البريد الإلكتروني. لا يمكن العيش معها. لا يمكن انجاز عملك دون ذلك. هل انا على حق؟
في العام الماضي ، أرسلنا أكثر من 2.5 مليار رسالة بريد إلكتروني. وهنا الأخبار السيئة. على الرغم من وجود كمية كبيرة من الكراهية ، من المتوقع أن ينمو هذا العدد فقط. المجلد يمثل مشكلة ، كما هو الوقت الذي تقضيه فيه. في الواقع ، تقول التقارير أنك تتحقق منها حوالي 36 مرة في الساعة. 36 مرة. في ساعة واحدة.
بمجرد أن تبدأ في الاهتمام بما يوجد في صندوق الوارد الخاص بك ، يستغرق الأمر حوالي 16 دقيقة لإعادة تركيز انتباهك على عملك الآخر. أوه ، وإذا كنت بحاجة إلى مستند تم دفنه في بريدك الإلكتروني في مكان ما ، فسوف يستغرق الأمر حوالي دقيقتين للعثور عليه. افعل الرياضيات: هذا يضيف بسرعة إلى طاعون على إنتاجيتك.
كنت في حاجة إليها للقيام بعملك. لا يمكنك التخلص منه كعادة سيئة. في الواقع ، لا شك في أن شيئًا ما تعتمد عليه بشدة للحصول على معلومات أو موافقة أو إجابات من زملائك حتى تتمكن من الحصول على عمل.
ولكن إذا لم تكن واضحًا بشأن ما تريده من الآخرين عند إرسال بريد إلكتروني ، أو إذا لم تطرح أسئلة جيدة ، تذكر ذلك 36 مرة في الساعة؟ نعم جيد ، شاهد هذا التقدير زيادة كبيرة. أشك في أن هذا يبدو جذابا. إليك أربع نصائح يمكنك استخدامها لتقليل التبادلات وتسريعها والتواصل بشكل أفضل من أي وقت مضى.
1. توضيح سؤالك
هل سبق لك أن طرحت فكرة على أحد الزملاء وانتهت بـ "أفكار؟" إذا كان هدفك هو الحصول على مدخلات من شخص ما في الموعد النهائي أو اتجاه المشروع أو توصية بشأن الخيارات ، فيجب أن تقدم له شيئًا أكثر محددة للعمل مع. بعد كل شيء ، فهو لا يريد أن يقضي أي وقت في محاولة لفك تشفير رسالتك أكثر مما تريد قضاء قراءة رده.
إذا كنت قد أرسلت للتو خطة تحتاج إلى إجراء ، على سبيل المثال ، بدلاً من أن تنتهي بالنهاية المفتوحة والغامضة ، "خاطرة؟" اطرح سؤالًا محددًا ، مثل "ما الذي يتطلبه الأمر لتنفيذ هذه الخطة بشكل واقعي بحلول الأسبوع المقبل ؟ اسمحوا لي أن أعرف ما إذا كان هناك أي شيء يمكنني القيام به للحصول عليه في أسرع وقت ممكن. "سيكون زميلك قادرًا على الاستجابة بسرعة وبشكل مباشر ، وستحصل على استجابة عالية الجودة.
2. قطع لمطاردة
سارة ، العضو في مشروع Type A الذي تعمل معه بشكل متكرر ، يريد كل شيء قبل الموعد المحدد بأسابيع. انها في ذلك مرة أخرى. يمكنك الحصول على بريد إلكتروني للتسليم مع مهلة قصيرة يبعث على السخرية. أنت محبط وإغراء الرد ، "هل يمكنك أن تعطيني المزيد من الوقت في هذا المشروع؟" على أمل إعادة التفاوض بشأن الموعد النهائي. إذا قمت بذلك ، فسيستغرق الأمر ستة دزينة من الردود لحل الجدول الزمني وحده.
بدلاً من ذلك ، أخبر زميلك ما لديك القدرة على القيام به ، وترك الأمر عند هذا الحد. "يا سارة ، لدي ثلاثة مشاريع أخرى ذات أولوية في طابور بلدي الآن. سأنهي هذا بنهاية اليوم الخميس المقبل. إذا كنت قادرًا على القيام بذلك في وقت أقرب ، فسوف أخبرك بذلك. شكرا على سعة صدرك. "بوم. منجز.
3. وقف التماس الأسئلة
تنشئ بعض الرسائل بريدًا غير ضروري لأنك تقوم بدعوة الردود عن غير قصد. لتجنب ذلك ، توقف عن الإغلاق بـ "هل هذا منطقي بالنسبة لك؟" بدلاً من ذلك ، قل "أخبرني إذا كانت لديك أسئلة." إذا كان لدى المتلقي استعلام ، فسوف يُعلمك بذلك ؛ خلاف ذلك ، سيعرف أنه لا توجد استجابة ضرورية.
يمكنك أيضًا أن تقفل بشيء مثل ، "اسمحوا لي أن أعرف إذا لم نكن متحاذين مع هذا" أو "أخبرني ما إذا كنت تريد التحدث عن هذا أكثر من ذلك." هذه اللغة المختصرة توضح أن المحادثة مغلقة ما لم يكن هناك قضية على نهاية المتلقي.
4. لا تهمل العنوان
سطر الموضوع في رسالتك هو الكفاءة الذهبية. استخدم هذا العقار لإعطاء القارئ معلومات عن مقدار الاهتمام الذي يحتاجون إلى إنفاقه ومتى. رئيس تلك رسائل البريد الإلكتروني الزائدة في المرور.
استخدم عنوانك للإشارة إلى الاستعجال ، والتسليم ، والجدول الزمني. على سبيل المثال ، يمكن أن يقرأ العنوان شيئًا مثل ، "الإجراء الذي احتاجه ظهر الجمعة | مشروع Acme من المقرر الأسبوع المقبل. "
الآن يعرف قارئك أن هذا سيتطلب بعض الاهتمام. إنها تدرك أن هناك موعدًا نهائيًا للاستجابة والعمل يجب أن تركز عليه لإكماله الأسبوع المقبل. هذا البيان الملموس الوحيد يمنع طن من الخلف والخلف.
بالنظر إلى مقدار الوقت الذي يتطلبه البريد الإلكتروني والاهتمام ، كمُرسِل وجهاز استقبال ، يمكنك معرفة كيف ستساعد بعض التقنيات البسيطة في إرسال الرسائل التي تولد عددًا أقل من الردود في المقابل وتحسن التواصل العام بينك وبين زملائك في العمل أو العملاء . لن يكون ذلك رائعا؟ عندما تجعل اتصالك فائق الكفاءة ، لن تشعر فقط بتحكم أكبر في صندوق الوارد الخاص بك ، وسيقدر زملاؤك مدى فعالية مساعدتكم كذلك.
ولكن ، ضع في اعتبارك أنه في بعض الأحيان يكون أفضل رهان هو جعل المحادثة بلا اتصال بالإنترنت. كقاعدة عامة ، إذا لم تتمكن من حل المشكلة في ثلاث عمليات تبادل للبريد الإلكتروني ، أو حدث سوء اتصال بسبب سلسلة رسائل طويلة مجنونة ، فاقترح محادثة مباشرة حتى تتمكن من حل المشكلة بسرعة.
