تصبح الاجتماعات رابًا سيئًا - وللأسف ، لسبب وجيه. كل شهر ، يقضي الموظف العادي 31 ساعة في الجلوس في اجتماعات غير مثمرة (وليس مزحة) ، ودعونا نواجه الأمر - هناك شيء ما حول الجلوس حول طاولة في غرفة مضاءة بجدران بيج ومضاءة بفلوريس لا تلهم الإبداع تمامًا.
الاخبار الجيدة؟ على افتراض أن لديك بعض المرونة على الأقل في كيفية ومكان عملك ، فهناك العديد من الخيارات المختلفة. من المعروف هنا في The Muse ، أننا نعقد اجتماعات في المقاهي أو على مقاعد الحديقة أو في مكاتب أخرى أو في نزهة حول الكتلة. وقد وجدنا أن مجرد تغيير بسيط في المشهد يمكن أن يكون له تأثير كبير على إبداعنا وإنتاجيتنا.
تريد أن تجرب ذلك؟ فيما يلي قائمة مراجعة سريعة للتأكد من أن اجتماعاتك خارج المكتب أكثر فاعلية من الاجتماعات في قاعة المؤتمرات.
النظر في محيطك
بينما ، نعم ، يمكن أن يعمل الاجتماع خارج الحرم الجامعي في أي موقف تقريبًا ، وليس إنشاء جميع الأماكن متساوية. على سبيل المثال ، قد لا يكون المقهى المزدحم هو أفضل مكان لإجراء محادثة جادة مع رئيسك في العمل ، بينما قد تواجه مجموعة كبيرة صعوبة في التواصل أثناء اجتماع المشي.
لذا ، فكر جيدًا في نغمة وحجم ومتطلبات الاجتماع التي تخطط لها. هل ستحتاج المجموعة للجلوس؟ هل وجود شبكة Wi-Fi أو منافذ بيع مهمة ، أو يمكنك استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة؟ هل تحتاج إلى الخصوصية ، أم أنها بخير إذا كان الناس يقومون بالتجول؟ ما مدى احتياج الموقع إلى أن يكون (على سبيل المثال ، هل يجب أن يكون مطعمًا مناسبًا ، أم أنه مقهى غير رسمي مقبول)؟
إذا كنت تفكر في الذهاب إلى مطعم أو مقهى ولم تكن موجودة هناك أبدًا خلال وقت انعقاد الاجتماع المقرر لك ، ففكر في تحديد موقع المشهد قبل أيام قليلة. لا تريد أن تصل يومًا وتجد أنه لا توجد طاولات أو أنه مرتفع جدًا لسماع الآخرين يتحدثون!
الإعدادية التقنية الخاصة بك
قد يبدو هذا غير بديهي ، ولكن عليك أولاً تحديد ما إذا كنت تحتاج حتى إلى أي أجهزة لاجتماعك. اعتمادًا على الإعداد ، قد يكون من المنطقي جعل الجميع يجلبون دفاتر الملاحظات والأقلام مقابل أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم. المطاعم ذات المساحة المحدودة للطاولة مناسبة بشكل أفضل لأدوات الكتابة القديمة الجيدة ، في حين أن الأدوات التي لا تستخدم الأيدي مثل الهواتف المحمولة تعتبر مثالية لعقد اجتماعات المشي في الحديقة.
إذا اخترت إحضار جهاز ، فتأكد من أن لديك طاقة بطارية كافية تدوم طوال الوقت - فلا يوجد شيء أسوأ من نفاد العصير في أكثر الأوقات غير مناسبة. عيّن تذكيرًا على هاتفك لتوصيل أجهزتك قبل ساعة على الأقل من الخروج ، أو ، إذا وجدت نفسك تنسى باستمرار التوصيل ، فاستثمر في شاحن محمول.
أخيرًا ، فكر في وضع Wi-Fi. إذا كنت ستذهب إلى أحد المقاهي ، فتحقق من Yelp من أنه يوفر إنترنت مجاني (وفحص المراجعات لمعرفة ما إذا كان أي شخص لديه شكاوى بشأن عدم عمله). إذا كنت متجهًا إلى مكتب مختلف ، فاتصل بمدير المكتب مسبقًا لمعرفة كلمة مرور Wi-Fi - ستتمكن من تخطي التفاعل المحرج المتمثل في الاضطرار إلى سؤال شخص نسي كلمة المرور منذ وقت طويل عن تشغيل والاستيلاء عليها. إذا كنت في الخارج وتحتاج إلى الاتصال بالإنترنت ، ففكر في توصيل جهاز Mi-Fi محمول أو ربط الكمبيوتر بهاتفك للوصول إليه.
انظر إلى جدول أعمالك
أخيرًا ، قم بالبحث عن أهداف اجتماعك مسبقًا ، وتأكد من أن لديك المستندات أو المعلومات التي تحتاج إليها لجعل الاجتماع ناجحًا. إذا كان لديك جهاز كمبيوتر محمول أو كمبيوتر لوحي ، فاحفظ المستندات المهمة في مجلد يسهل العثور عليه ولا يتطلب الوصول إلى الإنترنت (فقط في حالة!). إذا كنت تجتمع في الخارج في حديقة أو في نزهة ، أرسل ملاحظات بالبريد الإلكتروني إلى نفسك لسهولة الوصول إلى الهاتف (لن تحتاج إلى التمرير خلال مستند كامل على شاشتك الصغيرة أثناء محاولة تشغيل الاجتماع) أو تدوين بعض الملاحظات في وقت مبكر للمساعدة في هز ذاكرتك.
يجب عليك أيضًا التفكير فيما إذا كنت ستحتاج إلى تدوين ملاحظات أثناء الاجتماع وكيف ستفعل ذلك. من الواضح ، إذا كان لديك جهاز كمبيوتر محمول أو كمبيوتر محمول ، فيمكنك تدوين الأمور تمامًا كما لو كنت في المكتب ، ولكن إذا كنت تتجول ، ففكر في تدوين ملاحظات غريبة في دفتر ملاحظات صغير أو استخدام التحدث إلى نص للتعليق. الاجتماع على هاتفك. وإذا كنت لا تحصل على كتابة أي شيء بسبب الموقع؟ اجعل من الأولوية الجلوس لمدة خمس دقائق بمجرد عودتك إلى المكتب لكتابة أي شيء مهم.
الآن بعد أن توصلت إلى خطة ، خذ دقيقة لتصور اجتماعك. تمتع بنفسك وتأكد من عدم إغفال أي شيء تحتاجه لعقد اجتماع ناجح خارج المكتب. ثم؟ اخرج من هنا! ستستمتع بالاجتماعات أكثر قبل أن تعرفها.
