تخيل صباحًا كعامل بعيد: يمكنك الجلوس على الأريكة مع الكمبيوتر المحمول ، وتبدأ في تشغيل قائمة المهام الخاصة بك ، بينما تطرف Lucky Charms من وعاء وتشاهد إعادة تشغيل Survivor . تنبيه المفسد: هذا ليس ما يعنيه العمل فعليًا - ولا حتى قريب .
ومع ذلك ، قد يفترض أرباب العمل الذين لديهم خبرة محدودة في فرق العمل الافتراضية ( السعال ، أنت) أن الموظفين سوف يقضون أيامهم في العمل عن بُعد. إذا طلب منك الموظفون لديك المرونة في العمل من المنزل ، لكنك تشعر ببعض الحذر ، فأنا هنا لأوضح لك كيف يمكنك تحقيق ذلك.
1. إعطاء الأولوية للشفافية
عند إدارة فريق بعيد ، من المهم أن تتمتع مؤسستك بمستوى عالٍ من الشفافية عبر المشاريع والمهام والأهداف الفردية. لذلك ، يصبح من الأهمية بمكان أن تستخدم (أو تبدأ في استخدام) أنظمة إدارة المشاريع التي يمكن الوصول إليها من أي مكان. يجب أن يسمح النظام الصحيح لأعضاء الفريق برؤية ما ينجزه زملائهم في العمل.
تسمح هذه الأنواع من أنظمة الإدارة للمشرفين بتتبع تقدم فرقهم وتحميل الموظفين الأفراد مسؤولية عملهم. ناهيك عن ذلك: هذه الشفافية تجعل الفرق الافتراضية أكثر إنتاجية من نظرائهم في المكتب - بزيادة قدرها 43٪.
تستخدم مؤسستي برنامج Basecamp لإدارة المشاريع المختلفة لأنها تتيح مستوى عالٍ من الشفافية داخل الفرق المختلفة وفيما بينها. كما يحتفظ بتحميل الملفات في مواقع ملائمة يمكن الوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت.
وبالمثل ، فإن شركتي تشجع الموظفين على استخدام تطبيقات Google لمشاركة خطوط المؤتمرات عبر الهاتف وجداول غرف الاجتماعات الخاصة بنا ، بحيث لا يتم حجز موارد مشتركة.
2. دمج الاتصالات
على عكس الموظفين الذين يعملون جنبًا إلى جنب ، قد يواجه الموظفون الظاهريون صعوبة أكبر في تلقي إجابات في الوقت المناسب على الأسئلة أو الحصول على وضوح بشأن مسألة قد لا يفهمونها تمامًا. لحل هذه المشكلة ، قم بتضمين بعض طرق الاتصال المفضلة مع الإعدادات الافتراضية لموظفيك.
على سبيل المثال ، تتبنى العديد من الشركات شبكات داخلية مثل MangoApps أو تطبيقات المراسلة مثل HipChat لإبقاء الموظفين في المكتب والموظفين الظاهري على اتصال مع بعضهم البعض طوال يوم العمل. إذا كان لدى أي شخص - عبر أي فريق - سؤال ، فيمكنه / يمكنها الدردشة بسرعة مع عضو آخر في الفريق والحصول على إجابة.
قد يشعر البعض بالقلق من أن هذه الأدوات ستعرقل إنتاجية الشركة عندما يتم إساءة استخدامها. ومع ذلك ، إذا كنت قد اتخذت بالفعل الخطوات اللازمة لخلق الشفافية ، فقد قللت إلى أدنى حد من احتمال قيام أشخاص يدردشون بعيدًا دون أي سبب - يدرك الموظفون أنه سيتم ملاحظة كفاءتهم (أو عدم وجودها).
بالإضافة إلى ذلك ، أظهرت الدراسات أن العديد من الموظفين الظاهري يشعرون بالوحدة والتجاهل كجزء من الشركة الأكبر. يمكن أن تساعد تطبيقات المراسلة والاتصال المتكامل فريقك على الشعور بالاتصال بالمكتب الفعلي.
3. فكر في المستقبل
بالتأكيد ، العمل تقريبًا لا يخلو من التحديات. ولكن لحسن الحظ ، هناك بالفعل استراتيجيات مجربة وحقيقية للتعامل مع المشاكل الأكثر شيوعًا.
سؤال واضح هو: ماذا عن اتصالات الإنترنت السيئة؟ حسنًا ، يحتوي هذا السؤال أيضًا على إجابة واضحة: يجب السماح فقط للموظفين الذين لديهم اتصالات إنترنت مستقرة بالعمل تقريبًا. وفي حالة وجود مشكلة في شبكة الإنترنت المنزلية الخاصة بهم ، يجب أن يعلموا أن التوقع هو أنهم سوف يذهبون إلى نقطة اتصال Wi-Fi محلية أو العودة إلى المكتب (على افتراض أنها قريبة) ، بدلاً من إلقاء اللوم على الصعوبات التقنية و أخذ يوم عطلة.
مصدر قلق آخر هو سوء الفهم. لكن هذه المشكلة من السهل حلها أيضًا. إذا تم تشويه شيء ما عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة ، فقم بإعداد مكالمة Skype أو Google Hangout لشرحها بتنسيق "وجهاً لوجه". حتى مكالمة هاتفية بسيطة يمكن أن تحدث فرقا. وإذا لم يتمكن الشخص الآخر من تصور ما تقوله ، فحاول تطبيق Lightshot. يتطلب الأمر مشاركة لقطات الشاشة ، والتي يمكن أن تكون مساعدة كبيرة عندما يحاول الموظف توضيح وجهة نظر الجميع على كمبيوتر آخر.
نحن نعيش في وقت غير عادي مع العديد من الوظائف الافتراضية ذات الأجر المرتفع عند الطلب. ومع نمو مقدّر بنسبة 22٪ للوظائف ذات الصلة في قطاع تكنولوجيا المعلومات بحلول عام 2020 ، لا يبدو أن هذا الاتجاه سوف يحدث قريبًا.
لذا ، إذا كان فريقك يحثك على التفكير في السماح لهم بالعمل من المنزل ، فحاول مواكبة العصر. قد يساعدك ذلك في الحفاظ على رضا فريقك - وعلى متن الطائرة.
