عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني ، فإنني أميل إلى أن أكون شديد الكلام.
أعيش مع خوف شديد من الانطواء على أنه مباشر أو بارد للغاية ، وهناك شيء حول كل هذه الكلمات الزائدة ، والعبارات ، ونقاط التعجب (المحرجة) التي تجعلني أبدو أكثر دفئًا ووديًا.
ولكن ، هذا هو الشيء: أنا في النهاية أهدر وقتي الخاص - إلى جانب وقت قراءة الشخص لرسالتي.
لا أحد يريد أن يقضي طاقاته العقلية الثمينة في الخوض من أجل الوصول إلى وجهة نظرك. لذا ، إذا كانت لديك نقطة ناعمة في قلبك تتحدث فيها لغة صغيرة ولغة منمقة مثلما أفعل ، فكيف يمكنك إدارة رسائلك إلى الأشياء المهمة حقًا؟
فيما يلي أربع نصائح قابلة للتنفيذ ساعدتني:
1. قص الكلمات والعبارات حشو
هناك احتمالات كبيرة في قيامك برش عبارات حشو في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
لا تصدقني اكتب رسالة بريد إلكتروني إلى أحد الزملاء واطلع على عدد المرات التي قمت فيها بتضمين الكلمات "أعتقد". بينما يساعد ذلك على تخفيف لغتك ، إلا أنها غير ضرورية تمامًا. من المفترض أن هذا هو ما تفكر فيه ، لأنك الشخص الذي يكتب الرسالة.
تنطبق نفس القاعدة على كلمة مثل "عادل". نحن جميعًا نقشها هنا وهناك. ولكن ، في معظم الحالات ، يمكن قطعها بالكامل.
عندما يتعلق الأمر بتصفية أي فوضى أخرى قد تكون مختبئة ، فهناك نصيحة أخرى من مدرب الصحافة السابق الذي لا يزال ملتصقًا بي: ابحث عن مكان تضمين الفواصل. في كثير من الأحيان ، فإنها تتبع التصفيات التي يمكنك حذفها. أنت تعرف ، أشياء مثل "غني عن القول" ، "ومع ذلك" ، "في الواقع" ، أو حتى "أنت تعرف" أنني اعتدت أن أبدأ هذه الجملة بالذات.
2. استخدام نقاط رصاصة
بما في ذلك السياق الضروري هو شيء واحد. ولكن ، لا سيما في رسائل البريد الإلكتروني ، من المغري الانتقال إلى الخارج وتزويد رسالتك بالكامل بجميع أنواع التفاصيل غير ذات الصلة.
هذا هو السبب في أن الاستفادة من النقاط النقطية يمكن أن تكون مفيدة للغاية - فهي تجبرك على أن تكون أكثر إيجازًا وتوجيهًا في كتاباتك. تحدي نفسك لتحديد ما إذا كان هناك أي فقرات من الأفضل أن تتحول إلى قائمة مختصرة.
على الرغم من أنك لا تريد أن يكون بريدك الإلكتروني بأكمله عبارة عن قائمة لا نهاية لها على ما يبدو من النقاط النقطية ، إلا أن كسر بعض القطع الأكبر من النص قد يساعد في جعل مذكرتك أقصر (وأكثر تنظيماً).
3. إحالة الناس إلى الوثائق ذات الصلة
بين الحين والآخر ، تم بالفعل تسجيل المعلومات التي تحاول يائسة اقتحام بريدك الإلكتروني في مكان آخر - سواء كان ذلك في مستند أو عرض تقديمي أو موقع ويب أو أي شيء آخر بالكامل.
ليست هناك حاجة لك لإعادة اختراع العجلة. لذلك ، إذا تمكنت من البحث عن مورد إضافي يشارك بالفعل كل هذه المعلومات التي تحتاج إلى المعرفة ، فاحيل المستلم إلى ذلك بدلاً من محاولة تلخيصها.
4. تخطي الحديث الصغيرة
إذا كنت مثلي ، فقد ألقيت نظرة واحدة على هذه النصيحة وفكرت هل تمزح معي؟ تخطي تلك المجاملات سيحولني بالتأكيد إلى وحش المكتب!
لقد وصلت من حيث أتيت - يبدو أن إدخال مهذبة على كل رسالة من رسائلي أمر مهذب. ولكن ، في أكثر الأحيان ، لا يتم الرد عليه على أي حال. إنه ذلك الجزء غير الضروري تمامًا الذي يلمع معظم الناس إليه.
لا تتردد في الحفاظ على سريعة وممتعة "آمل أن تكون بخير!" ومع ذلك ، فمن الأفضل أن تضغط على زر مسافة للخلف في أي شيء يتجاوز ذلك.
هذه الحيل في العمل
تريد دليلا على أن هذه النصائح تعمل فعلا؟ ألقِ نظرة على الأمثلة أدناه لترى كيف يحصل البريد الإلكتروني الثاني على نفس النقطة مع الأولى - مع كلمات أقل بكثير.
- أرقام مبيعات هذا الربع انخفضت. كيف يمكننا تقديم ذلك بطريقة غير سلبية للغاية؟
- قد يكون العرض التقديمي أقوى إذا انقلبنا الطلب. ماذا تعتقد؟
هذا البريد الإلكتروني الأول هو 198 كلمة. الثاني؟ إنها عبارة عن 93 كلمة موجزة ومبسطة - بمعنى أن الرسالة الأولى كانت أكثر من ضعف طول الثانية.
كن حذرًا من أن بعض الرسائل ستكون أسهل في تطبيق هذه التكتيكات على غيرها. وربما لن تكون قادرًا على تقسيم كل نسخة تكتبها إلى النصف.
لكن لا تدع ذلك يثنيك عن ذلك. بدلاً من ذلك ، تذكر أن التصرف الهائل المتمثل في محاولة أن تكون أكثر فاعلية وفعالية في اتصالك المكتوب هو في الحقيقة الأمر الأكثر أهمية. طالما أنه شيء لا تزال تدركه بوعي ، فمن المؤكد أن رسائل البريد الإلكتروني ستستمر في التحسن.
