سؤال سريع: هل تشعر بالإثارة عندما تنبثق دعوة الاجتماع في التقويم الخاص بك؟ انا ذاهب لتخمين الجواب هو لا. وحتى الآن تكررت الاجتماعات - أحيانًا حتى يوميًا - جزءًا من الثقافة في العديد من الشركات.
أعتقد ، في معظم الوقت ، اجتماعات الموظفين هي مضيعة للوقت. بالتأكيد ، أنا أفهم أن لقاءات الأيدي كلها ضرورية في بعض الأحيان. ولكن في معظم الأوقات ، هناك طرق أخرى أكثر كفاءة لإبقاء كل شخص في شركتك أو إدارتك مستعجلًا لما يحدث في المكتب.
فيما يلي أربعة أشياء يجب مراعاتها في المرة القادمة التي تفكر فيها في التخطيط لاجتماع.
1. الانقطاعات هي الإنتاجية (والأرباح المحتملة) القتلة
عندما قمت ببعض الرياضيات وأدركت أن اجتماعًا مدته ساعة واحدة مع 17 شخصًا (حجم الموظفين في ShortStack ، بما في ذلك موظفينا عن بُعد الذين ينضمون إلينا عبر Google+ Hangouts) هو اجتماع مدته 17 ساعة ، لقد تقدمت فورًا بطلب إلى اختزل اجتماع فريق العمل لدينا كل أسبوعين.
إذا كنت تريد بعض الدوافع لتقليل مقدار الوقت الذي تقضيه أنت وموظفك في الاجتماعات ، تحقق من MeetingCalc. عندما تقوم بتوصيل متوسط راتب فريقك ، بالإضافة إلى عدد الحاضرين في الاجتماع ، ومن ثم معرفة تكلفة الوقت الذي تقضيه ، تكون فرصك جيدة للغاية في إجراء بعض التغييرات ، أيضًا. اعتبر أن اجتماعًا مدته ساعة واحدة مع 17 موظفًا يكلفون في المتوسط 40،000 دولار سنويًا يكلف 232.88 دولارًا. إذا كنت تجتمع يوميًا أو حتى مرتين في الأسبوع ، فإن هذا السعر يرتفع بسرعة.
2. المراسلة الفورية هي وسيلة فعالة للحصول على معظم الأخبار - أسرع
في ShortStack ، نستخدم تطبيق المراسلة المسمى Slack. كل شخص لديه حسابه الخاص ، والذي يمكن استخدامه للاتصال الخاص بين الموظفين ، ومن ثم هناك قنوات تشمل جميع أعضاء بعض الإدارات.
على سبيل المثال ، لدينا قناة "عامة" تنشر فيها الأخبار التي تؤثر على الجميع ؛ قناة "تطوير" حيث يقوم أعضاء فريق التطوير ، الذي يضم بعض الموظفين عن بُعد ، بمشاركة التحديثات حول التغييرات التقنية وقناة "دعم" للدردشة حول مشكلات خدمات العملاء.
وغالبًا ما نستخدم Slack بدلاً من الاجتماعات. على سبيل المثال ، أعدنا تصميم مدونتنا مؤخرًا ، وكان مشروعًا كبيرًا جدًا. قد تشعر بعض الشركات أنه من الضروري عقد اجتماع من أجل إصدار إعلان كهذا. ومع ذلك ، كان هذا هو الوقت المثالي لاستخدام غرفة الدردشة "العامة" لدينا. وضعنا الملاحظة التي تفيد بأن المدونة الجديدة كانت قيد التشغيل واقترحنا على الجميع الاطلاع عليها. إذا كان هذا تغييرًا أكبر ، على سبيل المثال ، تغيير في النظام الأساسي يتطلب عرضًا تجريبيًا ، لكان لدينا اجتماع سريع للموظفين. ولكن نظرًا لأنه كان شيئًا يمكن للفريق بأكمله أن يفحصه في الوقت المحدد ، اخترنا التمسك بغرفة الدردشة.
