خمن كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها عامل المكتب العادي كل يوم؟ 121.
ومن المتوقع أن يرتفع هذا العدد إلى 140 بحلول عام 2018.
شعور بالقلق والذعر مجرد التفكير في الأمر؟ انت لست وحدك. هذا الطوف من البريد الإلكتروني يشجع العديد من المهنيين على أن يبحثوا باستمرار - بقلق تقريبًا - عن رسائل البريد الإلكتروني على مدار اليوم ، سواء كانوا في طريقهم إلى العمل ، أو في منتصف الاجتماع ، أو حتى تناول الغداء مع زميل. هذه العادة لفحص وإعادة فحص علبة الوارد الخاصة بك يمكن أن تكون مثل الإدمان.
ما يجعل الأمر أسوأ هو أن الأبحاث الجديدة التي راقبت معدل ضربات القلب لمستخدمي البريد الإلكتروني تثبت أن البريد الإلكتروني مرهق للغاية. يرفع الإجهاد مستويات الكورتيزول ، التي تتداخل مع الجهاز الهضمي والجهاز المناعي ، من بين أشياء أخرى. هذا يعني أنه عند الضغط عليك ، تنخفض طاقتك ، ويصبح تركيزك مبعثرًا ، وتغرق إنتاجيتك.
الحد الأدنى؟ التحقق من هاجس البريد الإلكتروني الخاص بك هو المجهدة. الإجهاد ضار بصحتك وإنتاجيتك. إنها دورة مقلقة. ويجب أن يتوقف.
ولكن كيف؟
ابدأ بالأساسيات
في حين أنه من المغري للغاية إعطاء صندوق الوارد الخاص بك تحديثًا واحدًا آخر (ثم آخر ، وآخر) ، من المهم بالنسبة إلى إنتاجيتك والتركيز إعادة تدريب نفسك على علاقة صحية مع البريد الإلكتروني. (قد يصف بعض علماء النفس هذا "كسر الإدمان". لن أذهب إلى هذا الحد ، في معظم الحالات ، لذلك دعونا نتمسك بـ "تغيير العادة".)
للبدء ، قم بإجراء تعديلات صغيرة في روتينك اليومي مما سيساعدك على إزالة هذا التركيز المستمر عن بريدك الإلكتروني:
- أزل إشعارات الدفع من هاتفك حتى لا يتم إخطارك في كل مرة تتلقى رسالة بريد إلكتروني
- لا تترك بريدك الإلكتروني مفتوحًا عندما تفعل شيئًا آخر على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. من المفيد ، في الواقع ، السعي لإبقاء علامة تبويب واحدة مفتوحة.
- عقد اتفاق مع نفسك للتحقق فقط من صندوق الوارد الخاص بك عدد معين من المرات في الساعة أو في اليوم الواحد. قد يختلف هذا بالنسبة للجميع - بالنسبة إلى البعض ، فقد يعني ذلك فحص البريد الإلكتروني كل 15 دقيقة ؛ بالنسبة للآخرين ، قد يعني ذلك التحقق مرة أو مرتين أو خمس مرات في اليوم. الهدف هو إعداد روتين بريد إلكتروني يومي يعزز إنتاجيتك وشعورك بالإنجاز.
- عندما تحتاج حقًا إلى التركيز ولا تريد أن تتعطل ، حاول منع الرسائل الجديدة مؤقتًا من الظهور في صندوق الوارد الخاص بك (علبة الوارد مؤقتًا تناسبني!).
إن إجراء هذه الأنواع من التعديلات اللوجيستية يمكن أن يساعد حقًا على المدى القصير - إنها خطوات صغيرة يمكنك تنفيذها على الفور. ومع ذلك ، لن تخترق التطبيقات والتطبيقات الإنتاجية تغييرًا دائمًا حتى تعالج أيضًا العوامل العاطفية الأساسية التي تغذي هاجس بريدك الإلكتروني.
