بغض النظر عن مقدار الوقت الذي نقضيه في محاولة تحسين البريد الوارد - بدءًا من التحقق من الرسائل إلى إضافة الأجراس وصفارات - يستحوذ البريد الإلكتروني على حياتنا. عند النظر إلى إحصائياتي منذ الشهر الماضي ، تلقيت وعالجت أكثر من 10000 رسالة بريد إلكتروني (eek!) ، لذلك فإن العثور على الطريقة الصحيحة لإدارة كل هذه المراسلات عبر الإنترنت كان أمرًا مهمًا لصحة عقلية اليومية.
تبين أن "الطريقة الصحيحة" لإدارة البريد الإلكتروني تعتمد كثيرًا على أسلوبك الشخصي. قمت بتجميع بعض الاستراتيجيات الأكثر شعبية ونجاحًا حتى تتمكن من تحديد الاستراتيجية الأفضل لك:
1. LIFO: Last In First Out
وتستند هذه التقنية على ترك الأشياء القديمة تتعامل مع نفسها. إنها الطريقة الأكثر شيوعًا التي يتعامل بها الأشخاص مع البريد الوارد الخاص بهم ، من خلال قراءة البريد الإلكتروني من أعلى إلى أسفل (ويعرف أيضًا باسم آخر بريد إلكتروني تم استلامه).
هذا مريح للغاية وبديهية ، ولكن هناك اثنين من المخاطر الرئيسية لهذه الاستراتيجية. الخطر الأول هو أنه من المحتمل أن ينتهي بك الأمر إلى استجابة غير متسقة. في الأيام التي لديك الكثير من الوقت لقضاءها على البريد الإلكتروني ، سوف ترد على جهات الاتصال بسرعة البرق. في الأيام التي كنت مشغولا بها وفي الاجتماعات ، سيكون لديك رسائل تتراكم وتدفن تحت رسائل البريد الإلكتروني الجديدة.
الخطر الثاني هو أنك قد تفوت فرص جيدة لأنك لم تتابع في الوقت المناسب. إذا اخترت استخدام هذه الاستراتيجية ، ولكنك ترغب في التخفيف من هذه المخاطر ، فإنني أوصي بحظر ساعة أو ساعتين مرة واحدة في الأسبوع تتحول خلالها إلى النهج الزمني العكسي (الموضح أدناه بشكل ملائم). بهذه الطريقة ، ستقوم بمسح أي شيء قديم قد يكون مهماً.
2. عكس التسلسل الزمني
على عكس LIFO ، فإن اتباع نهج زمني عكسي يعني التعامل مع أقدم رسائل البريد الإلكتروني أولاً. إذا كنت تستخدم Gmail ، فيمكنك تبديل فرز البريد الوارد الخاص بك ، فقط بالنقر فوق عداد البريد الإلكتروني في الزاوية العلوية اليمنى.
مع هذه الإستراتيجية ، ستواجه غالبًا رسائل بريد إلكتروني أصعب كنت تقوم بتأجيلها ، وهذا شيء عظيم لأي مزيفين مزمنين. ومع ذلك ، هناك جانب واحد لهذه الاستراتيجية. إذا كنت تعمل في مكان ما تتلقى فيه باستمرار رسائل بريد إلكتروني عاجلة لا بد من الرد عليها على الفور ، فقد يكون من الخطورة اتباع نهج زمني معكوس. مع ذلك ، يمكنك بالتأكيد دمج هذه الاستراتيجية مع LIFO خلال يوم العمل الفعلي إذا كان هذا هو الحال.
