"تخلص من كل الأوراق".
كنت مدير مشروع يعمل في مكتب عمدة مدينة نيويورك ، وكانت هذه هي المهمة التي أناطت بها لإنجازها. في بيروقراطية تضم مئات الآلاف من الموظفين وآلاف العمليات الورقية وميزانية محدودة للتكنولوجيا الجديدة ، طُلب مني وضع خطة لرقمنة حول كل شيء تقريبًا.
كان هذا مشروعًا شاقًا إذا رأيته أحدًا. كان ، في الواقع ، بجانب المستحيل بالنظر إلى القيود التي كنت أعمل فيها. لكنني لم أستطع رمي يدي وأقول لا. كان عليّ القيام بعمل وكان عليّ أن أبدأ في مكان ما.
لم يكن مشروع التخلص من الورق نجاحًا غير مشروط. في الواقع ، كان أقرب إلى الفشل غير المشروط. إذا دخلت إلى أي مكتب لمدينة نيويورك اليوم ، فستجد بالتأكيد ورقة مكدسة على المكاتب ، في صناديق البريد الوارد والصناديق وصناديق إعادة التدوير.
ومع ذلك ، فإن المشروع علمني المزيد حول كيفية بدء مهمة ساحقة أكثر من أي نجاح حققته في حياتي. إليكم الطريقة التي تعلّمت خلالها أخذ شيء يبدو أنه لا يمكن التغلب عليه ومعالجته بأجزاء صغيرة الحجم.
1. جرد الصورة الكبيرة
تضم مدينة نيويورك عشرات الإدارات ، ولكل منها عشرات الأقسام ، ولكل منها عمليات داخلية خاصة بها. هناك ورقة موجودة بالفعل في خزانات الملفات وصناديقها ، ولا يزال يتعين إنشاء الورق عندما يملأ العملاء والموظفون النماذج والتطبيقات. كان من المستحيل بالنسبة لي أن أعرف من أين أبدأ قبل أن أقوم بتقييم جميع عمليات إنشاء الورق هناك. أي منها ولدت معظم ورقة؟ أي منها أقرض نفسه الرقمنة ، وأي منها كان لديه عوامل معقدة ، مثل الحاجة إلى قبول المال؟ التي من شأنها أن تنتج أكبر ضجة لأدنى باك؟
لقد أمضيت بضعة أسابيع قوية في البحث عن كل قسم للتعرف على نطاق المسعى. يمكن أن يساعدك هذا التقييم المبدئي في تحديد نطاقك ، وكذلك ما ينتمي إليه داخل وخارجها. يمكن أن يساعدك على التواصل مع مناصبهم العليا نطاق المهمة والحصول على ملاحظاتهم حول ما يهمهم أكثر. ويساعدك على التنقل في طريقك إلى نقطة انطلاق منطقية.
2. العثور على مثال للنجاح على نطاق أصغر
في حالة التخلص من ورقة المشروع ، قامت وزارة الصحة مؤخرًا بتنفيذ مشروع لتخفيض الورق نتج عن تحرك مكتبي. لم يرغبوا في أخذ جميع سجلاتهم الورقية معهم إذا لم يكن عليهم ذلك ، لكنهم لم يعرفوا أي السجلات التي يجب أن يأخذوها وأيهم يتركون وراءهم. لذلك قاموا بتنفيذ مشروع متعدد المراحل: تحديد ما يلزم قانونًا للاحتفاظ به ، وتدمير ما لم يتم ، ومسح أي شيء لم يكن مطلوبًا نسخة مطبوعة منه. لقد طبقوا التكنولوجيا والموظفين لتحقيق ذلك ، وكان لديهم النتائج لإظهارها.
حجم واحد لا يناسب الجميع دائمًا ، وتثور اعتبارات جديدة عند زيادة حجم مشروع معين. لكن مثال النجاح لا يوفر فقط أساليب مثبتة لتحقيق نفس الهدف الذي تحققه ، بل يمكن أن يتيح لك أيضًا التعلم من إخفاقات الآخرين. يوفر نموذجًا يمكنك استخدامه كنقطة انطلاق. قد تحتاج إلى تعديله أو توسيعه أو تكييفه ليناسب أهدافك الخاصة ، ولكن من الأسهل التعامل مع شيء ما بدلاً من البدء من قماش فارغ تمامًا.
3. حدد الثمار المنخفضة المعلقة
نعم ، "الفاكهة المعلقة" هي بالتأكيد على قائمة المصطلحات المكتبية المفرطة الاستخدام في مكان ما ، لذلك دعونا نسميها ما هي: الأشياء السهلة. الأشياء التي تكلف أقل وتستغرق أقل قدر من الوقت للقيام به. في حالة Project Paper Elimination ، كان هذا يعني أشياء مثل التخلص من الأعمال الورقية المتقادمة ، وإنشاء نماذج بسيطة عبر الإنترنت ، والتخلص من السجلات بعد تاريخ انتهاء صلاحيتها.
