بصفتك مديرًا جديدًا ، ستدرك بسرعة كبيرة أن الأعذار تشبه عمل الساعة - في الوقت الذي يكون فيه مشروع أو تقرير أو مهمة كبيرة مستحقة ، سوف يتدفقون: "لم يكن لدي وقت ،" لدي فقط الكثير من الأشياء الأخرى على لوحتي الآن ، "" لم أتعلم أبدًا كيف أقوم بذلك ، أو "مفضولي الشخصي" "ما المشروع؟"
وعلى الرغم من أن البخار ينطلق عملياً من أذنيك في هذه الأعذار الضعيفة ، فمن الصعب معرفة كيفية الرد بالضبط. بين الحاجة إلى إنجاز العمل في أسرع وقت ممكن والشعور بخز من التعاطف الذي ربما يكون لدى موظفك بالفعل الكثير من المشاريع على صفيحة لها ، ربما تستجيب مع بعض الإصدارات من ، "هذا جيد. سأعتني به فقط. "
لقد كنت هناك أيضًا. بقدر ما أود أن أقول إنني كنت دائمًا مدربًا حازمًا ومحترمًا - أعترف بذلك: لقد كنت مهمة سهلة. لقد تعلمت بالطريقة الصعبة أنه عندما تواجه عادة قبول الأعذار من هذا القبيل ، فإن موظفيك يسارعون في السير في جميع أنحاءك وسلطتك.
لحسن الحظ ، لقد وجدت عدة طرق للرد على الأعذار - الاستراتيجيات التي لم تجعل حياتي أسهل فحسب ، بل ساعدت أيضًا على إنشاء ثقافة شاملة للمساءلة بين فريقي. في المرة القادمة التي تدخل فيها هذه الأعذار ، جرب ذلك.
توقف عن قول "هذا جيد"
عندما كان الموظف يمشي إلى مكتبي وعينان مملوءتان بالكلاب والجرو بشكل كامل ، لم أستطع إلا أن أقرض أذن متعاطفة. لذا ، عندما أوضحت "لقد غمرتها عملي مؤخرًا - لم يكن لدي وقت ،" لم أستطع حشد اللثة للرد بأي شيء باستثناء ، "أوه ، هذا جيد."
حدث نفس الشيء عندما لم يكن شخص ما يعرف كيفية سحب الأرقام لتقرير معين ، أو لم يتمكن من الحصول على عميل لإرجاع مكالمتها ، أو كان مجنونا من ليلة في الوصول إلى المكتب في الوقت المحدد في صباح اليوم التالي. لقد وقعت في نفس المصيدة وأكررها مرة أخرى: "هذا جيد" - رغم أن هذه الأعذار لم تكن مقبولة.
لذلك ، تعلم من خطأي واتخاذ الخطوة الأولى - وهي مهمة بشكل لا يصدق - نحو إبقاء موظفيك مسؤولين: توقف عن قول "هذا جيد." أنه من المقبول تمامًا تقديم الأعذار عن السلوك السيئ. هل هذا حقا ما تريد فريقك للتفكير؟
بدلا من ذلك ، التعبير عن خيبة الأمل
بالطبع ، يجب أن لا تأخذها إلى الطرف الآخر وتهاجمها بشكل جلدي. بدلاً من ذلك ، قم بتوجيه طفولتك: عندما ارتكبت شيئًا خاطئًا ، لم تخف عقابك بالضرورة (على الرغم من أن الركود لمدة أسبوعين كان بمثابة عائق خطير) - أكثر من ذلك ، كنت تخشى هذه العبارة المشؤومة: "أنا بخيبة أمل كبيرة في أنت."
لا تحتاج إلى استخدام هذه الكلمات الدقيقة ، ولكن يجب أن تنقل شعورك بخيبة الأمل عندما ينتج الموظف عذرًا غير مقبول. وضح بالضبط كيف أثرت عليك (أو لم تفعل) ، أنت والفريق والشركة ككل: "كنت أعول عليك حقًا لإنهاء الميزانية الشهرية بحلول هذا الصباح ، ميغان. بما أننا لا نملك هذا ، فسيتعين على بقية الفريق أن يتدافع لسحب هذه الأرقام ".
عندما يدرك الموظف الخاص بك أن إشرافها لم يؤثر عليها فقط - ولكن فريقها بأكمله أيضًا - فمن المرجح أن تقوم بتجميعها معًا في المرة القادمة.