الحصول على جذر القضية
إذا كنت ترغب في تغيير عادة سلبية بشكل دائم ، فإن الخطوة الأولى - والأهم من ذلك - تتمثل في التعرف على سبب تشكيل هذه العادة في المقام الأول وكيف.
لمعرفة ذلك ، في المرة القادمة التي تشعر فيها بالرغبة في التحقق من بريدك الإلكتروني ، اسأل نفسك الأسئلة الأربعة التالية:
- ما أشعر به الآن؟
- لماذا أريد التحقق من بريدي الإلكتروني الآن؟
- هل أشعر أنني يجب أن أتحقق من بريدي الإلكتروني الآن؟
- هل أحتاج حقًا إلى التحقق من بريدي الإلكتروني الآن؟
بناءً على إجاباتك ، ما هي دوافعك الحقيقية لرغبتك في التحقق ، والتحقق ، والتحقق مرة أخرى؟
تتضمن الدوافع الشائعة التي يصفها العملاء في كثير من الأحيان:
- الخوف من الضياع: "أحتاج إلى التحقق باستمرار من بريدي الإلكتروني طوال اليوم ، أو قد لا أرد على شيء في الوقت المناسب - مما قد يتسبب في ضياع فرصة".
- قلق بشأن ما سيفكر فيه الآخرون: "إذا لم أجب على الفور ، فقد يعتقد مديري أنني لست ضميريًا ، أو أنني لست على قمة عملي ، أو أنني أخرجها طوال اليوم. "
- الرغبة في صرف الانتباه عن الملل أو الإجهاد: "أشعر بالملل أو الغمر أو التشبع بما أفعله. البريد الإلكتروني يعطيني مهلة مما يفترض أن أفعله. "
- الرغبة في ملء الفراغ العاطفي أو البحث عن علاقة إنسانية: "أشعر بالوحدة قليلاً. من الجيد معرفة أن شخصًا ما أرسل لي رسالة. "
بمجرد اكتشاف الدافع الأساسي الذي يدفعك إلى التحقق من هوس البريد الوارد ، لديك بعض المعلومات القوية التي يمكن أن تساعدك على تغيير عاداتك.
البدء في اتخاذ خيارات جديدة
باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك البدء في اتخاذ خيارات جديدة وتلبية احتياجاتك العاطفية بطرق جديدة - دون الاعتماد على البريد الإلكتروني كعكاز.
على سبيل المثال ، هل تتوق إلى هذا الارتباط الإنساني؟ ما عليك سوى الاستيقاظ أثناء استراحة الغداء ، والتوجه إلى مكتب زميل العمل الودود والقول ، "مرحباً ، كيف يسير يومك؟"
إذا كنت تشعر بالتوتر وتحتاج إلى الهاء ، خذ استراحة لمدة خمس دقائق لقراءة مقالة مثيرة للاهتمام ، ثم العودة إلى العمل.
قلق حول تفويتها؟ ذكّر نفسك: "أنا أركز على عملي. إذا كان هناك شيء مهم حقًا ، فسيظل هناك ، في انتظاري ، بعد ساعة أو ساعتين من الآن. لست بحاجة إلى تعطيل مشروعي الحالي الآن. "
إذا كنت تشعر بالقلق من أن رئيسك سيظن أنك تتخلى عن العمل إذا لم تكن تستجيب لرسائل البريد الإلكتروني على الفور ، فأطمئن نفسك: "مديري يعلم أنني ضميري وجاد. إذا لم ترد على رسالة بريد إلكتروني على الفور ، فسيفترض مديري أنني مشغول بعمل مهم آخر - وهذا شيء جيد ".
البريد الإلكتروني ليس جيدًا أو سيئًا بطبيعته ؛ إنها مجرد أداة. استثمر بعض الوقت في التفكير الذاتي ، وتأكد من أنك تستخدم هذه الأداة بطريقة تدعم صحتك وإنتاجيتك وحياتك المهنية - بدلاً من تخريبها.
سواء أكنت تقوم بمراجعة صندوق الوارد الخاص بك مرة واحدة أو مرتين أو 60 مرة اليوم ، فقم بذلك للأسباب الصحيحة.