هناك عدة أسباب للبدء بالأشياء السهلة. أولاً ، يمنحك بعض الشقوق على حزامك. هذا الشعور بالحركة إلى الأمام ، على أقل تقدير ممكن ، هو فوز نفسي مهم. يمنحك الزخم ، والوقود للعمل أكثر تحديا المقبلة. وثانياً ، يتيح لك إظهار التقدم المحرز لأصحاب المصلحة في المشروع ، مما يولد ثقتك في قدرتك على إنجاز مراحل العمل المستقبلية.
4. وضع أكبر عقباتك
حتى عندما تتوقف عن النجاحات الصغيرة ، من المهم أن تأخذ هذا الشعور بالتحدي الذي يلوح في الأفق بشكل غير معقول وتقسيمه إلى عقبات ملموسة. بدون تسمية هذه الأسماء ، سيكون من الصعب جدًا وضع استراتيجيات للتغلب عليها. في عالم التخلص من الورق ، كانت إحدى العقبات هي تعقيد التقاط البيانات التي تم إدخالها في نموذج عبر الإنترنت ، والآخر هو استيعاب المتطلبات القانونية للتوقيعات الإلكترونية.
قد يؤدي وضع هذه العقبات إلى اكتشاف أن العقبة الملموسة ليست تحديًا كبيرًا كما كنت تفترض في البداية. بدلاً من ذلك ، قد يؤدي هذا إلى تسليط الضوء على حاجز طريق رئيسي كنت تعتقد في السابق أنه ثانوي. إن معرفة ماهية العقبات المبكرة سيحول دون تعرضك للاصابة بالعمى عندما تكون متعمقًا بالفعل. يمكن أن يساعدك أيضًا في تحديد الموارد التي ستحتاج إلى معالجتها ، سواء كان ذلك الدعم السياسي أو التمويل أو إرشادات الخبراء.
5. التخلص التدريجي من العمل
قال الفيلسوف الصيني لاو تزو الشهيرة ، "رحلة الألف ميل تبدأ بخطوة واحدة". صحيح أيضًا أن رحلة الألف ميل تتكون من أربع رحلات أصغر من 250 ميلًا أو 10 رحلات من 100 ميل. إن تقسيم مشروعك الشاق إلى مراحل يمكن التحكم فيها يجعله أقل صعوبة. ويتيح لك معالم تاريخية واقعية تهدف إلى القيام بها بين الخطوة الأولى والخطوة المنجزة.
في محاولة لرقمنة العمليات الورقية في حكومة مدينة نيويورك ، كان هناك عدة خيارات لإنهاء العمل. كان أحد الأساليب هو معالجة عدد معين من الإدارات في وقت واحد. وكان آخرها البدء بتحديد الورقة التي يمكن إزالتها ، والاستمرار في تنفيذ التكنولوجيا لرقمنة ، والاختتام من خلال تدريب الموظفين والإعلان عن التكنولوجيا الجديدة للعملاء. تختلف الطريقة الأكثر منطقية للتخلص التدريجي من كمية هائلة من العمل اعتمادًا على طبيعة العمل نفسه ، لكن الأمر يستحق دائمًا التعامل معه قبل أن تتعمق كثيرًا.
6. تعيين التوقعات
مهما فعلت ، لا تبالغ بما لا تثق به. اسأل عن ما تحتاجه لتحقيق ذلك. وإذا لم تتمكن من الحصول عليها - سواء أكانت أشخاصًا أم أموالًا أو تقنية - فعليك بشرح الطرق التي قد تؤثر على الجدول الزمني الخاص بك. في بعض الأحيان ، سيطلب أحد المديرين التنفيذيين شيئًا ما دون فهم دقيق للعمل المطلوب لإنجازه ، ولكن بمجرد تجميع تقييمك وتحديد العقبات ، تكون في وضع يسمح لك بإيصال هذه الفروق الدقيقة.
إن هز رأسك وتشغيلك في الاتجاه الآخر هو رد فعل شائع ، وله ما يبرره في بعض الأحيان ، على أكثر المشاريع غلبة. لكنها مضمونة لنجلب لك أي مكان. حتى أكثر المهام شاقة يمكن أن تتشاجر مع النظرة الصحيحة ، وفهم قوي للعمل الذي ينتظرنا ، ومجموعة من المعالم الواقعية والقابلة للتحقيق للتحقق من طريقك.
