من لا يشعر بالحاجة إلى القيام بالمزيد في وقت أقل؟ إذا كنت تقضي معظم اليوم في التعامل مع البريد الإلكتروني ، فسوف يسعدنا سماع أن هناك العديد من الطرق لاستخدام Outlook بشكل أكثر كفاءة.
تغيير الإعدادات الافتراضية إلى ما تفضله عادةً واستخدامه ؛ الاستفادة من اختصار لوحة المفاتيح أو اثنين ؛ إعداد مرشحات للتشغيل الآلي ؛ تأكد من تشغيل Outlook نفسه بأقصى سرعة ، وسيتم إنفاق وقتك في Outlook بشكل جيد.
تحقق من النصائح والأسرار التالية ، وستكون في طريقك لاستعادة القليل من وقتك.
01 من 23ملف الرسائل بنقرة واحدة
هل أسرع ما تفعله في كثير من الأحيان. تعرف على كيفية إعداد Outlook حتى تتمكن من إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى المجلدات المستخدمة بشكل كبير بنقرة واحدة.
مواصلة القراءة أدناه
02 من 23تبسيط المحادثات
لماذا تتسامح مع وجود مجلدات البريد الإلكتروني وعقلك مليء بمجموعات من الرسائل التي يتم اقتباسها في أي مكان آخر؟ تعرف على كيفية استخدام Outlook للتنظيف تلقائيًا. يمكن نقل أو حذف رسائل البريد الإلكتروني المتكررة من تلقاء نفسها.
مواصلة القراءة أدناه
03 من 23إعادة إرسال رسائل البريد الإلكتروني
إعادة إرسال بريد إلكتروني في Outlook لإعادة استخدام محتواه أو موضوعه أو مستلميه بدلاً من البدء بشاشة فارغة.
04 من 23إبقاء ملفات Outlook صغيرة وسريعة
إذا كنت تريد أن يكون Outlook سريعًا وسريعًا ، احتفظ بحجم ملف PST الرئيسي. ملف PST هو المكان الذي يخزن فيه Outlook رسائل البريد الإلكتروني ، وجهات الاتصال ، والتقويمات ، والمزيد. يمكنك نقل البريد القديم إلى ملف أرشيف منفصل ، على سبيل المثال.
مواصلة القراءة أدناه
05 من 23إعداد الرد التلقائي خارج المكتب أو الإجازة التلقائية
اطلب من Outlook الرد نيابة عنك لتعيين التوقعات. هذا يوفر عليك الوقت ، ليس فقط عند اللحاق بالركب بعد العطلة ولكن أيضا في كل يوم عمل واحد.
06 من 23نقل البريد الإلكتروني بسرعة إلى أي مجلد
حتى إذا لم تقم بإعداد حفظ بنقرة واحدة لأحد المجلدات ، يتيح لك Outlook نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى المجلدات بسرعة. يمكنك نقل الرسائل باستخدام أي شيء ما عدا لوحة المفاتيح ، على سبيل المثال ، أو زر سهل على الشريط.
مواصلة القراءة أدناه
07 من 23إنشاء واستخدام قوالب البريد الإلكتروني
عندما تدرك أنك تنشئ رسائل مشابهة مرارًا وتكرارًا ، فقد حان الوقت لمعرفة كيفية حفظ أحد هذه الرسائل الإلكترونية كنموذج في Outlook للاستخدام في المستقبل. ستتمكن من إرسال نفس الرسالة الإلكترونية - أو رسالة مشابهة - بشكل متكرر مع السرعة التي تحسد عليها.
08 من 23قم بتغيير خط Outlook الافتراضي الوجه والحجم
إذا كنت تعتقد أن الخط الذي يستخدمه Outlook عند إنشاء رسالة أو قراءة رسالة بريد إلكتروني واسع جدًا أو طويل أو صغير أو صغير أو كبير أو أزرق ، فغيّره. تعرف على كيفية تعيين الخط الدقيق ونمط الخط واللون لاستخدامه بشكل افتراضي للرسائل الإلكترونية في Outlook.
مواصلة القراءة أدناه
09 من 23حذف وتجاهل محادثة
عندما تجد نفسك تخوض في رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات التي لا علاقة لها بالموضوع ، يمكن أن يساعدك Outlook. تعرف على كيفية استخدام Outlook لحذف محادثة بأكملها وجعل Outlook يقوم بإزالة رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية في نفس سلسلة المحادثات تلقائيًا.
