مثل معظمكم ، لا أستطيع أن أتذكر حياة مهنية (أقل بكثير شخصية واحدة) حيث لم أتحدث عبر البريد الإلكتروني. بالنسبة للجزء الأكبر ، إنها وسيلة فعالة وبسيطة للتواصل ، وعندما تستخدم بشكل صحيح ، فإنها توفر الوقت وتجيب على الأسئلة وتجري اتصالات. يكفي القول ، لا أعتقد أنه يمكنني العيش بدونها.
لسوء الحظ ، مع سهولة البريد الإلكتروني والسرعة التي اعتاد الكثير منا على إرسالها أو إعادة توجيهها أو الرد عليها ، تأتي بعض المطبات على الطريق ، إذا أردت ذلك. لدي القليل من التسامح مع الأخطاء التي لا معنى لها مثل الكلمات التي بها أخطاء إملائية (معظم البرامج تنبهك إلى هذه الأنواع من الأخطاء المطبعية بخط أحمر متعرج) ، وأقول إنك ستذهب إلى شخص ما ثم تنسى فعليًا سماعها. هذه أرض الهواة. (على الرغم من أن والدتي تغفر لإرسال رسائل لي من حين لآخر في جميع الحروف الكبيرة).
على محمل الجد ، نظرًا لأن المنتدى في كثير من الأحيان هو الطريقة الأولى التي تتواصل بها مع عميل أو رئيس أو شخص على التواصل الشبكي ، فمن الضروري أن تحصل عليه بشكل صحيح. لا يقتصر الأمر على المتسكعين هناك ، ولكن من أجلك أنت أيضًا ، فإنك تكره أن يفقد المستلم نقطة الرسالة لأنه يركز على خطأ (يمكن تجنبه). اليوم ، يفقدك الخطأ المطبعي قليلاً من الاحترام مع زميلك في العمل ، وغداً قد يفقدك فرصة عمل مع شخص تقابله في مؤتمر.
قبل ذلك ، هناك ثلاثة أخطاء أساسية بشكل لا يصدق قد ترتكبه دون إدراك مدى عدم احترافك للقارئ.
1. أنت تنسى أن نعلق
يعرب المدرب الوظيفي راجيف ناثان عن امتنانه العميق للمطالب الواردة في Outlook و Gmail والتي تتيح لك معرفة أنك بصدد إرسال رسالة بدون مرفق عندما تعلن صراحة أنك في الواقع ، ترفق شيئًا ما. لماذا ا؟ لأنه ، قبل وجودها ، ارتكب بانتظام الخطأ الفادح المتمثل في عدم الربط - ليس مرة واحدة ، وليس مرتين ، ولكن ثلاث مرات!
يعترف ناثان أنه في بداية حياته المهنية ، كانت لديه عادة فظيعة تتمثل في التسرع في العمل. أدت نتيجة ذلك إلى إرسال رسائل إلكترونية بشكل متكرر قائلة "الرجاء الاطلاع على الملف المرفق" دون إرفاقها فعليًا. يتذكر ناثان إرسال المتابعة اللازمة: "آسف لذلك! هنا تذهب! "لسوء الحظ ، لم ينتهي الأمر دائمًا هناك. "أخيرًا ، في المتابعة الثالثة (ومجموع البريد الإلكتروني الرابع) ، أرفقت بشيء لعنة" ، يتذكر ناثان.
"بالتأكيد ليست نظرة جيدة ،" ناثان يعترف. في الواقع ، كانت هناك مشكلة عادية لدرجة أنه خلال إحدى مراجعات أدائه ، تم تعليمه على أنه بحاجة إلى تحسين في هذا المجال. من تلك النقطة إلى الأمام ، قام ناثان بتسجيل شريط من ورق في أعلى شاشته كتب عليه: "هل أرفقت الملف؟"
كن حريصًا جدًا على ذكر كلمة "المرفقة" حتى تظهر المطالبات المفيدة ("قلت المرفقة؟ أرسل على أي حال؟") قبل إرسال بريدك الإلكتروني. يُسمح للجميع بالهروب من هنا أو هناك ، لكن اعتادوا على هذا السلوك غير المهم وسوف تبدأ في الحصول على سمعة لعدم قدرتك على إنجاز هذه المهمة الأساسية.
2. أنت تذهب وعلى
أحد أصدقائي المقربين هو محامٍ يقوم بفواتير كل ساعة. على هذا النحو ، فهي معتادة على الكتابة بشكل مقتصد وليس عليها. أنا يمكن أن تأخذ درسا منها.
