لمجرد أن ميزة "تراجع عن إرسال" Google التي تم طرحها مؤخرًا لا تعني أنك على وضوح عندما يتعلق الأمر بأخطاء البريد الإلكتروني. بعد كل شيء ، عندما تعمل بنفس السرعة التي تعمل بها ، فمن المنطقي فقط أن تنهار بين الحين والآخر. حتى لو كنت الكمال.
في الواقع ، هناك بعض الأشياء التي ينتهي بها الأمر إلى جميع المهنيين في مرحلة ما أو أخرى - في حياتهم المهنية (إن لم يكن مرة واحدة في السنة). لذا ، بدلاً من الذعر ، اتبع فقط تقدمنا.
1. النقر فوق إرسال قبل أن يفترض بك
من الصعب أن تظل هادئًا بعد أن ترسل بطريق الخطأ نصف رسالة بريد إلكتروني لشخص ما - خاصةً عندما تخطط للمراجعة لأنها مليئة بالأخطاء المطبعية وعلامات التعجب المفرطة وبعض العبارات التي يمكن إساءة فهمها بسهولة.
ولكن لا تقضي الدقائق العشر التالية في البحث عن تطبيقات تتبع البريد الإلكتروني لمعرفة ما إذا كان المستلم قد فتح الرسالة أم لا. بدلاً من ذلك ، قم بإنهاء البريد الإلكتروني الأصلي بسرعة (لم يعد لديك ترف في قضاء عدة دقائق في تحريره) ، واكتب ما يلي في الجزء العلوي:
2. بالصدفة الرد على الكل
يأتي هذا الخطأ في سيناريوهين: الأول ، أنت ترسل شيئًا ليس سريًا ، لكن ليس المقصود بالضبط أن يقرأه الجميع - مثل إرسال بريد إلكتروني إلى رئيسك في العمل عن وقت الإجازة. أو اثنين ، فأنت ترسل للشركة بأكملها تعليقًا ساطعًا حول زميل لم يكن من المفترض أن يراه صديق حميم.
بالنسبة للسيناريو الأول ، جرب:
إرسال هذا هو البداية ، لكنك لم تخرج عن الخطاف بعد. هذه ليست عارضة سهلة يمكن إصلاحها بسهولة. اقترب من الشخص الذي أساءت إليه شخصيًا (أو عبر الهاتف) ، واعتذر ، بغض النظر عن مدى عدم ارتياحه. ثم ، اقرأ هذا للحصول على منهج خطوة بخطوة حول كيفية التعافي من هذا النوع من خطأ العمل الأكثر خطورة.
3. صنع خطأ مطبعي
معظم الأخطاء المطبعية لا تتطلب ملاحظة متابعة ، لكننا تعثرنا جميعًا على تلك الأخطاء التي تتطلب شرحًا. ربما يغير الخطأ المطبعي معنى ما تحاول فعلاً قوله. أو ربما هناك الكثير مما يجعلك تبدو أميًا قليلاً.
بدلاً من الأمل في أن يتجاهل المستلم الخطأ المطبعي كخطأ ، أخبره:
4. إرسال بريد إلكتروني للشخص الخطأ
يأتي هذا الخطأ ، مرة أخرى ، في سيناريوهين مختلفين. إما أن ترسل رسالة متعلقة بالشركة إلى Colleague Two بدلاً من Colleague One ، أو ترسل عن طريق الخطأ معلومات حساسة إلى شخص خارج الشركة.
بالنسبة للسيناريو الأول ، اكتب:
السيناريو الأخير ، بالطبع ، أكثر خطورة. قبل أن تتصل بالمستلم غير الصحيح ، تابع العواقب عن طريق إخبار مديرك بما حدث - ومعرفة مدى حساسية المعلومات التي تسربتها. بعد ذلك ، بناءً على إرشادات الأعلى ، اعتذر للطرف الخارجي ، واطلب منه بأدب أن يحذف رسالتك.
ما هي أخطاء البريد الإلكتروني اليومية الأخرى ، وكيف تتعافى منها؟ أخبرني عنها على تويتر؟