3. Yesterbox
تستخدم تقنية Yesterbox التي اشتهر بها توني هسيه الرئيس التنفيذي لشركة Zappos ، في التعامل اليوم مع جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها بالأمس. يوضح هسيه:
"قائمة" المهام "يوميًا هي ببساطة صندوق الوارد للبريد الإلكتروني بالأمس (وبالتالي ،" Yesterbox "). إن الشيء العظيم في هذا الأمر هو أنه عندما تستيقظ في الصباح ، فإنك تعرف بالضبط عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يجب عليك الوصول إليها ، وهناك شعور بالتقدم أثناء معالجة كل بريد إلكتروني من البارحة وإزالته من صندوق الوارد الخاص بك ، وهناك بالفعل نقطة عندما يكون لديك صفر من رسائل البريد الإلكتروني المتبقية لمعالجة من أمس. هناك بالفعل شعور بالإنجاز عند الانتهاء ، وهو أمر رائع ".
هذه استراتيجية رائعة لأي شخص يشعر وكأنه يغرق باستمرار في البريد الإلكتروني. على الرغم من أنني أوصي بقراءة كيفية القيام به بالكامل ، إلا أن الجزء الأفضل هو بالتأكيد مقدار التحكم الذي ستستعيده في صندوق الوارد الخاص بك. على عكس الطرق الأخرى ، يظل هدفك كما هو مع مرور اليوم ، وستجد بمرور الوقت أنك تحصل على أفضل معالجة للوقت الذي سيستغرقك فيه البريد الإلكتروني. هل تلقيت 25 رسالة بالبريد الإلكتروني أمس؟ حسنا ، هذا قد يأخذك أكثر من ساعة بقليل. لديك يوم كبير مع 70 رسائل البريد الإلكتروني القادمة في؟ يمكنك التخطيط للأمام وحظر وقت إضافي لإدارة مستوى الصوت.
4. البريد الوارد صفر
مصطلح صاغه Merlin Mann ، يعد Inbox Zero استراتيجية للبريد الإلكتروني يكون الهدف من خلالها هو إبقاء صندوق الوارد الخاص بك فارغًا بنسبة 100٪. هناك بعض الفوائد الكبيرة لهذا: يتم التعامل دائمًا مع كل شيء ، ولا تضيع وقتك في إعادة قراءة بريد إلكتروني للمرة الثالثة قبل اتخاذ أي إجراء فعليًا. هذه الإستراتيجية جيدة لصانعي قوائم النوع- A (مثلي!) الذين يحبون التحكم الكامل في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم. ولكن من تجربتي ، من السهل أن تسمح لصندوق الوارد الخاص بك بإملاء حياتك إذا تجاوزت هذا الحد. نصيحة للمحترفين: Couple Inbox Zero مع Boomerang لـ Gmail ، وهو التطبيق الذي يتيح لك إمكانية إرسال الرسائل من البريد الوارد حتى تاريخ ووقت اختيارك ، حتى تتمكن من الاختيار بين الرد الفعلي والتأخير لاحقًا ، حسب الحاجة.
إذا كنت تحاول ذلك للمرة الأولى ، فإنني أوصي بالتحقق من تحدي Lily Herman الذي استمر أسبوعًا للبقاء في Inbox Zero قبل أن تبدأ.
بعد تجربة كل طريقة ، يمكنني القول على وجه اليقين أن اختيار استراتيجية هو كل شيء عن مطابقة تفضيلاتك الشخصية مع أي عادات ترغب في تشجيعها (أو تثبيطها). قد تجد أن الخلط والمطابقة يعمل بشكل أفضل لك. لقد قضيت فترة طويلة في Inbox Zero وقررت أن الضغط على إنجاز تلك الخطوات القليلة الماضية لم يكن يستحق كل هذا العناء. لكنني أبقي صندوق الوارد الخاص بي أقل من 20 رسالة بريد إلكتروني بحلول الوقت الذي أذهب فيه إلى النوم كل ليلة - باختصار بما يكفي لأتمكن من رؤيتهم جميعًا على شاشتي للتحقق من عدم وجود شيء في الشقوق. طالما أنك لست عبداً على صندوق الوارد الخاص بك وأي شخص يحتاج أن يسمع منك يحصل على إجابة في الوقت المناسب ، فمن يحكم؟