(أوه ، ولدينا أيضًا قناة "عشوائية" ، حيث نشارك أشياء لا علاقة لها بالعمل: مقاطع فيديو غبية من البشر ، وأخبار مهمة عن حالة زواج جاي زي وبيونسي ، ومذكرات القطط ، بالطبع .)
3. هناك طرق أخرى للقاء
يقوم عدد قليل من أعضاء فريق تطوير ShortStack بالسير معًا كل مساء في حوالي الساعة 3 مساءً. نعم ، من الناحية الفنية هم في اجتماع ، لمناقشة التقدم المحرز في مختلف المشاريع التي يعملون عليها ، لكن الأمر مختلف تمامًا عن اجتماع نموذجي في المكتب. أعلم أن التمرين يجعل دمي يتدفق ويجعلني أفكر بشكل أفضل ، لذلك أنا أؤيد تمامًا هذه المحادثات والمساء بعد الظهر.
بالإضافة إلى ذلك ، ليس من غير المألوف أن يعمل فريق التطوير على مشاريع لا تشمل بقية المكتب. تعد مسابقات فترة ما بعد الظهيرة هي الوقت المثالي بالنسبة لهم للدردشة حول تلك المشاريع ولهم "اجتماع الموظفين" الخاص بهم دون استخدام وقت الموظفين الآخرين على شيء قد لا يؤثر عليهم أو يشركهم.
لقد قرأت أيضًا البحث الذي يظهر أن اجتماعات المشي تزيد من التفكير الإبداعي ، وهو شيء يمكن للجميع استخدامه أكثر من ذلك بقليل. لقد قرأت أن المشي في مجموعة يجعل الناس يشعرون بمزيد من التعاون لأنهم يتحركون جميعًا في نفس الاتجاه ، حرفيًا ، بدلاً من الجلوس حول طاولة. (المزيد عن فوائد اجتماعات المشي ، هنا.)
4. يجب التخطيط لكل اجتماع مع مراعاة الإنتاجية
هناك وقت ومكان لاجتماعات أكبر للموظفين. ولكن عندما يحين ذلك الوقت ، يجب أن تتأكد من تحقيق أقصى استفادة من أقل وقت ممكن من خلال وجود جدول أعمال وربما أهداف محددة بوضوح. في ShortStack ، يرسل مساعد مكتبنا بريدًا إلكترونيًا قبل أيام قليلة من اجتماعاتنا التي تستغرق أسبوعين يطلب فيها عناصر جدول الأعمال. ثم لدينا شخص واحد من كل قسم يقدم تحديثًا سريعًا - ثلاث دقائق أو نحو ذلك - حول ما يحدث في المحتوى / العلاقات العامة والمبيعات ودعم العملاء والتطوير والإدارات الأخرى. هذا هو الوقت الذي أعطي فيه أيضًا تحديث "حالة العمل" وأقدم طلبات واسعة النطاق من جانبي. في معظم الأسابيع ، يستمر اجتماع فريق العمل لدينا حوالي 40 دقيقة ، بحد أقصى.
كانت هذه الاجتماعات تعقد كل أسبوع وتستمر لفترة أطول نظرًا لأن كل شخص قدم آخر تحديثاته. نظرًا لأننا قللنا من التكرار والطول ، لاحظت أيضًا أن لدينا المزيد من الاجتماعات مرتجلة بين المجموعات الأصغر. يبدو أنه يجعل الموظفين يشعرون بقدر أكبر من القدرة على التعامل مع الأشياء المهمة وفي الوقت المناسب ، ثم يشاركون التحديثات في الاجتماع الأكبر.
أنا فضولي لمعرفة ما هو رأيك في الاجتماعات؟ نعم ام لا؟ منتجة أم مضيعة للوقت؟ إذا لم تكن من المعجبين ، فماذا تفعل بدلاً من ذلك؟
