العمل في مكتب كبير للشركة يمكن أن يكون نعمة ونقمة.
من ناحية ، لديك الكثير من الموارد تحت تصرفك - مساعدة فنية ، وفرق إبداعية ، وموجهون ، وغرفة إمداد جيدة التجهيز ، وأي شيء تحتاجه للتو على أمر شراء بعيدًا.
لكن من ناحية أخرى ، يمكن لبيروقراطية الشركات أن تضع بسهولة عقبات في الأفكار الجديدة وتبطئ العمل الذي تحتاج إلى إنجازه. بين السياسات التي لا داعي لها ، والأعمال الورقية التي لا نهاية لها ، والافتقار إلى سلطة اتخاذ القرار ، يمكنك أن تبدأ في التساؤل عما إذا كان صانعو قواعد الشركات يحاولون بجعل عملك أكثر صعوبة.
الحقيقة هي أنك ربما لن تكون قادرًا على تخليص شركتك بمفردها من هذا النوع من السخافة - أي البيروقراطية - في أي وقت قريب. ولكن من خلال مواجهتها وجها لوجه والتعامل معها بالطريقة الصحيحة ، يمكنك جعلها أقل إحباطًا على نفسك وفريقك.
بعد قضاء بضع سنوات في عالم الشركات ، إليك الأشياء التي وجدتها محبطة للغاية - وكيف تعلمت التعامل معها بشكل استباقي.
القضية: انعدام الشفافية
ما لم تكن في C-suite ، فالاحتمالات أنك لن تحصل على الكثير من المعلومات حول القرارات التجارية لشركتك. حتى لو كنت تلعب دورًا إشرافيًا ، فمن المحتمل أن تصاب بالإعلانات غير المتوقعة والمبادرات الجديدة وتغييرات السياسة.
شغل مكتبي الخاص: منذ حوالي شهر ، تم استدعاء أربعة من موظفي إدارتي في اجتماع تم تسريحهم فيه - كل ذلك دون معرفتي المسبقة. وبصفتي المشرف ، هرعت إلى مديري لتسأل عما تعرفه عن الموقف. تبين ، لم تكن لديها أي فكرة عن حدوث تسريح العمال ، وما هي المعلومات التي كانوا يعتمدون عليها ، وإذا كان هناك المزيد منها.
حدث نفس الشيء عندما تم شراء شركتنا ودمجها مع شركة أخرى. تم نقل التغييرات في الهيكل والإدارة إلى أقسام معينة فقط ، مما ترك باقي الموظفين يعتمدون على الشائعات حتى يتم تصفية المعلومات بشكل استراتيجي.
كيف اتعامل
لا توجد حقًا طريقة مضمونة لاكتساب نظرة ثاقبة على الأعمال الداخلية لشركتك - إذا كان المدير التنفيذي لا يريد منك أن تعرف ، فمن المحتمل أنك لن تكون قادرًا على ذلك. ومع ذلك ، لا يضر التواصل بانتظام مع مشرفك ويسأل عما يعرفه عن بعض المواقف. لقد وجدت أنه حتى إذا كان المدير الخاص بي لا يستطيع أن يقدم لي العديد من التفاصيل ، فيمكنني الحصول على شذرات من حين لآخر من المعلومات (والتي تعطيني على الأقل جزءًا من الصورة الكبيرة ، حتى لو لم أتمكن من رؤية الشيء بالكامل).
الجانب الآخر من التعامل مع نقص المعرفة (والإحباط الذي يصاحبها) هو التركيز على أن تكون رشيقًا داخل دورك. قد يكون الأمر صعباً ، إذا كنت تستطيع أن تتعلم قبول التغيير بطريقة رشيقة وهادئة (بدلاً من الشكوى أو التساؤل المستمر عن سبب عدم قدرة الأشياء على العودة إلى ما كانت عليه من قبل) ، سيكون لديك وقت أسهل بكثير في ضبط الوقت واتخاذ التغييرات في خطوة.
