البريد الإلكتروني. إنها راحة كبيرة وهاء لا يتوقف. ولكن بغض النظر عن شعورك حيال ذلك في الوقت الحالي ، هناك شيء واحد مؤكد - إنه ضرورة لا مفر منها. من المحتمل ألا تتمكن من الوصول إلى يوم عمل دون إنشاء بريد إلكتروني واحد (حسنًا ، على الأرجح أكثر من واحد).
وإذا كنت تريد أن تكون محترفًا وتوضح وجهة نظرك بطريقة واضحة ، فهذا فعال ، وهذا لا يجعل زملائك في العمل يرغبون في وضع رؤوسهم على مكاتبهم بدافع الإحباط التام؟ حسنًا ، هناك بعض القواعد المختلفة للآداب التي ستحتاج إلى التأكد من وضعها في الاعتبار.
"نعم نعم نعم. لقد سمعت كل هذه المرات من قبل ، "من المرجح أنك تفكر. ولكن ، على الرغم من عدد المرات التي تم فيها التوصل إلى هذه النقاط في المنزل ، إلا أنني على استعداد للمراهنة على أنك ما زلت تلتزم ببريد إلكتروني مشترك عبر الإنترنت مرة واحدة على الأقل في الأسبوع الماضي - ربما حتى في اليوم.
وغني عن القول ، أعتقد أننا يمكن أن نستخدم كل مرة لتجديد المعلومات بين الحين والآخر. لذلك ، إليك قائمة سهلة الاستخدام تساعدك في التعرف على جميع قواعد قواعد البريد الإلكتروني التي تعرفها ، لكنك فشلت في تنفيذها فعليًا.
أساسيات
عندما تبني منزلًا ، تبدأ بالطابق السفلي. لذلك ، قبل أن نتعمق في أقسام محددة من بريدك الإلكتروني ، دعونا نلقي نظرة على الأساسيات.
حتى لو تجاهلت أو نسيت كل جزء آخر من هذه المقالة ، تأكد على الأقل من تحديد هذه الخانات.
- إذا كنت ترسل من عنوان شخصي - للحصول على وظيفة أو مقابلة إعلامية ، على سبيل المثال - فتأكد من أن عنوانك لا يزال سبرًا احترافيًا. تريد أن تجعل الانطباع الصحيح ، و "[email protected]" لن يقطعها.
-
إذا تلقيت رسالة غاضبة أو كنت تشعر بالغضب لنفسك ، فابتعد عن الكمبيوتر لبضع دقائق. إطلاق شيء ما في حرارة اللحظة لن يؤدي إلا إلى مشاكل.
-
تشمل تحية ودية وإغلاق. إنها تجعل رسالتك بأكملها تشعر بأنها أكثر اكتمالا ، ومصقول ، ومهنية.
-
صحح بروفات الطباعة. قال بما فيه الكفاية.
توقيت
التوقيت الفعال هو أحد تلك الأشياء التي من السهل جدًا نسيانها عندما تبذل قصارى جهدك لتشغيل طريقك عبر البريد الوارد.
ولكن ، إذا تلقيت ردًا فوريًا من كلمة واحدة على رسالة طويلة مدروسة ، أو كنت تنتظر أسابيع للحصول على رد كنت تنتظره بفارغ الصبر ، أعتقد أنك توافق على أن التوقيت يستحق القليل مزيد من النظر.
- كقاعدة عامة ، قم بالرد على رسائل البريد الإلكتروني بمجرد أن تكون قادرًا على الواقع. أنت لا تريد أن تترك الناس معلقين.
-
إذا كانت الرسالة تستحق مزيدًا من الوقت والتفكير ، فلا تطلق استجابة فورية نصف دقيقة فقط لإزالتها. بدلاً من ذلك ، قم بالرد وتأكيد أنك استلمتها - وأبلغ المرسل أنك ستستغرق بعض الوقت للتفكير في الأمور.
-
نصيحة عظيمة لمساعدتك في مراقبة ردودك؟ يوصي أليكس كافولاكوس ، أحد مؤسسي شركة موسى بأنه كلما زادت سرعة الرد ، يجب أن تكون إجابتك أقصر.
المستفيدين
سلاسل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها على ما يبدو. زملاء العمل الذين يتابعونك في الرسائل التي لا علاقة لك بها مطلقًا. هؤلاء الزملاء في الفريق الذين يبدو أنهم ليس لديهم أدنى فكرة عن هذا الحقل المفيد لـ BCC.
إنها جميع الأشياء التي قد تعتريها - على الأقل عندما يرتكبها أشخاص آخرون . ولكن ، دعونا نلقي الضوء علىك لمدة دقيقة. هل انتهكت أيًا من قواعد الآداب فيما يتعلق بقائمة المستلمين الخاصة بك؟
- تابع بحذر عند استخدام "الرد على الكل" واستخدمها فقط عندما يحتاج الجميع في هذا الموضوع إلى تحديث. لقد تم تحذيرك.
-
لا تخف من استخدام BCC ، خاصة في تلك الحالات التي لا تريد فيها أن تكون جميع العناوين أو المستلمين مرئية للجميع.
-
إليك قاعدة سهلة الاستخدام يجب وضعها في الاعتبار: إدراج شخص ما في حقل "إلى" يعني أنك تتوقع رداً. في المقابل ، إذا قمت بضبط هذا الشخص ، فأنت ببساطة تبقيه في حلقة في رسالتك إلى الآخرين.
-
مع كل هذا ، قل عدد الأشخاص الذين يمكنك تضمينهم في رسالة بريد إلكتروني ، كان ذلك أفضل. من المحتمل أن يؤدي الكثير من الطهاة في المطبخ إلى حدوث تشويش وأسلاك متقاطعة.