تشدد جيني فوس ، مديرة مهنة مدرب موسى ، على أهمية قول ما تريد قوله وليس أكثر. وتوضح قائلة: "إن عدم القدرة على قول ما تحتاج إلى قوله - بإيجاز ومع وقت المستلم في الاعتبار - يمكن بسهولة إزعاج شخص ربما كان على استعداد لسماع صوتك ، أو حتى يسعده أن يسمعك".
يكون هذا صحيحًا بشكل خاص إذا كنت "ترسل رسالة بريد إلكتروني تبحث عن خدمة أو مداخلة أو دعمًا - أو حتى للمس قاعدة أو طرح سؤال". على الرغم من مدى فائدة رسائل إطلاق النار ذهابًا وإيابًا ، فقد حصلت عليها لتكون جرًا حقيقيًا لبعض الأشخاص ، وتحذرك فوس إلى "أن تضع في اعتبارك أن الشخص الموجود في الطرف المتلقي جيدًا قد يجد البريد الإلكتروني (عمومًا) لعنة وجودها. يمكن أن يكون هذا الشخص مستيقظًا حتى منتصف الليل في معظم الليالي فقط يحاول التنقيب عن نفسه من مجموعة كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني ". لهذا السبب تقول إن عليك تقديم أفكارك بدقة أو المخاطرة بالبحث" غير مهني أو بصراحة ". تعطل ناثان الذي أدى إلى إرسال عدة ملاحظات متتالية دون إرفاق "لا ، من أجل السماء ، أرسل ثلاث رسائل بريد إلكتروني متتالية. اجمع افكارك وارسل واحدة.
إن الحصول على تعليق بالقول فقط ما تحتاج إليه بطريقة مباشرة قد يكون ممارسة ، ولكنه يستحق كل هذا الجهد على المدى الطويل. اقرأ ما تكتبه قبل إرسال أي شيء غير ضروري ، مثل أي كلمات أو سطور أو حتى فقرات كاملة تتكرر فقط أو تقوي ما قلته بالفعل. قد يكون من المغري الإفراط في التوضيح ، ولكن في أكثر الأحيان ، ستبدو محاولاتك متكررة. تعلم الكتابة مع الغرض والشعور بالاتجاه سيخدمك جيدًا في العديد من مراسلات البريد الإلكتروني الاحترافية الخاصة بك. سوف يشكرك قارئك على الإيجاز وسيكون من المرجح أن يرد بنفس الطريقة - بدلاً من ترك رسالتك الطويلة جدًا غير مقروءة في صندوق بريد تنافسي.
3. تهجئة اسم الشخص غير صحيح
لا تعني لا. لا يوجد أي عذر على الإطلاق للكتابة إلى شخص ما وإملاء خطأ اسمه. لدينا جميع الحيوانات الأليفة لدينا ، وهذا هو لي ، ولكن أنا متأكد من أنني لست وحدي. إليكم الشيء ، اسمي - والتهجئة الصحيحة له - في توقيعي وفي عنوان بريدي الإلكتروني ، وهو كل ما في العلن أمام المرسل حتى يراه. أنا حساس للغاية بشأن هذه المشكلة لدرجة أنني أتحقق بشكل دوري من هجاء الأسماء التي تحتوي عادةً على أكثر من خيار واحد (كريستين ، ستيفن ، مارك ، كاري ، وغيرها الكثير) قبل الضغط على إرسال.
هل يستغرق ثانيتين إضافيتين؟ بالتأكيد. لكن من الواضح ، في المخطط الكبير للأشياء ، أنه لا يوجد وقت على الإطلاق. أفضّل أن أحصل عليه بشكل صحيح في المرة الأولى بدلاً من الاعتذار عن خطأي المهمل. إذا كنت مشغولاً لدرجة أنك لا تستطيع حتى الحصول على اسم الشخص الذي تخاطبه بشكل صحيح ، فما الذي يجب عليك القيام به على عجل؟ هذا ما سيتساءل عنه القارئ. يتحدث هذا الخطأ الصغير والبسيط بلا منازع عن قدراتك الأخرى. لذلك ، تحقق من عملك ومخاطبة الشخص بشكل صحيح.
من المرجح أن ترسل وتستقبل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في أي يوم معين. تجنب ارتكاب الأخطاء الصغيرة والإهمال التي ترسل الرسالة ، وقبل كل شيء ، أنك لست محترفًا بنفس قدر ما أنت عليه بالفعل. لا تضحي بالجودة باسم السرعة ، ومن أجل بيت (أو بيتر) ، لا تفقد نقاط الاحترام بسبب خطأ بريد إلكتروني يمكن تجنبه.
