عندما يتم الاتصال بك لكتابة خطاب توصية ، يجب أن تشعر بالإثارة ونأمل في مساعدة زميلك في العمل أو زميلك القديم. ومع ذلك ، يمكن لهذا السيناريو أيضًا أن يكون أمرًا مثيرًا للأعصاب - بعد كل شيء ، أنت تساعد في تحديد مستقبل شخص ما! كيف يمكنك أن تناسب كل صفاتها العظيمة على صفحة واحدة صغيرة؟ ماذا لو كنت لا تقول الشيء الصحيح؟
وقفة وتأخذ نفسا. إن كتابة خطاب ليس علمًا صاروخيًا ، خاصةً إذا كنت تشعر بإيجابية تجاه الشخص الذي توصي به. لقد كتبت الكثير من خطابات rec في يومي ، حتى قمت بكتابة رسائل نصية للمديرين التنفيذيين للعديد من الشركات المختلفة (نعم ، يفوض المسؤولون التنفيذيون هذه المهمة) ، وعلى طول الطريق ، لقد تعلمت بعض الأشياء التي تسهل العملية. اتبع هذه الخطوات لكتابة خطاب سيساعد زميلك في التوظيف.
1. هل لديك البحوث الخلفية
يمكن طلب خطابات توصية لعدد كبير من الأسباب - طلب وظيفة ، وترشيح جائزة ، وقبول في مدرسة أو مجلس إدارة ، وأكثر من ذلك. لذا ، حتى لو كنت تعرف كل ما يمكن معرفته عن الوضع الحالي للمرشح ، وأخلاقيات العمل ، والنجاحات السابقة ، فلا يزال لديك جميع المعلومات التي تحتاجها. تعرف على سبب طلب منك الموصى بها خطابًا وما الذي يبحث عنه قراءها.
قبل البدء في الكتابة ، تأكد من طرح ما يلي:
ستساعد هذه الأسئلة في توجيه محتوى رسالتك وستضمن وضعك لمرشح الوظيفة أو الجائزة بأفضل طريقة ممكنة.
2. اتبع الصيغة
يجب أن تتناول خطابات التوصية ثلاثة أشياء: علاقتك مع المرشحة ، وتقييمك لأعمالها ، وكيف تقارنها بالآخرين الذين عملت معهم في وظائف مماثلة (ويعرف أيضًا باسم سبب تميزها). لذلك ، أثناء الكتابة ، قم بتكوين الرسالة حول هذه المناطق:
اشرح علاقتك
أولاً ، اشرح طبيعة عملك مع المرشح ، في بداية الرسالة. يمكن أن يكون هذا عبارة بسيطة توضح بالتفصيل عندما كنت تعمل معها ، وإلى متى ، وبأي صفة. على سبيل المثال: "كانت جين مسؤولة تنفيذية في حساب شركتي من 2010 إلى 2013 ، حيث كانت مسؤولة عن تخطيط وتطوير وتنفيذ استراتيجية التسويق لخمسة من أكبر عملائنا. كمديرة لها ، شاهدت … "
تقييم المرشح
بعد شرح علاقتك ، يكون تقييم عمل زميلك هو الأولوية التالية. يجب أن يكون هذا هو خطاب رسالتكم ، على الرغم من أن المحتوى الدقيق سيختلف بناءً على ما توصي به لها. على سبيل المثال ، إذا كنت تعرف أن المنصب الذي تتقدم إليه في الإدارة ، فقد ترغب في التركيز على مدى عملها في فريقك وقدرتها الطبيعية على أن تكون قائدًا رائعًا. إذا كان المنصب الذي تتقدم إليه هو منصب تقني ، أو ربما منصب كتابة ، ركز على قدرتها على دمج عدة مشاريع في وقت واحد أثناء تقديم النتائج.
