كيفية استخدام SharePoint

لقد فحصنا ما هو SharePoint ، والآن دعونا نلقي نظرة على اثنين من الاستخدامات الشائعة. SharePoint هو نظام أساسي للتعاون مع أعضاء الفريق الآخرين. هذه غالباً ما تكون فرق عمل ، لكن لا يجب أن تكون كذلك. تتضمن بعض التطبيقات غير المتعلقة بالعمل في SharePoint:

• يمكن للفرق الرياضية استخدام التقويم لنشر جدول ألعاب ، ومكتبة مستندات لعقد مقاطع فيديو للألعاب.
• يمكن لنوادي الكتاب نشر روابط إلى كتاب الأسبوع القادم بينما يمكن أن تستضيف مجموعات الكتابة استمارات التقديم والتعليقات النقدية.
• يمكن لمجموعات المتطوعين الذين يخططون لمشروع ترميم إنشاء خطة بمهام وجدول زمني.
• يمكن لأي حي يعمل على بيع ساحة بيع إعلانات للمشاركين الجدد ، أو قائمة العناصر والأسعار في ملف Excel مشترك في مكتبة مستندات.

بالطبع ، كل ما سبق ممكنا مع تطبيقات وخدمات أخرى ، ولكن شيربوينت يجمعها معًا في مكان واحد ، مع واجهة ويب قابلة للاستخدام عبر Windows و MacOS و Linux. تطبيقات Android و iOS متاحة أيضًا. علاوة على ذلك ، يمكن لتطبيقات Microsoft Office الاستيلاء على الملفات مباشرة من SharePoint ، مما يجعل التنزيل وتحميل أداة إضافية.

في الأقسام التالية ، سننشئ مساحة SharePoint جديدة ، ثم نتعرف على خطوات بعض الوظائف الشائعة: مشاركة الملفات ، وإنشاء صفحات ويب بسيطة ، وإضافة أدوات وظيفية إلى تلك الصفحات.

كيفية إنشاء موقع SharePoint

ستحتاج إلى شيئين قبل أن تتمكن من إنشاء موقعك فعليًا:

• أولاً ، ستحتاج إلى الوصول إلى حساب Office 365 ، وليس فقط أي حساب. سيحتاج إلى أن يكون حسابًا تجاريًا ، حيث لا يتم تضمين SharePoint في حسابات العملاء.
• ستحتاج أيضًا إلى أن تكون مسؤولاً لإنشاء موقع بنفسك. إذا لم تكن كذلك ، فيمكنك دومًا أن تطلب من مشرف الحي الودود إنشاء حساب لك.

يعد إنشاء موقع SharePoint أمرًا بسيطًا كالتالي:

1. قم بتسجيل الدخول إلى Office 365 كمسؤول ، ثم حدد نقطة مشاركة من قائمة التطبيقات في الجزء العلوي الأيمن.

   

2. في قائمة الصفحة ، حدد + انشاء الموقع زر.

3. تحديد فريق الموقع في مربع الحوار التالي. (مواقع التواصل في الغالب لنشر الإعلانات والمحتويات الأخرى فقط.)

4. اختر تصميمًا للبدء لموقعك. سيؤدي ذلك إلى ملء بعض محتويات المبتدئين - لا داعي للقلق ، يمكنك دائمًا تعديلها لاحقًا.

5. تقديم تفاصيل موقعك ، بما في ذلك اسمها ووصفها.

6. تحديد إنهاء لاستكمال الإعداد الخاص بك. ستعمل SharePoint في الخلفية لإنشاء الموقع ، ولكن سترى تقدمه في كل مكان.

   

الآن بعد أن تم إعداد مساحة ، سيكون لديك بعض الوظائف المتاحة مباشرة خارج المربع (كما هو موضح أعلاه) ، بما في ذلك:

• المحادثات: لوحات الرسائل الخاصة لمجموعتك.
• مستندات: يمكنك مشاركة الملفات هنا. ستستفيد هذه الميزات من ميزات تعيين الإصدارات و تسجيل الوصول / المغادرة التي قمنا بوصفها أثناء تقديم SharePoint.
• OneNote دفتر: يمكن لزملائك في الفريق التعاون مع هذا الكمبيوتر الدفتري OneNote عن طريق إنشاء صفحات وإضافتها.
• صفحات الموقع: تسمح لك بإنشاء صفحات ويب مخصصة لفريقك.

لا تزال مشاركة الملفات باستخدام مكتبة المستندات شائعة الاستخدام لمواقع SharePoint. دعونا ننظر في كيفية القيام بذلك.

كيفية استخدام مكتبات مستندات شيربوينت

تحتوي مكتبات المستندات على مجلدات وملفات وتعمل كما تتوقع. لاستخدام مكتبة المستندات:

1. اختر مستندات الرابط في التنقل الأيمن.

2. اختر + جديد زر لإضافة عناصر جديدة ، مثل المجلدات أو ملفات Microsoft Office. بالتناوب ، يمكنك سحب وإسقاط الملفات الأخرى في المجلد الحالي للمكتبة ؛ لا يحتاجون إلى أن يكونوا ملفات Office.

   

3. حدد ملف Office لفتحه في تطبيق الويب المناسب. سيؤدي تحديد ملف بخلاف Office إلى تنفيذ أحد الأمور الثلاثة التالية:

   • فتحه للمعاينة إذا كان تنسيقًا متوافقًا مع الويب مثل صورة أو PDF ؛
   • فتح في تطبيق ذي صلة إذا كنت تستخدم Windows (الذي يعرف كيفية التحدث مع SharePoint) ؛
   • قم بتنزيله على جهازك ، حيث يمكنك فتحه مع البرنامج ذي الصلة.

