الأداة رقم 1 للتجارة للمستشارين هي PowerPoint. تُستخدم العروض التقديمية - ويعرف أيضًا باسم "الطوابق" - في كل موقف تقريبي تقريباً ، بما في ذلك التقارير النهائية (لا توجد مستندات Word ضخمة هنا) والعروض التقديمية الرسمية ووثائق التحليل التفصيلية.
وبعد إنشاء بضع مئات (آلاف) منهم في يومي ، تعلمت بعض النصائح الاحترافية لإعداد عروض تقديمية مقنعة ومقنعة ومثيرة للإعجاب. جرب هذه الاستراتيجيات لبرنامج PowerPoint التالي لإبهار عملائك - أو رئيسك في العمل.
1. استخدم مبدأ الهرم
قبل البدء في إنشاء العرض التقديمي الخاص بك ، من المهم التفكير في الهيكل. نظرًا لتوصيل العروض التقديمية في كثير من الأحيان إلى الأشخاص المشغولين الذين لديهم الكثير من الأفكار ، فإن التواصل الواضح والموجز أمر مهم للغاية. وإذا لم تكن تخطط لهيكلك العام مسبقًا ، فمن غير المحتمل أن يروي العرض التقديمي القصة السهلة الفهم التي تريدها.
مبدأ الهرم هو منهجية تستخدمها العديد من الشركات الاستشارية لتوجيه الاتصالات المنظمة. بشكل أساسي ، يجب أن يتدفق العرض التقديمي الجيد للمعلومات من ملخص المستوى الأعلى إلى معلومات أكثر تفصيلاً - تمامًا مثل شكل الهرم. لذا ، يجب أن تبدأ المجموعة الخاصة بك بالإجابة أو التوصية أولاً ، ثم تتبعها بالحجج والحقائق الداعمة: "أوصي X و Y. التوصية X مدعومة بالحقائق 1 و 2 و 3 …"
الحفاظ على هذا الهيكل في الاعتبار قوي لعدة أسباب. أولاً ، يتيح لك تحديد نقاطك لجمهورك قبل البدء في طرح الأسئلة ويساعدهم على التركيز على ما هو مهم خلال العرض التقديمي. ولكنه أيضًا يجعل إنشاء العرض التقديمي أسهل ، نظرًا لأنك لست بحاجة إلى إعادة اختراع العجلة والقلق بشأن أفضل طريقة لتنظيم رسالتك.
2. الحصول على القطار سطر الوصف
من المحتمل أنك تستخدم العناوين بالفعل في عروض PowerPoint التقديمية الخاصة بك ، لكن هل تعلم أنه يجب عليك استخدام علامات التمييز أيضًا؟ خطوط الشرح هي في الأساس "جمل موضوعية" تلخص الرسالة الرئيسية لكل شريحة في جملة واحدة. عادة ما يتم وضعها مباشرة بعد العنوان ، ينبغي أن يساعدوا في توصيل قصتك خلال العرض التقديمي والتأكد من قدرة القراء على استيعاب محتوى الشريحة بسرعة.
ما الفرق بين العنوان والشعار ، تسأل؟ يخبر العنوان ما هو موجود على الشريحة ، بينما يشرح سطر الوصف ما يمكن تعلمه من الشريحة. لذا ، قد يكون العنوان على غرار "الملخص التنفيذي" ، وقد يكون العنوان مكتوبًا ، "بعد إجراء تحليل مفصل عبر المنظمة ، حددنا خمس فرص رئيسية تؤدي إلى تحقيق وفورات محتملة تصل إلى حوالي 100 مليون دولار".
تريد أن تعرف إذا كنت قد حصلت عليها بشكل صحيح؟ ابحث من خلال الشرائح الخاصة بك ، وانظر فقط في سطور العلامة. يجب أن يتحدوا في قصة فعالة حول المحتوى الذي تقدمه ، دون ترك أي فجوات مربكة.
3. إضافة شرائح الملحق
أنت تعلم (أو على الأقل أتمنى أن تفعل ذلك) أن الحفاظ على شرائحك بسيطة ومرتبة أمر بالغ الأهمية لتقديم عرض تقديمي يمكن للناس اتباعه. لكن ، خصوصًا إذا كنت تشرح تحليلًا أو تعرف أن جمهورك سيرغب حقًا في أن تدعم البيانات مطالباتك ، فقد تشعر أن عليك أن تضغط على شرائحك بأحمال من المعلومات لكي تكون مقنعًا.
توقف.
حتى لو كنت تعلم أنك بحاجة إلى الكثير من المعلومات الداعمة لما تخبر به جمهورك أو تتوقع أسئلة حول تحليلك أو المشروع ، فلا تفرط في تحميل الشرائح الرئيسية بكل هذا. أضمن أن هذا سيهزم جمهورك ولن يحصلوا على الرسالة النهائية التي تحاول توصيلها.
بدلاً من ذلك ، قم بدمج شرائح التذييل في نهاية سطح السفينة مع جميع المواد الداعمة التي لا تنسجم مع سرد العرض التقديمي الخاص بك ، ولكن قد يكون ذلك مفيدًا. يمكن أن يشمل ذلك جميع أنواع الأشياء - البيانات ، والشهادات ، وخرائط العمليات ، والرسوم البيانية الإضافية - أي شيء يمكن أن يكون مفيدًا في دعم ما تقوله ، لكنك لست بحاجة بالضرورة إلى سرد القصة. بوضعها في الملحق ، ستحصل على المعلومات الموجودة هناك للرجوع إليها في حالة نشوء أسئلة ، لكن جمهورك لن يختلط في التفاصيل ويفتقد الصورة الكبيرة.
ادمج هذه النصائح مع نصيحة Alex Cavoulacos لإنشاء شرائح PowerPoint الجميلة ، وسيكون لديك عرض تقديمي بالضربة القاضية في أي وقت من الأوقات.