في أي حال ، سترغب في شرح ما رأيته في عملها ، والإشارة إلى نتائج ملموسة أنتجت. تذكر أنه من الأفضل دائمًا أن تظهر ، لا تخبرني. إذا كنت تقول إنها قادرة على تطوير وتنفيذ استراتيجية تسويقية معقدة ، فقم بالإشارة إلى أشياء مثل إجمالي ميزانية التسويق التي تمكنت من تحقيقها والنسبة المئوية لزيادة فريق المبيعات خلال فترة ولايتها. أي أرقام أو إحصائيات يمكنك الرجوع إليها ستساعد في رسم صورة قوية لما حققته بالضبط.
إجراء مقارنة لختم الصفقة
يمكن أن تكون مقارنة المرشح مع الأشخاص الآخرين الذين عملت معهم طريقة قوية لتقديم توصية قوية. قد تقول إن شخصًا ما هو "مدير المشروع الأكثر فاعلية الذي عملت معه على الإطلاق" أو "واحد من أفضل ثلاثة موظفين تمكنت من إدارتها على الإطلاق". بالطبع ، لا تستخدم سوى العبارات التي تؤمن بها حقًا!
يمكن أن يكون هذا أيضًا وسيلة لتهدئة أي مخاوف قد تكون لدى مدير التوظيف. على سبيل المثال ، إذا كنت توصي بمرشح صغير أو ليس لديه خبرة كبيرة ، قائلة إنها تظهر "النضج والتفكير الاستراتيجي إلى ما بعد سنوات ومستوى الخبرة" يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً.
إذا أمكن ، استخدم قصة أو حكاية لإظهار أحد المجالات المذكورة أعلاه. من السهل قراءة الرسالة ورؤية المرشح يتمتع بخصائص قوية ، ولكن في النهاية ألقاه جانباً لأنه لم يكن هناك شيء رائع أو ملموس لتتذكره بها. من ناحية أخرى ، من الصعب أن تنسى شخصًا كان له تأثير واضح على زملائها السابقين وتواصل حقيقي معهم.
3. وضعت في اللمسات النهائية
الآن الخدمات اللوجستية: أولاً ، من المحتمل أن يكون الشخص الذي يجمع ويقرأ خطابات التوصية مشغولًا ولديه الكثير من الصفحات الأخرى للقراءة. من أجل تحقيق أكبر قدر من التأثير ، بسرعة ، حافظ على رسالتك قصيرة (لا تزيد عن صفحة واحدة) وإلى هذه النقطة. من حيث النغمة ، فأنت تريد أن تكون رسميًا ومهنيًا ، ولكن أيضًا متحمسًا. قد تكون التوصية الفاترة توصية سيئة ، لذا تأكد من أنك تنقل مدى إعجابك بالمرشح.
استخدم ترويسة شركتك وشمل معلومات التوقيع والاتصال في الأسفل. قم بتضمين تاريخ ، والتحدث مع المستلم بالاسم (إن أمكن) ، وانتهي ببيان حول استعدادك لمناقشة المرشح أكثر ، مثل ، "إذا كان لديك أي أسئلة أخرى ، فيرجى عدم التردد في الاتصال بي".
الرسائل هي فقط بداية الأنواع المختلفة من التوصيات التي قد يُطلب منك تقديمها ، لكن هذه الخطوات يمكن أن تساعدك في أي شكل. سواء كنت تعمل كمرجع لموظف سابق عبر الهاتف أو تنصح زميلًا على LinkedIn ، فقم بإجراء البحث ، واتبع التنسيق ، وكن متحمسًا. يجب أن تكون أنت وزميلك جيدًا!
أخيرًا ، تذكر أنه إذا طلب منك أحد الزملاء التوصية ، فقد أثرت عليها وستكون ممتنة إلى الأبد إذا ساعدت في طريقها إلى النجاح. قد تبدو عملية كتابة الرسائل مرهقة ، لكنها في الحقيقة شرف كبير.