لا تخف من طرح الأسئلة
بعد الكثير من الممارسة ، علمت أنه لا يمكنني ترك المحادثة تتوقف بعد أن سمعت واعترفت بعذر الموظف. بدلاً من ذلك ، يجب عليك استخدام كل عذر كفرصة للبحث ، وطرح الأسئلة ، وتحديد السبب الجذري للمشكلة.
إذا أصر أحد الموظفين على أنه لم يكن لديه الوقت للقيام بالمشروع ، اسأل: "متى بدأت في هذا المشروع؟" "متى تم تخصيص هذا المشروع لك؟" و "كيف أعطيت أولوية لوقتك؟" أو ، متى يقول أحد الموظفين ، "لا أحد من الإدارة المالية سيردني على البريد الإلكتروني ،" يقول: "هل حاولت الاتصال؟" أو "هل أبلغتني بهذه المشكلة أو بمدير آخر؟"
إذا طرحت الأسئلة الصحيحة ، فسوف تثبت في معظم الأحيان - دون أن تذكر ذلك صراحة - أن العديد من الأعذار لا يمكن تبريرها بنسبة 100٪ (أي إذا كان الموظف قد بدأ المشروع عندما قمت بتعيينه لأول مرة ، فسيكون لديه الكثير من زمن). ولكن أكثر من ذلك ، فإن طرح هذه الأسئلة سوف ينقل إلى موظفيك أنك لن تجلس فقط وتقبل الأعذار بدون كلمة.
لا بأس في التعبير عن القلق ، أيضًا
بناءً على الإجابات التي تحصل عليها من هذه الأسئلة ، هناك أيضًا فرصة لأن تصادف بعض المشكلات المشروعة التي يجب معالجتها. قد يكون من الصعب فصل الموظف الذي لا يملك حقًا الموارد المناسبة لإكمال مشروع ما عن موظف لن يبذل جهدًا لطلب المساعدة - ولكن الأمر متروك لك ، كمدير ، للحفر في ومعرفة.
على سبيل المثال ، عندما واصل أحد الموظفين التابعين له العذر ، "لقد كنت مثقلاً بالعمل ،" لقد أُغريت أن أصفه بأنه إدارة لوقت سيء - لكنني قررت إلقاء نظرة فاحصة على عبء عمله. لقد تحملت مسؤولياته وتحققت من عدد المشاريع التي كان على طبقها ، وأدركت أنه قام ، في الواقع ، بعمل أكثر من بقية الفريق. كنتيجة لذلك ، تمكنت من إعادة توزيع بعض أعماله و- فويلا! - توقفت الأعذار.
في حين أنه من المهم أن تحرس نفسك من أن تصبح مهمة سهلة - إذا نظرت إلى كل عذر كموظف كسول يحاول الخروج من القيام بعمله ، فقد تتجاهل بعض المشكلات المشروعة.
ضبط التوقعات في المرة القادمة
بمجرد قيامك بالفرز من خلال التفسيرات ، والدوافع ، والقضايا الأعمق ، حدد توقعات واضحة للمستقبل.
إذا كان الموظف الخاص بك يواجه مشكلة في تنظيم وقته ، على سبيل المثال ، فذكر بعض الاستراتيجيات الجيدة لإدارة الوقت والمتابعة في غضون أسبوعين للتأكد من أنه لا يزال على المسار الصحيح. إذا كانت الموظفة "لا تعرف كيف" تكمل مهمة ، فتأكد من أنها على دراية بالموارد المتاحة لها في الإدارات الأخرى في الشركة - وأنها تفهم أنه من المتوقع أن تتخذ مبادرة لتعقب هذه الموارد ، بدلاً من ذلك انتظار الموعد النهائي لتمرير فقط لتمرير اللوم.
عندما يأتي إليك الموظف بحجة ، لا تلوح به وتأمل ألا يحدث ذلك مرة أخرى. انخرط في الأسئلة وطرح الأسئلة الصعبة وأظهر لموظفيك أنك جاد في عملهم ونجاحهم. بمرور الوقت ، سوف تنقل أنك لن تقبل بأي شيء أقل من الأفضل - وسوف يدرك موظفيك أنه لا يوجد مجال للأعذار.