المشكلة: سياسات غير مجدية على ما يبدو
تحقق من كتيب أي شركة ، وستجد سياسة بعد السياسة فيما يتعلق بكل شيء من السلوك المتوقع إلى قانون اللباس إلى أيام العطلة. وبالنسبة للجزء الأكبر ، ربما لا تسأل عن سبب أهمية هذه السياسات.
هذا هو ، إلى أن تصادف قاعدة تحدد شيئًا سخيفًا: على سبيل المثال ، لا يمكن طلب PTO إلا بزيادات لنصف يوم أو يوم كامل ، بدلاً من الساعة (ونصف الساعة؟ انسوا!) - إذن لديك لاستخدام أربع ساعات من وقت العطلة الثمين لتعيين طبيب ، بدلاً من ساعة واحدة فقط. أو ، القاعدة التي تنص على أنه لا يمكن للموظفين بالساعة استخدام هواتفهم المحمولة لإرسال نصوص أو تصفح الإنترنت حتى عندما يكونون خارج ساعات العمل أثناء الغداء والاستراحات.
للحصول على مكتب مليء بالبالغين الذين يعرفون كيفية إنجاز المهمة؟ هذه السياسات تبدو غير ضرورية وغير عادلة.
كيف اتعامل
محبطة كما قد تكون القواعد ، وربما هناك أسباب وجيهة لهم. لقد وجدت أنه يساعدني على قبولهم (وإنفاذه) إذا تمكنت من الحصول على مزيد من المعلومات حول هذه الأسباب. على سبيل المثال ، إذا اكتشفت أن نظام PTO الخاص بنا لا يمكنه ببساطة معالجة أي شيء آخر غير طلبات لمدة أربع أو ثماني ساعات ، فأنا أشعر بالرضا أكثر من افتراض أن قسم الموارد البشرية لدينا يريد ببساطة إجبارنا على استخدام ساعاتنا بأسرع وقت ممكن ممكن. (أعرف أيضًا ، نظرًا لأن هذا هو السبب الوحيد للقاعدة ، أنه قد يكون من الممكن تجنبه - مثل السماح للموظف بتخطي ساعة الغداء لتعويض موعد تعيين ذلك الطبيب الذي تأخرها.)
القضية: نقص القدرة على صنع القرار
حتى تكون في منصب مدير ، فلن يكون لديك حقًا متسع لاتخاذ قرارات نيابة عن فريقك أو عملائك أو حتى نفسك.
على سبيل المثال ، تتمثل المهمة الأساسية لفريقي في إعداد برنامج العملاء لإرسال مطالبات التأمين إلكترونيًا ، لكننا كلفنا أيضًا في الآونة الأخيرة بمسؤولية الاستجابة لنزاعات الفاتورة. لذلك ، يمكن للعملاء الاتصال ، غضبًا من أنهم قد فرضوا عليهم ضعف المبلغ الذي كان ينبغي أن يكونوا عليه. سنكون قادرين على البحث في المشكلة إلى حد ما ، حيث يمكننا تسجيل الدخول عن بعد إلى نظامهم.
ولكن كان المصيد ، حتى لو وجدنا أن الفاتورة غير صحيحة ، فلم نتمكن من الوصول إلى عقد العميل ، الذي أوضح ما كانوا عليه ولم نتحمل المسؤولية عن الدفع. حتى إذا كان من الواضح أن العميل يستحق ائتمانًا بسبب الدفع الزائد ، فلم نأذن بمنحه له. كان علينا نقل العميل إلى قسم آخر ، ثم اضطررنا إلى الصعود من خلال الرتب للحصول على الموافقة. كان مرهقا وغاضبا لجميع المعنيين.
مهما كان الموقف الذي تعمل فيه ، فمن المحتمل أن تواجه هذا أيضًا. قد لا يُسمح لك باتخاذ القرارات أو تغيير العمليات أو الخروج من أحد الأطراف لأحد العملاء دون الحصول على موافقة مناسبة - مما قد يؤدي إلى بعض المواقف غير المريحة.