4. على الرغم من أن تطبيقات الويب الحديثة تسمح لك بتحرير ملف مع زميل في نفس الوقت ، إلا أنه لا يزال لديك القدرة على "سحب" الملف. اختر ملفًا (ملفات) عن طريق التحديد في العمود أقصى علامة اختيار ، ثم حدد قائمة الفائض إلى اليمين. ال الدفع يمنع الخيار أي شخص من حفظ نسخة جديدة من الملف أثناء العمل عليه ؛ لا يزال بإمكان المستخدمين الآخرين تنزيل نسخة والعمل عليها ، ولكن لا يمكنهم إنشاء نسخة جديدة حتى تقوم بحفظها و "التحقق منها" مرة أخرى.

   

كيفية إنشاء صفحات موقع SharePoint

تسمح لك صفحات موقع SharePoint بإنشاء صفحات ويب تحتوي على معلومات نصية ورسومية. والفرق الرئيسي هو أن أعضاء الموقع الخاص بك فقط سيكونون قادرين على رؤيتهم عندما يقومون بتسجيل الدخول ، مما يجعلها شبكة إنترانت خاصة صغيرة. لإنشاء صفحات جديدة في موقع SharePoint الخاص بك:

1. تحديد صفحات من التنقل الأيسر.

2. من شريط القائمة العلوي ، حدد + جديد، ثم اختر من بين أنواع الصفحات:

   • صفحات ويكي هي لا تحتاج إلى شرح.
   • صفحات الموقع هي صفحات فارغة يمكنك الحصول عليها من مجرد عنوان.
   • صفحات أجزاء ويب تقديم بعض التنسيقات المحددة مسبقًا والمصممة لتسمح لك بإسقاط جميع أنواع الأدوات ، على نمط لوحة المعلومات.

   

3. بمجرد إنشائها ، سيتم فتح الصفحة لك لبدء التحرير. يمكنك البدء بإعطائه اسما. يأتي المحتوى الإضافي في شكل أجزاء ويب ، والتي سنصل إليها أدناه.

   

4. تحديد نشر لجعل التغييرات متاحة للزملاء.

5. صفحاتك متاحة من داخل صفحات قائمة في التنقل الأيسر.

6. يمكنك صفحات موجودة عن طريق عرضها ، ثم حدد تصحيح زر في القائمة.

   

كيفية إضافة أجزاء ويب إلى صفحات SharePoint

واحدة من الميزات الرائعة لـ SharePoint هي أجزاء ويب التي يمكنك تضمينها في صفحاتك. حتى عندما تريد إضافة نص ورسومات plain ol ، فإنك تحتاج بالفعل إلى إضافة جزء ويب أولاً للاحتفاظ به ؛ يمكن أن تتضمن هذه الأدوات أشياء مثل قنوات الأخبار ، أو دليل لأعضاء الفريق ، أو قوائم بالنشاط الحديث في الموقع. إذا قمت بإنشاء صفحة في الخطوات أعلاه ، قم بإضافة جزء ويب إليها عن طريق القيام بما يلي:

1. حدد صفحة ، ثم ضعها في تصحيح الوضع كما هو موضح أعلاه.

2. يمكنك إضافة أجزاء ويب إلى صفحة في المواقع حيث زائد (+) تظهر علامة. حدد هذا الزر عندما يظهر ، وستعرض لك قائمة منبثقة قائمة بأجزاء ويب المتاحة. يمكنك تصفح القائمة بأكملها ، أو البحث عن طريق الكلمة.

   

3. بمجرد تحديد جزء ويب ، سيتم إدراجه في الصفحة نيابة عنك.

4. في هذه المرحلة ، ستحتاج إلى تكوين جزء ويب. لشيء مثل معرض الصور في الصورة أدناه ، حدد إضافة الصور زر لاختيار الصور التي تريد إظهارها.

   

5. تحديد نشر لجعل التغييرات متاحة للزملاء.

في حين يتم إنشاء الصفحة الرئيسية تلقائيًا نيابةً عنك ، فإنها لا تزال صفحة تمامًا مثل أي صفحة أخرى ، ويمكنك ملؤها بأجزاء ويب لمحتوى قلبك.

تثبيت واستخدام تطبيقات المهام

تبدأ الأمور في إثارة اهتمامك عندما تضيف التطبيقات الى موقعك. هذه تتجاوز وظائف أجزاء ويب وتشمل أشياء مثل المدونات أو قائمة مخصصة ، والتي تشبه قاعدة بيانات صغيرة. سنلقي نظرة على تطبيق المهام ، والذي يتيح لك إعداد المهام لأعضاء فريقك وتعيينهم وتتبع إكمالهم. لإضافة مهام إلى موقع SharePoint الخاص بك:

1. على الصفحة الرئيسية للموقع ، حدد + جديد زر ، ثم حدد التطبيق.

2. سيعرض هذا صفحة تحتوي على مجموعة من التطبيقات المتاحة. اختر ما تريد.

   

3. سوف تظهر الآن في محتويات الموقع الشاشة ، والتي يمكنك رؤيتها بتحديدها في جزء التنقل الأيمن. قد تحتاج إلى إجراء تهيئة مثل بعض أجزاء ويب ، ولكن مع المهام ، يكون جاهزًا لك لبدء التفويض.

   

يحتوي SharePoint على العديد من الميزات أكثر من تلك المذكورة هنا. ولكن باستخدام هذه فقط يمكنك إنشاء مواقع وظيفية وتعاونية للغاية للأصدقاء والزملاء.