حتى لو لم تكن في وضع يتطلب زيادة هائلة في العدد ، فقد يكون عليك استخدام Excel مرة أو مرتين على الأقل في حياتك المهنية. إنه أحد تلك البرامج التي تستخدم العديد من الاستخدامات المختلفة في مختلف الصناعات.
على سبيل المثال ، في أحد وظائفي القديمة ، لم نستخدم برنامج Excel لاستخدامه التقليدي في حساب البيانات المالية أو إنشاء الرسوم البيانية. بدلاً من ذلك ، استخدمنا عددًا من جداول البيانات لتتبع معلومات الاتصال بالموظفين ، وكذلك تواريخ استحقاق المهام والمشاريع القادمة في الأفق. وعلى الرغم من أنها أداة مفيدة بالتأكيد ، إلا أنها تحتوي على بعض القيود - التي تنقلني إلى البديل المفضل الجديد: Google Sheets.
عندما بدأت استخدامه لأول مرة ، ركلت نفسي لعدم إجراء التبديل عاجلاً. انها مبسطة وبسيطة ، وصديقة للجوال. على الرغم من أنه ليس بديلاً مثالياً لبرنامج Excel ، إلا أن هناك عددًا من المواقف التي يمكن القول إنها الخيار الأفضل.
إليك عندما أوصي بجعلها جدول بياناتك المفضل:
1. أنت تتعاون
في موقفي السابق ، كنت أصرخ غالبًا عبر الحجرات مع زملائي لمعرفة من الذي ترك ملف Excel الذي كنا نعمل عليه على جهاز الكمبيوتر الخاص بهم. على الرغم من أننا تمكنا جميعًا من الوصول إلى جدول البيانات ، إلا أنه من المنطقي أننا لم نتمكن دائمًا من الوصول إلى أحدث إصدار لأن شخصًا واحدًا فقط يمكنه تحديثه في وقت واحد. كانت محاولة الفرز عبر تكرارات متعددة محفوظة إزعاجًا كبيرًا - بعبارة ملطفة.
لذلك ، ما لم تكن معجبًا كبيرًا بإرسال الملفات ذهابًا وإيابًا ، أو حفظ إصدارات جديدة من جدول البيانات نفسه عدة مرات في اليوم ، فإن Google هي الطريق المتبع. يعتمد على السحابة ، مما يعني أنه يمكن لعدة أشخاص الوصول إلى الملف واستخدامه في نفس الوقت - ستنعكس جميع التغييرات في الوقت الفعلي.
يوجد أيضًا خيار لترك التعليقات ، لذلك إذا كان لديك سؤال حول سبب تغيير أحد شركائك لرقم أو إضافة عمود (أو أي شيء بالفعل) ، يمكنك إضافة ملاحظة سريعة. بالإضافة إلى ذلك ، هناك أيضًا طريقة لرؤية محفوظات المراجعة ، في حالة الرغبة في الرجوع إلى إصدار سابق. وظيفتها يجعل الاتصالات نسيم.
2. أنت تسحب البيانات في الوقت الفعلي
هذه واحدة من أروع الميزات التي اكتشفتها مؤخرًا فقط: نظرًا لأن البرنامج متصل بطبيعته بـ Google ، يمكنك إدخال صيغ لمعلومات الأسهم أو موجز ويب لـ RSS أو حتى استخدام ميزة الترجمة من Google.
ما يعنيه هذا هو أن صفحتك يمكن أن تسحب تلقائيًا البيانات التي قد جمعتها وجمعتها يدويًا من قبل. أدرك أن هذا استخدام مناسب ، لكن دعنا نقول أنك تريد أن تراقب بعض الأسهم ؛ كل ما عليك القيام به هو إدخال الصيغة واسم مؤشر الأسهم وفويلا: لقد قمت بإنشاء متتبع شخصي خاص بك يتم تحديثه في الوقت الفعلي (طالما كنت متصلاً بالإنترنت).
3. تحتاج إلى تحديث بشكل متكرر
كان من بين الأشياء الأولى التي استخدمتها في Google Sheets لـ (على أساس شخصي) تتبع تعليمي لليوغا ؛ أردت تسجيل الموقع والاستوديو والساعات وعدد الطلاب لأسباب ضريبية مستقبلية بالإضافة إلى تراكم ساعات التدريس. كانت الأوراق أكثر وضوحًا بالنسبة لي ، بسبب ميزة تطبيق الجوال المجانية بالإضافة إلى التنسيق البسيط.
على الرغم من أن استخدام الهاتف للصيغ المعقدة ربما ليس مثاليًا ، فقد كان مثاليًا للحصول على تحديثات سريعة ومتكررة أثناء التنقل.
إذا قمت بسحب جهاز كمبيوتر لإضافة جزء صغير من البيانات يبدو كأنه عمل روتيني ، فستجد الأوراق مفيدة لراحتها وتزامنها الفوري ؛ بمجرد إضافة المعلومات ، يتم تحديثها في كل مكان ، وليس فقط على هاتفك.
يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا احتفظت بقائمة مستمرة من الأشخاص الذين تقابلهم في أحداث التواصل أو عشاء العملاء ؛ يمكن أن تحتوي الورقة الخاصة بك على الاسم والتاريخ والمكان وأية معلومات ترغب في وضعها في الاعتبار لرسائل البريد الإلكتروني للمتابعة. أو يمكنك استخدامه لتتبع النفقات وأميال السفر لرحلات العمل.
خيارات كيفية استخدام البرنامج أثناء التنقل غير محدودة ؛ بخلاف معظم التطبيقات (مثل تلك الخاصة بالميزنة وإعداد القوائم وما إلى ذلك) ، يمكنك إنشاء أكبر عدد تريده من الأعمدة والصفوف.
4. أنت على ميزانية
سأظل هذا قصيرًا وحلوًا: الأوراق مجانية ؛ اكسل لا.
إذا كانت شركتك تدفع وتفضل برنامج Excel ، من الواضح أنك ستحتاج إلى التأجيل إليهم (إلا إذا كنت في وضع يتيح لك تقديم حجة واضحة للمحول). لكن ، إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن الخيار يبدو واضحًا للغاية.
لمستخدم Excel المتشدد ، أنا متأكد من أن لديك الكثير من الأسباب التي تجعلك تقف إلى جانب برنامجك - ومن المنطقي الالتزام به ، خاصةً إذا كنت في وضع مالي أو محلل بيانات وتستخدم آلاف الخلايا بقيمة البيانات التي لا يمكن أن تتعامل معها الأوراق أيضًا.
لكن بالنسبة للبعض منا ، ليس من المنطقي استخدام برنامج قائم على سطح المكتب في بيئة تزداد فيها التعاون. قد يجعل عملك أسهل قليلاً - ومن لا يريد ذلك؟
