نريد جميعًا أن نكون أفضل أنفسنا في العمل ، لكن بالنسبة للكثيرين منا ، هناك شيء واحد لا يمكننا التخلص منه: التأخر.
تمت مشاركة ومشاركة نشرات Greg Savage الخاصة بآداب "لا أنت غير متأخر" ، "أنت وقح وأناني" وأعيد نشرها آلاف المرات منذ نشرها في عام 2010. ناهيك عن ذلك ، أنت تعرف أنها ليست نظرة جيدة عند ظهورك إلى اجتماع للموظفين بعد أن يجلس الجميع بالفعل. لكن بصرف النظر عن الشعور بالخجل من أن يتم استدعاؤك ، فما الذي يمكنك فعله حيال ذلك في حياتك؟
معالجتها على المستوى الجزئي.
إذا كنت تعمل في بيئة مكتبية تستخدم Microsoft Outlook أو تقويم Google ، فهناك تكتيك من خطوتين لكونك في الوقت المحدد ومستعدًا تمامًا لكل اجتماع لديك في تقويمك. نظرًا لأن كل من Outlook و Google Calendar لهما إنذارات افتراضية مضبوطة على الرنين قبل 10 دقائق من أي موعد مجدول ، استخدم ذلك كنافذة للتأكد من أنك مستعد حقًا لما هو تالي. ثم ، بمجرد أن تنفجر:
قبل 10 دقائق
سواء كان هذا اجتماعًا تقوده أو تحضره للتو ، استخدم هذا الوقت للتأكد من حصولك على ما تحتاجه. عندما يصدر صوت المنبه ، توقف عن كل ما تفعله سابقًا وأجب عن الأسئلة التالية:
- هل لدي كل المواد الصحيحة؟
- هل أعضاء فريقي جاهزون؟
- هل أنا مستعد لأية تحديثات أو إعلانات أحتاج إليها؟
- هل مساحة ومعدات غرفة الاجتماعات جاهزة؟
- هل أحتاج إلى إعطاء رؤساء لأشخاص يستخدمون المساحة التي حجزتها حاليًا؟
بالطبع ، لست مضطرًا إلى الانتظار حتى قبل الاجتماع بقليل لمعالجة هذه الأسئلة (في الواقع ، من المفيد أن تجعلها جزءًا من روتينك الصباحي). ولكن من خلال مواجهتهم الآن ، فأنت تقوم بواجبك للتأكد من أن اجتماعك في الساعة الواحدة ظهراً لا يبدأ بك وأنت تنتظر آلة النسخ.
قبل 5 دقائق
إذا سارت الأمور على ما يرام خلال الدقائق الخمس الأولى ، فاحرص على العودة وتوجه مباشرةً إلى طاولة الاجتماع. حتى لو كنت تشعر بالضيق أثناء انتظارك ، تجنب إغراء العودة إلى مكتبك أو بدء مهمة رئيسية جديدة. قد تستغرق رحلة الحمام وبدء بريد إلكتروني جديد وقتًا أطول مما تتوقع ، وتجعلك متأخراً إلى الاجتماع بعد كل شيء.
بدلاً من ذلك ، أقر بذلك الرغبة في التحقق من شيء آخر خارج قائمة مهامك واستخدام ما يسميه خبير إدارة الوقت إيفا ويسنيك "موقف السيارات". طوال يومك ، احتفظ بملاحظة Post-it واحدة على مكتبك لتدوين تلك الأشياء المهام الحرجة التي تقفز إلى رأسك مثل الإعلانات المنبثقة (فكر في تتبع ذلك UPS بطلب ، أو تفحص الصفحات الرئيسية للأخبار ، أو تفحص خلاصات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك). من المدهش ، لقد وجدت أن إضافة عناصر إلى موقف السيارات الخاص بي يعطي شعوراً بالقرار ، على الرغم من أنني لا أكملها في ذلك الوقت.
بعد ذلك ، في الدقائق الخمس الأخيرة قبل بدء الاجتماع ، في حين أن الجميع يدخلون (كما نأمل) في الغرفة ، تعرف على ما إذا كان يمكنك إزالة إحدى هذه المهام من مجموعتك.
بناءً على حجم مساحة مكتبك ، قد تحتاج إلى ضبط "10 دقائق" لحساب وقت السفر بين الطوابق ، لكن المبدأ ما زال قائماً: توقف ، استعد ، واذهب. من خلال القيام بذلك ، كنت تخطط ليس فقط في الوقت المحدد ، ولكن أن تكون في وقت مبكر. أفضل من ذلك كله ، سوف تشعر بالإنتاجية وتبدو جيدًا لفريقك. أوه ، ولن يضطر أحد إلى معرفة أنك كنت تتحقق من "إعجابك" قبل الاجتماع - وهذا سيكون سرنا الصغير!
