لقد سمعت نفس النصيحة "المجربة والحقيقية" من خبراء الإنتاجية لسنوات. وسأعترف بذلك - لقد قدمت هذه النصيحة وأخذتها بنفسي.
ولكن الحقيقة هي: الكثير منها كذبة. معظم نصائح "أفضل" الإنتاجية لا تعمل. إليك السبب - وماذا تفعل بدلاً من ذلك.
1. "لا تحقق البريد الإلكتروني أول شيء في الصباح"
أدرك لماذا يبدو هذا كأنه نصيحة جيدة: قد تؤدي قراءة البريد الإلكتروني والرد عليه إلى تعطيل مسيرتك طوال الصباح وتعطيلك (كما تعلم ، عندما تتحول مدة مراجعة رسائل البريد الإلكتروني التي تبلغ مدتها 15 دقيقة إلى 45 دقيقة - وفجأة ، تتأخر عن العمل). ولكن في العديد من الصناعات ، قد يكون من الصعب تجاهل ما يجري بين عشية وضحاها - حتى لبضع ساعات. الترجمة: هذه النصيحة ليست واقعية في حياتك السريعة. في الواقع ، قد يتسبب ذلك في قلق إضافي حتى قبل أن تصل إلى المكتب.
المأزق
تحقق من أول شيء في البريد الإلكتروني في الصباح ، ولكن لا تستجيب إلا إذا استغرق الأمر أقل من دقيقة. شيء يتطلب "نعم" أو "لا" سريعًا أو يمكن إرساله إلى شخص يمكنه الاهتمام به نيابة عنك. ولكن أي شيء يتطلب البحث أو استجابة أطول هو خارج الحدود. حدد هذه الرسالة "غير مقروءة" ، ثم عد إليها لاحقًا عندما يكون لديك المزيد من الوقت. والأفضل من ذلك ، إضافته إلى قائمة المهام الخاصة بك حتى تكون متأكداً من التحقق منها لاحقًا.
يعد التمرير خلال رسائل البريد الإلكتروني والقشط أول شيء في الصباح هو الاستخدام الجيد للوقت حتى عندما لا تتمكن من الاستجابة على الفور. السماح لهم بالتبل قبل إطلاق استجابة يمكن أن يكون لا يقدر بثمن.
2. "أصعب المهمة أولاً"
بالتأكيد ، هذا يبدو وكأنه استراتيجية معقولة. لكن المشكلة تكمن في أنه في بعض الأحيان ، قد يصعب عليك القيام بأوقات عصيبة. قد يكون من السهل الخروج عن المسار الصحيح إذا لم تكن تخطط للمستقبل وتخصص جانباً كل الوقت والموارد والطاقة التي تحتاجها لهذه المهمة. قد تنتهي هذه الاستراتيجية في الواقع إلى تقليص آمالك في يوم مثمر.
المأزق
بدلاً من معالجة مهمتك الأكثر صعوبة (أي التصريف) أولاً ، عزز ثقتك واحصل على زخمك من خلال البدء بخطوات أصغر وأسهل. سوف يسهل عليك الوصول إلى وضع إنتاجي ويضمن استمرارك في التواصل.
المكافأة: ضع في اعتبارك قطع هذا المشروع الصعب إلى أصغر حجم لدغة يمكنك معالجته بشكل فردي. على سبيل المثال ، "كتابة كتاب" أمر شاق للغاية. لذا ، قسّم هذه المهمة الكبيرة إلى مهام أصغر مثل "أفكار البحث" و "قم بوضع الخطوط العريضة للفصل" و "وكلاء الاتصال".
3. "اصنع قائمة مهام رئيسية"
هذا يجعل رأسي يصب بأذى.
حسنًا ، أعتقد أنها فكرة جيدة أن تخرج كل شيء من رأسك إلى أسفل على الورق. ولكن وجود قائمة واحدة فقط لجميع الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها يعد خطأً كبيراً. ينتهي الأمر إلى صعوبة التركيز واختيار المهام من قائمة لا تنتهي أبدًا.
المأزق
بمجرد قيامك بتفريغ العقول وإخراج كل شيء من رأسك ، أعد كتابة قائمتك في مهام محددة وقابلة للتنفيذ. ثم ، انتقل إلى أبعد من ذلك وقسم القوائم إلى قائمة عمل ، وقائمة رئيسية ، وقائمة مشروع جانبي ، وما إلى ذلك.
بهذه الطريقة ، سيكون عقلك واضحًا عند النظر إلى تلك القائمة المحددة ، ولن تضطر إلى الخوض في ضوضاء أخرى مثل "التقاط هدية عيد ميلاد الجدة" عندما تحاول الانتهاء من إصدار صحفي في العمل. ستحصل على هدية الجدة - عندما تكون مستعدًا للتعامل مع منزلك وحياتك. سيساعدك الاحتفاظ بقوائمك منفصلة على التركيز على الليزر على ما يجب فعله أولاً.
4. "وقف تعدد المهام"
نعم ، أنا مذنب بتقديم هذه النصيحة في كثير من الأحيان - لكنها ليست دقيقة تمامًا. لقد قابلت الكثير من الأشخاص الذين أخبروني أنهم يتقنون مهام متعددة ويمكنهم التوفيق بين العديد من المشاريع في وقت واحد. فهمت ذلك: أنا واحد منهم.
في الواقع ، يمكن أن تدفعك الضغوط الواقعية لتصبح أكثر إنتاجية. على سبيل المثال ، هل سبق لك أن لاحظت كيف إذا كنت تعرف أنك بحاجة إلى إنجاز قدر معين من الأشياء في وقت قصير ، فستكتشف طريقة للقيام بذلك؟ حتى لو كان هذا يعني القيام بأمرين في وقت واحد!
المأزق
أن تكون انتقائية. على سبيل المثال ، يعد التنقل وقتًا رائعًا للحاق ببودكاستك المفضل. أحب المشي وأتعلم في نفس الوقت كيف أكون رجل أعمال أفضل ، ومعرفة من الذي قتل Hae Min Lee حقًا (مرحبًا ، Serial !) ، أو أسمع كيفية التواصل مثل نجم.
من المؤكد أن هذا يؤدي مهامًا تقنيًا في آن واحد ، لكنني لست بحاجة إلى نفس الموارد للقيام بالأمرين. المعنى ، المشي والاستماع طريقة منتجة لتعدد المهام لأن هاتين المهمتين تكملان بعضهما البعض. بدلاً من ذلك ، لا يعد شيء مثل التحدث على الهاتف وكتابة رسائل البريد الإلكتروني زوجًا رائعًا متعدد المهام لأنه من الصعب للغاية تقسيم عقلك عبر هذين الأمرين.
تذكر ، لمجرد أن هناك شيئًا يوصف بأنه "أفضل نصيحة حولك" لا يعني أنها أفضل نصيحة لك. لذلك ، لا تتردد في تجاهل أفضل ممارسات الإنتاجية هذه ، وجرب البدائل أعلاه.
