كيف هذا لسيناريو مألوف؟ تستيقظ ، تنطفئ المنبه ، وعيون العينين ، تصب على نفسك فنجانًا من القهوة بيد واحدة بينما تقوم الأخرى بالتمرير عبر صندوق الوارد الخاص بك لترى ما فاتك في الساعات التي كنت تنام فيها.
ربما أجبت واحدة ؛ ربما لا تفعل ذلك. إذا كان الانتقال الخاص بك ينطوي على وسائل النقل العام ، فلا شك أنك ستجد تنبيهًا إليك عبر البريد الإلكتروني الجديد. يمكنك الرد أو تخطط للرد في وقت لاحق اليوم. بمجرد دخولك المكتب ، يمكنك فتح صندوق الوارد الخاص بك مرة أخرى. عند التحقق من قائمة المهام ، سترى أن لديك بعض رسائل المتابعة لكتابتها.
وهكذا يذهب اليوم: لا يوجد أي صندوق الوارد. لقد علقت في شبكة سيئة من الإرسال والاستقبال. هل توقف؟
اكتشفت دراسة كندية صدرت قبل شهرين أنه لا ، ليس حقًا (على الرغم من أنني متأكد أنك تعلم أن هذا كان بلاغًا). في الواقع ، كشفت النتائج التي توصلوا إليها أنك تقضي ثلث وقتك في المكتب على البريد الإلكتروني و 50 ٪ منه عند العمل في المنزل. ليس من المستغرب ولكنه لا يزال ملحوظًا أن "30٪ من ذلك الوقت ، رسائل البريد الإلكتروني ليست عاجلة أو مهمة".
وإليك الرياضيات في تلك الإحصائيات: "11.7 ساعة قضتها في العمل و 5.3 ساعات في المنزل". هذا ليس بضعة أيام. لن يكون ، على سبيل المثال ، يوم عودتك من عطلة صيفية مدتها أسبوعان. إنه كل يوم . وإذا لم تكن تلك الأرقام واقعية ، فلا أعرف ما هو.
وللتفصيل أكثر ، وجد الباحثون أن "العمال يرسلون ويتلقون في المتوسط 86 رسالة بريد إلكتروني متعلقة بالعمل في العمل و 25 من المنزل".
هذا طن من البريد الإلكتروني!
كيف يمكنك القيام بأي شيء إذا كنت مدفونة في الرد ، الرد ، إعادة التوجيه ، الاستجابة مرة أخرى ، تكرار هذا الشخص ، والمتابعة؟ الجواب ، أنا متأكد ، هو أنك لست كذلك.
فما الذي يمكنك فعله لقضاء وقت أقل في صندوق الوارد الخاص بك؟ حدد أكبر نقاط الألم وجعلها هدفًا هذا الأسبوع للعمل على معالجتها.
هل يرسل لك رئيسك رسائل غير عاجلة بعد ساعات وفي عطلات نهاية الأسبوع؟ تشرح هذه النصيحة كيفية التعامل مع هذا الموضوع الصعب والتحدث معه حول هذه الممارسة.
هل أنت على سلسلة بريد إلكتروني جماعي مستمرة مليئة بالردود القصيرة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقم بنقله إلى غرفة الدردشة.
هل أنت في عجلة من أمرك للوصول إلى البريد الوارد صفرًا ، مما يؤدي إلى الاستجابة للأشخاص بمجرد سماع الاختبار؟ الرد فقط على الرسائل العاجلة واترك كل شيء آخر لنهاية اليوم.
هل تشعر أن معظم رسائلك ليست مهمة؟ السيطرة على الموقف عن طريق حذف أي شيء لا يتطلب أي رد وإلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية التي ليس لها أي تأثير على عملك.
هل تقضي وقتًا طويلاً في الرد على الأشخاص الذين لديهم نفس الأسئلة. يؤلف الردود المعلبة لتوفير الوقت وقوة الدماغ. اقتراحات قالب موسى كايلي ماثيوز مثالية لخمسة مواقف مشتركة.
إنه صندوق الوارد الخاص بك ، بعد كل شيء. كيف تختار تشغيلها على نهايتك تلعب في النهاية دورًا كبيرًا في التأثير السلبي الذي قد تحدثه على حياتك. إذا كنت تقدر وقتك وتقدر الرفاهية والشعور بالرضا المستمد من كونك منتجًا ، فالأمر متروك لك لتغيير هذه الأرقام المروعة.
