لقد قضينا جميعًا تلك الأيام.
الأيام التي تصل فيها إلى المكتب الساعة 9 صباحًا ، تستعد للإنتاجية. لديك خطة محكمة الإغلاق لاستكمال كل شيء في قائمة مهامك.
الشيء التالي الذي تعرفه ، الساعة 6:30 مساءً ، وقد قمت فقط بطرح شيء واحد من قائمتك المتزايدة باستمرار. في هذه المرحلة ، أنت متعب للغاية من فعل أي شيء آخر ، لذلك تركت تقضي رحلتك إلى المنزل وتتساءل أين ذهبت طوال الوقت.
بعد أن واجهت هذا مرات أكثر مما أرغب في الاعتراف به ، توقفت أخيرًا عن التفكير فيما يجري.
أدركت أن أفضل النوايا تقع على جانب الطريق ، لأنه لا يوجد أي جزيرة: فلدينا جميع الزملاء الذين يتنافسون على اهتمامنا ورسائل البريد الإلكتروني التي لا تتوقف عن المجيء ، والاجتماعات التي تمتص كل وقتنا.
في ثقافة يكون فيها الوقت أعلى من السعر ، فإن الموظفين الأكثر قيمة هم الذين لا يديرون وقتهم فحسب ، بل يديرون أيضًا وقت الآخرين بفعالية - ويسمحون بشكل أساسي لأنفسهم بمزيد من العقارات في اليوم لإنجاز أعمالهم الخاصة.
لذلك ، فإن طريقة تحسين إدارة الوقت هي حل المشكلات للآخرين. الأمر كله يتعلق بمساعدة الناس على مساعدتك .
لتقسيمها بطريقة تشعر بأنها قابلة للتنفيذ ، قمت بإنشاء ثلاثة مجموعات عريضة من الأشخاص الذين تتفاعل معهم بشكل منتظم: توظيفك الجديد وزميلك في الفريق ورئيسك في العمل.
1. توظيفك الجديد: ساعدهم في تحديد الأولويات
إن الانضمام إلى شركة جديدة أمر مبهج ومرهق في وقت واحد. معظم الناس يرغبون في إحداث تأثير كبير في وقت مبكر لإثبات أن الشركة اتخذت الخيار الصحيح في التعاقد معهم.
ولكن ، في تجربتي - كطفل جديد في الكتلة وكعامل مخضرم - من السهل جدًا التورط في المعلومات والأسماء والأنظمة. ما يحتاجه كل موظف جديد ليس مزيدًا من المعلومات ، ولكن طريقة لتحديد أولوياتها. وبهذه الطريقة ، يمكنهم إدخال أهم جوانب الوظيفة والبدء في السمة بفهم أن كل شيء آخر يأتي مع الوقت.
قد يبدو مضيعة للوقت ولكنه أسهل مما تعتقد ويمكن تحقيقه من خلال تمرين مشترك لمدة 30 دقيقة.
جرب هذا: اكتب كل مهمة سيُطلب منهم القيام بها. حدد مستوى أهمية المهام (عالية ، متوسطة ، منخفضة) ، وأفضل شخص لطرح الأسئلة (POC) ، وكم من الوقت الذي ينبغي أن يقضيه في ذلك (على سبيل المثال ، 10 ٪ في المئة من أسبوعك).
من المهم الحذر من أن المستويات والوقت الذي يجب أن تستغرقه الأشياء قد تتغير أو تتطور. الفكرة هي تحديد كل ما يحتاجه الشخص ، مما سيمكنك من عدم ترك كل شيء كل ساعة لشرح الأسئلة والإجابة عليها.
2. زميلك في الفريق: التواصل بوضوح وثبات
سواء كان ذلك لحضور الاجتماعات دون غرض ، أو إعادة العمل بسبب ضعف التواصل ، أو إنهاء المهام دون اتجاه واضح ، فإن الخلاصة هي أن الوقت يضيع. إذا كنت تريد أن تشعر بالإنجاز عندما تتوجه إلى الباب كل يوم ، فأنت بحاجة إلى إيجاد طريقة للحد من هذه المشكلات.
لإدارة زميل بطريقة تعزز إدارة وقتك ، يجب أن تكون جيدًا في التواصل.
فكرة واحدة هي أن ترسل سطح السفينة قبل يقرأ. عندما تشارك عرضًا تقديميًا ، لا تتاح لك غالبًا فرصة لإجراء محادثة مثمرة حول الخطوات التالية أو الوجبات السريعة لأن الأشخاص ما زالوا يعالجون المعلومات. هذا ينتج اجتماعات متعددة أسفل السطر.
يؤدي إرسال العرض التقديمي مبكرًا إلى تخفيف سلسلة الاجتماعات التي لا نهاية لها وسلاسل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي. كما شجع الناس على حضور الاجتماع ، مما أدى إلى مناقشة أفضل وأكثر تركيزًا. في بعض الأحيان ، وجدت أنه يمكنني القضاء على الاجتماع تمامًا إذا كان الجميع متحيزين.
3. مديرك: تملك تيارات عملك
كلما أصبح الشخص أكبر سناً ، زاد شعورهم بالامتداد. في الواقع ، ليس عبء العمل الجديد الذي يثقل كاهل مديرك - إنه عبء الشعور بالمسؤولية عن "كل شيء" في جميع الأوقات. ما يتوق إليه أي شخص في هذا الموقف هو شخص يمكنه مساعدته على تعويض الضغط النفسي.
كتقرير مباشر ، هناك طريقة سهلة يمكنك إدارتها في هذه الحالة: تملك تدفقات عملك.
يجب أن يكون رئيسك قادرًا على تسليم شيء ما إليك ولا داعي للقلق بشأنه إلا في مرحلة الخروج أو مرحلة الموافقة النهائية. إذا كان بإمكانهم إعطائك مهمة واعتبرت أنها أغلقت قائمة مهامهم ، فقد جعلتك لا تقدر بثمن. ليس فقط توفير الوقت ولكنك أيضًا تمنحهم مساحة ذهنية تشتد الحاجة إليها والتركيز على التركيز في مكان آخر.
هذا يتطلب الثقة ، وهو أمر أساسي للحصول على الحرية في تحديد الجدول الزمني والحدود الخاصة بك. إذا كان باستطاعة مديرك الاعتماد عليك لإنجاز المهمة ، فسيكون أقل اهتمامًا بتكتيكات كيفية أداء وظيفتك: عندما تأتي ، وساعات العمل ، وما إلى ذلك.
لست متأكدًا من مدى تكديس مهارات إدارة وقتك؟ شارك في هذا الاختبار لمعرفة المدى الذي ستحتاج إلى تحسينه. ولا تنس الاستفادة من الاستفادة من ساعاتك الذهبية. تشرح هذه المقالة ، حول هذا الموضوع بالذات ، كيف سيجعلك تخطيط بعض عناصر العمل حول تلك الفترة مثمرًا بجنون.
إذا اقتربت من إدارة الوقت من منظور مساعدة زملائك على أن تكون أكثر فاعلية ، فسوف يوفر لك المزيد من الوقت على المدى الطويل. تشعر وكأنها محاولة هذه؟ اسمحوا لي أن أعرف ما هو رأيك على تويتر.
