدة للتو عن أي نوع من الاجتماع. بالنسبة إلى عمليات الفحص ، يوفر ذلك الشفافية والوقت لإعداد أي أسئلة للمتابعة ، ولإجراء اجتماعات مع العملاء ، تظهر القيادة ، ولعصف ذهني جماعي ، يضمن لك عدم الانشغال ، ولكل شخص فإنه يظهر أنك تقدر وقتهم.
الجميع يفوز!
