إيماءة عندما يتحدث الجميع من حولك عن كيفية تحقيقهم للبريد الوارد صفرًا. لكن بصراحة ، لن تشعر أبدًا أنك تصل إلى هناك.
وفي دفاعك ، ذلك لأنك تتلقى رسائل تتطلب ردودًا طويلة أو مدروسة. طلب شخص ما رأيك ، وتريد أن تأخذ الوقت الكافي لصياغته. أو هناك مرفق مكون من خمس صفحات للمراجعة - ولذا ستحتاج إلى مراجعته. أو تريد التعبير عن إجابتك بطريقة معينة وتود الانتظار حتى تصبح جديدًا.
الحلول القياسية لهذا الوضع كل نوع من تمتص. يمكنك "تأكيد الاستلام" ، لكن هذا يبدو رسميًا للغاية ، ولا يوجد أي تحديد متى سيشجعك الشخص الآخر بمذكرة تترجم تقريبًا إلى "و …؟" يمكنك ترك الرد التلقائي من 24 إلى 7 ، ولكن قد لا يكون هذا هو أسلوبك - وما زلت لا تقدم إجابة محددة. أو يمكنك فقط قضاء وقتك ، لكنك ستترك الشخص الآخر يتساءل وينتظر.
هناك خدعة وقعت عليها مؤخراً وقد حلت هذه المشكلة بالنسبة لي. أهدف إلى الرد في غضون 24 ساعة (إن لم يكن عاجلاً) ، بخط يشتريني بعض الوقت. إنه يرضي الشخص الآخر الذي أمتلكه ، ويمنحني الوقت للمتابعة عندما يعمل وفقًا لجدولي الزمني ، ويجعلني أقرب إلى صندوق الوارد الوارد. هنا ثلاثة من المفضلة.
1. "سأكون على اتصال تقريبًا"
كان لدي مدرب سابق أكد دائمًا على أهمية إدارة التوقعات. تتيح لك معرفة الأشخاص على الواجهة الأمامية تجاوز الارتباك والإحباط. وأفضل طريقة للقيام بذلك هي - على حد تعبير القول المأثور الشعبي - عدم الوفاء بالوعد الزائد.
إذا انتظرت ببساطة أسبوعًا للعودة إلى شخص ما ، فسوف يفترض أنك تعتبره أولوية منخفضة - وهذا لا يجعل أي شخص يشعر بالرضا. ومع ذلك ، إذا قمت بإعادة كتابته فورًا موضحةً متى ستكون على اتصال ، يبدو أنه كان من المهم حقًا لك تقديم جدول زمني في أقرب وقت ممكن من الناحية الإنسانية.
من خلال تحديد توقع عندما يمكن أن يتوقع استجابة شاملة ، فأنت مدروس. وإذا تغلبت على هذا التاريخ ، فأنت لم تعد الشخص الذي استغرق خمسة أيام للرد: أنت الشخص الذي قال إنها ستحتاج إلى أسبوع ولكن الرد قبل يومين.
2. "أنا أرفع من الموعد النهائي"
عندما تؤجل طلبًا ، غالبًا ما يحب الناس معرفة السبب. فكر في الأمر: إذا توقف شخص ما عن طريق مكتبك إلى العصف الذهني ، فمن المحتمل أن يتم التخلص منها إذا قلت "لا" ثم تعود إلى لوحة المفاتيح. لكن من غير المحتمل أن تتعرض للإهانة إذا أخبرتها أنه لا يمكنك ذلك لأنك مشغول بالتحضير لاجتماع (أو عذرًا آخر صالحًا تمامًا ، مثل إنهاء المشاريع قبل عطلتك).
هذا الرد يتبع منطق مماثل. من خلال مشاركة ما هو موجود على اللوحة الخاصة بك ، يمكنك تمكين اتصالك من التعاطف مع عبء العمل. سوف تعرف أنك لا تتجاهلها ؛ بدلاً من ذلك ، أنت مشغولة وتحتاج إلى بضعة أيام قبل أن تتمكن من إعطاء اهتمامك الكامل بالبريد الإلكتروني.
جربت هذا النهج ووجدت أن الناس يقدرون أنني كنت حتى أستغرق الوقت في الوصول إلى مثل هذه الحالة المكسورة بالوقت. بدلاً من الإحباط أو إرسال بريد إلكتروني لي مرة أخرى بعد يوم أو يومين للبحث عن رد ، تمنوا لي حظًا سعيدًا وطلبوا مني العودة مرة أخرى عندما كان الأمر مفيدًا لي.
3. "أرغب في تشغيل ذلك من قِبل زميل من خارج المكتب"
هذا هو الخط الآخر الذي تعثرت عليه بمجرد قول الحقيقة. كان معظم فريقي خارج المكتب قبل بضعة أسابيع ، ولذا اضطررت إلى تأجيل أي ردود تتطلب ردود فعل داخلية أو موافقة.
بدلاً من الرد كما لو كنت أعطيهم فرصة للركض ، كان الناس - مرة أخرى - متفهمين للغاية. لقد مررنا جميعًا بأيام العمل هذه عندما يتم تقييد أيدينا ، وحيث أنك تشاركت أنه لا يمكنك الإسراع في ردك ، فلا يوجد سبب يدفع الشخص الآخر للضغط عليك من أجل الكتابة مرة أخرى.
يعد الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الوقت المناسب أمرًا مفيدًا لجميع المشاركين. يساعدك على مسح البريد الوارد الخاص بك ، ويساعد الشخص الآخر في الحصول على أي معلومات يحتاجها. رغم أنه قد لا يكون من الممكن دائمًا تقديم رد كامل ، إلا أنه من الممكن دائمًا قول شيء ما. لذا ، تخطي ردًا مدروسًا أو سريعًا واختر خطًا سوف يشتريه لك بعض الوقت. ستجعل جهة الاتصال الخاصة بك تشعر أنك مهتم حقًا ، وستتيح لك قضاء الوقت الذي تحتاجه للقيام بعمل جيد.