كيف اتعامل
إذا علمت في وقت مبكر أنني لست الشخص المناسب لإجراء التغيير أو الموافقة على شيء ما ، فأنا أود الإفصاح الكامل عن ذلك من البداية. لذلك ، عندما أتحدث مع أحد العملاء عن فاتورة ، سأقدم المحادثة عن طريق التوضيح ، "سأقوم بالمساعدة في البحث في هذه المشكلة ، ولكن لتصحيح فاتورتك فعليًا ، سيتعين علي نقلك إلى خدمة العملاء لدينا قسم ، حسنا؟ "
من خلال تحديد التوقعات الصحيحة مع أي شخص معني ، ستقضي على الإحباط الذي كان سيحدث إذا انتظرت حتى نهاية المحادثة لتوضيح افتقارك إلى السلطة.
المشكلة: الأوراق التي لا نهاية لها والشريط الأحمر
على الرغم من أنه قد يكون لديك قائمة مهام لا نهاية لها ومجموعة كاملة من المشاريع ، إلا أن إحراز تقدم في هذه العناصر غالبًا ما يكون أسهل من القيام به. بدلاً من الغوص مباشرة ، عليك أولاً إنشاء خطة مشروع ، مع تحديد الجهة التي ستحتاج إلى إشراكها ، والنفقات التي ستتحملها ، والجدول الزمني المتوقع.
للحصول على تعقيبات عليه ، سوف ترسله بالبريد الإلكتروني إلى رئيسك في العمل - وعندما لا تسمع الرد بعد أسبوع ، سترسل بعض رسائل المتابعة. سوف تنتظر منه للحصول على موافقة من أعلى الخط ، وبعد ذلك فقط ، بعد أسابيع من "بدء" المشروع ، هل ستكون قادرًا بالفعل على البدء.
تبدو مألوفة؟ في بيئات مثل هذه ، من الصعب - ومن المحبط للغاية - إنجاز أي شيء فعليًا.
كيف اتعامل
لسوء الحظ ، فإن مقاومة عملية الموافقة الحالية ، طويلة ومملة كما قد تكون ، ستستغرق وقتًا أطول. غالبًا ما يأتي إليّ الموظفون التابعون لي للشكوى من طريقة معينة لفعل الأشياء ، وفي كل مرة ، سأطلب "هل يمكنك توثيق بعض الأمثلة؟" بعد كل شيء ، هذه هي الطريقة الوحيدة التي يمكنني بها تحديد ما إذا كان يمكن إجراء التغيير - وتقديمه إلى الشركات العليا إذا كان الأمر كذلك. إذا لم يكن موظفو فريق العمل لدينا مستعدين بتلك الأمثلة ، فهذا يضيف يومًا أو يومين على الأقل إلى العملية - لكن إذا كانوا جاهزين ، فيمكننا البدء فورًا.
وينطبق الشيء نفسه على صياغة خطط المشروع ، وملء الأوراق ، وصياغة خطط المشروع. نعم ، إنها ألم ، لكن إذا استطعت توقع الحاجة إليها والبدء في وقت مبكر ، فستكون بداية (وستتجنب الإحباط من سماع رئيسك يكرر ، "هل وثقت هذا؟ "). نصيحة للمحترفين: حاول إنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام يمكنك استخدامها عند طلب الموافقة أو اقتراح تغيير أو تقديم فكرة.
في نهاية اليوم ، توجد القواعد والسياسات لأنها تجعل من الممكن للشركات أن تعمل بسلاسة. قد تكون محبطة ، لكنها لن تذهب إلى أي مكان. ولكن عن طريق ضبط الطريقة التي تتعامل بها مع البيروقراطية ، ستتمكن من التنقل بسهولة أكبر في المياه - وستحدث فرقًا كبيرًا في حياتك العملية اليومية.