سطر الموضوع
ما هو الجزء الأول من رسالتك التي سيضعها الناس بعين الاعتبار؟ هذا سهل: موضوعك.
كما تعلمون بالفعل ، يمكن أن يعمل سطر الموضوع الرائع على عجائب بريدك الإلكتروني ككل. موضوع سيء؟ حسنًا ، دعنا نقول فقط إنه يمكن أن يلهم قدرًا كبيرًا من التفاقم بين المستلمين.
- اجعل سطر الموضوع الخاص بك محددًا ، بدلاً من الاعتماد على عبارات غامضة مثل "تسجيل الدخول". وهذا يسمح للمستلمين بالتجميع الفوري لما تدور حوله رسالتك. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يسهل عليك العثور عليه عندما تحتاج إليه لاحقًا.
-
اختصر. على الرغم من أنك تريد أن تكون محددة ، فإن هذا لا يعني أنه يجب أن يكون فقرة قائمة بذاتها. حاول التمسك بأقل من 10 كلمات - أي شيء أطول من ذلك قد يكون على الأرجح الجملة الخاصة به.
-
بغض النظر عن حجم عجلة القيادة التي تسير فيها ، لا تخطي حقل الموضوع بالكامل. لا أحد يحب رؤية ذلك "لا موضوع" المشؤوم في صندوق الوارد الخاص به.
هيئة البريد الإلكتروني
ها هي - اللحوم والبطاطا في رسالتك. تعد الحقول الأخرى مهمة ، ولكن هذا هو المكان الذي ستوضح فيه حقًا سبب اتصالك بالشخص في المقام الأول.
نعم ، أصبحت الاتصالات في مكان العمل غير رسمية بشكل متزايد. ولكن هذا لا يعني أنك تريد أن تتحول رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى فوضى كاملة غير منظمة. تأكد من مواكبة قواعد الآداب هذه ، ومن المؤكد أن رسائلك ستكون مصقولة ومحترفة.
- هذا هو مكان آخر حيث تريد أن تكون واضحًا وموجزًا قدر الإمكان - يمكنك على الأرجح التفكير في القاعدة الذهبية لإرسال البريد الإلكتروني. بعد كل شيء ، إذا كان هناك شيء يحتاج إلى صفحات نصية لشرحها ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك بشكل شخصي أو عبر الهاتف.
-
التزم بكل قواعد الكتابة التقليدية التي تعلمتها في المدرسة. وهذا يعني بنية الجملة الصحيحة ، والحروف الكبيرة ، وعلامات الترقيم ، ومقاومة الإغراء لتناثر رسالتك مع الرموز التعبيرية.
-
تأكد من أن رسالتك تحتوي على عناصر طلب أو إجراء واضحة. سواء كنت تطلب رأي زميل في العمل بشأن شيء ما أو تبحث عن تفاصيل حول جزء المشروع ، فأنت بحاجة إلى سبب وجيه للبريد الإلكتروني - وتحتاج أيضًا إلى توضيح هذا السبب.
-
إذا لم يكن هناك أي إجراء مطلوب من المستلم وكنت تقوم ببساطة بإرسال رسالة بالبريد الإلكتروني لتوفير تحديث ، أوضح ذلك أيضًا. يحتاج الناس إلى الابتعاد عن ملاحظتك لمعرفة ما هو متوقع منهم.
-
استخدم النقاط النقطية أو القوائم المرقمة عند الاقتضاء. كلنا مشغولون ، وبعض التنسيق يجعل من الأسهل بكثير قراءة رسالتك والحصول على النقاط البارزة.
-
جريئة المعلومات الهامة بحيث تبرز ، ولكن تجنب استخدام جميع الحدود القصوى ، مما يجعلها تبدو كما لو كنت الصراخ.
-
استخدم خطًا واضحًا وتجنب العديد من ألوان الخطوط المختلفة. تريد أن تكون رسالتك سهلة القراءة قدر الإمكان.
مرفقات
تحتاج إلى إرفاق شيء إلى البريد الإلكتروني الخاص بك؟ غالبًا ما يكون ذلك فكرة متأخرة ، وتختتم كلامك بشأن ما هو مطلوب تمامًا قبل أن تصل إلى "إرسال".
لكن المرفقات ليست الغرب المتوحش لعالم البريد الإلكتروني. لا ، لا تزال هناك بعض قواعد السلوك التي تريد التأكد من متابعتها.
- قبل إرفاق أي شيء ، تأكد من أنه مطلوب بالفعل. ليس هناك فائدة من إرفاق مستند Word من صفحة واحدة يحتوي على جملتين.
-
عندما تكون في حالة شك ، قم بإرفاق ملفك بتنسيق PDF حتى لا تواجه أي مشاكل توافق.
-
إذا كنت بحاجة إلى إرسال مرفق كبير ، فتأكد من "ضغط" أو ضغطه أولاً.
-
احصل على عادة إرفاق ملفك قبل صياغة نص بريدك الإلكتروني. وبهذه الطريقة ، يمكنك تجنب رسالة المتابعة "آسف ، لقد نسيت المرفق!".
إذا كنت تطوي عينيك وتزعم أنك سمعت كل هذه الأمور من قبل ، فأنا لا ألومك. ولكن ، من المحتمل أن لا تزال تفشل في الالتزام بقواعد الآداب المتكررة بشكل متكرر كل فترة.
لذلك ، ضع في اعتبارك هذا تذكيرك الودود لتستقر من الطيار الآلي وتولي اهتمامًا أكبر لرسائلك. زملائك في العمل سوف شكرا لك.
هل لديك أي قواعد أو قواقع للحيوانات الأليفة تضيفها إلى القائمة؟ اسمحوا لي أن أعرف على تويتر!