10 من 23تصفية البريد المرسل واحد إلى مجلد معين تلقائيا
بدءًا من أي بريد إلكتروني ، يمكنك إعداد فلتر Outlook لنقل جميع الرسائل المستقبلية من نفس المرسل إلى مجلد معين تلقائيًا.
مواصلة القراءة أدناه
11 من 23البحث عن الرسائل ذات الصلة
لماذا نتحدث عن هذا الآن؟ كيف بدأت المناقشة؟ ما الذي قلته؟ في Outlook ، فإن العثور على جميع الرسائل ذات الصلة أمر سهل. لن تضطر إلى الاعتماد على ذاكرتك.
12 من 23قم بتعيين الحساب الافتراضي لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة
تأكد من أن الرسائل الجديدة التي تنشئها تبدأ على الأرجح من عند عنوان البريد الإلكتروني المحدد بالفعل في Outlook.
13 من 23بحث داخل رسالة
هل تريد العثور على شيء ما في رسالة بريد إلكتروني طويلة وغير عملية؟ تعرف على كيفية استخدام Outlook للبحث عن النص داخل رسالة بريد إلكتروني.
14 من 23الجدول الزمني لتسليم رسائل البريد الإلكتروني في وقت لاحق
يمكنك إرشاد Outlook لإرسال رسالة فقط في أو بعد تاريخ معين. هذا مفيد بشكل خاص للأحداث التي تحدث بشكل منتظم ، مثل إعلان الاجتماع الأسبوعي.
15 من 23إلغاء حذف رسالة بسرعة
وجه الفتاة! هل قمت فقط بحذف بريد إلكتروني في Outlook لم يكن جاهزًا للتوجه إلى مجلد "العناصر المحذوفة"؟ لا داعى للقلق. إليك طريقة بسيطة لاستعادة البريد الإلكتروني في لحظة.
16 من 23إعداد قوائم التوزيع
قم بإنشاء قوائم بريدية خاصة بك في Outlook وإرسال الرسائل إلى مجموعات من الأشخاص بسهولة دون الحاجة إلى كتابة جميع عناوين البريد الإلكتروني.
17 من 23حذف المرفقات من الرسائل
حافظ على الرسالة تفقد حجمها الكبير. تعرف على كيفية استخدام Outlook لإزالة الملفات المرفقة - بعد حفظها في مكان آخر - من رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك تقليم حجم صندوق البريد الخاص بك إلى حد كبير.
18 من 23البحث عن كل البريد من المرسل بسرعة
يحدد Outlook كل الرسائل من مرسل معين ويعرضها لك بسرعة باستخدام هذا التلميح.
19 من 23قم بإعداد مجلد "كل البريد"
الاطلاع على جميع الرسائل الإلكترونية - المرسلة والمستلمة والمحفوظ فيها والمرفوعة - للحساب في مكان واحد في Outlook.
20 من 23اجعل Outlook Highlight Mail تم إرسالها إليك فقط
عندما تكون مستلم البريد الإلكتروني الوحيد ، تكون الرسالة عادة أكثر أهمية مما لو كنت واحدًا من أكثر من عشرة أشخاص. اكتشف كيف يمكن أن يسلط Outlook الضوء على الرسائل التي لديك أنت فقط في السطر "إلى:".
21 من 23تحرير رسائل البريد الإلكتروني المتلقاة
بدلاً من إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى نفسك أو إنشاء ملاحظة في مكان آخر في Outlook أو ربما خارجها ، يمكنك تعديل أي بريد إلكتروني مستلم في مكانه الصحيح.
22 من 23Cc تلقائيًا: كل البريد الذي ترسله
يمكن لـ Outlook إرسال نسخة من كل رسالة تنشئها إلى عنوان بريد إلكتروني آخر.
23 من 23قم بتوسيع Outlook مع الوظائف الإضافية لتوفير الوقت
يمكن أن تؤدي الإضافات مثل ClearContext ، و Nelson Email Organizer ، و Xobni ، و Lookeen ، و Auto-Mate إلى تحسين سير العمل في Outlook بشكل كبير ، عن طريق وضع المعلومات الصحيحة بالقرب من أطراف أصابعك ، والترشيح بذكاء ، وأتمتة المهام المتكررة.
