إذا قلت كلمة "التقاء" لفريقك ، فمن الأرجح أن تقابلك آهات وغمغات "لماذا؟" بدلاً من "هيك"! لا يمكننا الانتظار! "
أحد الأسباب التي تميل الكثير من الاجتماعات إلى تجاوزها بشكل سيء هو أنها لا تبدأ بشكل صحيح. كما لاحظت على الأرجح ، غالبًا ما تحدد الدقائق القليلة الأولى نغمة ما تبقى منها. إذا لم يكن لها بداية قوية ، فسيخرج أعضاء فريقك عن مسارهم أو ينفصلون عن المسار الصحيح. وأنت لا تعرف شيئًا أسوأ من قيادة النقاش ورؤية الناس يبدأون في التسلل إلى هواتفهم.
بالطبع ، إذا كنت قد استغرقت وقتًا للتحضير ، يمكنك تجنب ذلك. بعد كل شيء ، لا ينبغي أن تعقد اجتماعاتك على الطيار الآلي. لا تحتاج إلى بدء تشغيل كل منها بمجرد البدء في جدول الأعمال والمشي على الأقدام. بدلاً من ذلك ، يمكنك تشغيله بعدة طرق.
1. أخبر الجميع ماذا عن الاجتماع
يتم ضبط معظم الناس في WIIFM (ما في ذلك بالنسبة لي؟). لإشراك الحاضرين ، عليك أولاً تذكيرهم لماذا يجلسون في غرفة معك ، ويتم سحبهم بعيدًا عن عملهم. نعم ، ربما ذكرت شيئًا ما عند إعداد الاجتماع ، لكن من الجيد دائمًا إعادة تحديد الغرض. (تلميح: إذا لم تتمكن من التوصل إلى غرض مقنع ، فيجب عليك إلغاء الاجتماع.)
ثم ، تابع الأمر مع سبب وجود فريقك على وجه التحديد لمناقشة هذه المسألة. لا تحتاج إلى الإشارة إلى كل عضو ومشاركة سبب الحاجة إليه في الاجتماع ، ولكن عليك توضيح أن الجميع هناك لسبب ما. "كفريق تسويق للشركة ، يجب علينا أن نتوصل إلى ثلاث أفكار قوية لتنمية جمهورنا في الربع القادم" أو "أوصى مديرك بالجميع في هذه الغرفة بسبب مهارات مؤسستك." (مرة أخرى ، إذا كان هناك شخص ما في الاجتماع الذي ليس له هدف ، لا يحضره.)
2. تشجيع الإيجابية
كيف تبدأ الاجتماع تميل إلى أن تملي كيف يذهب بقية. إذا بدأ الاجتماع بالشكوى والإمساك والأنين ، فقد ينتهي هذا أيضًا. من ناحية أخرى ، إذا فتحت مع التفاؤل ، يمكن أن يكون لها تأثير إيجابي على ما تبقى من المناقشة.
يمكنك أن تطلب من أعضاء فريقك مشاركة كل شيء على ما يرام. أو ، إذا كانت المجموعة كبيرة جدًا ، فيمكنك البدء بالإشادة بالمجموعة على إنجازها الأخير - سواء أكان كبيرًا أم صغيرًا. بغض النظر عن ما يحدث داخل شركتك أو إدارتك ، من المهم أن تبدأ المحادثة في مذكرة راقية. وإلا ، يبدأ الأشخاص في ربط الاجتماعات بالمحاضرات والأخبار السيئة والتقارير المخيبة للآمال.
3. حصة إحصائية مفاجئة أو مؤثرة اقتباس
اقتباس إحصائي أو ثاقب مذهل ليس مجرد فتاحة جيدة لخطاب ؛ يمكن أن يكون أيضا العلف لمناقشة كبيرة. اسمح لفريقك ببضع دقائق لمناقشة ما يعنيه قبل الانتقال إلى الهدف الرئيسي للاجتماع.
من الواضح ، يجب أن يكون الإحصاء أو الاقتباس الذي يرتبط بطريقة ما بمحتوى الاجتماع العام. ربما تكون أرقامًا من توقعات النمو الأخيرة للشركة ، أو ربما تكون عبارة عن اقتباس صادم من دراسة جديدة في الصناعة. مهما كان الأمر ، يجب أن يكون مناسبًا بما يكفي للحفاظ على تركيز فريقك وعلى المسار الصحيح.
4. أخبر قصة
يمكن للقصة أن تعلّم أخلاقيًا ، أو تغرس درسًا مهمًا ، أو حتى تضحك الناس. أفضل جزء في الأمر هو أنه لا يأتي من فمك ، والذي يخفف من "الضربة" (إذا كانت هناك حاجة إلى تليين ضربة).
مثل الاقتباس أو الإحصاء ، يجب عليك مشاركة قصة تتعلق بالاجتماع بطريقة أو بأخرى. ومع ذلك ، لديك المزيد من المرونة هنا. على سبيل المثال ، يمكنك مشاركة قصة نجاح ؛ شيء سار بشكل جيد مع أحد العملاء ، أو أحد أعضاء الفريق الذي تجاوز نداء الواجب. أو يمكنك التحدث عن شيء قرأته مؤخرًا والذي يتضمن عرضًا منتجًا ناجحًا بشكل لا يصدق جعلك تعيد التفكير في الاستراتيجية التي وضعت في البداية. يميل الناس إلى الارتباط جيدًا بحكاية بغض النظر عن السياق. ناهيك عن أنه يشترك في عملية التفكير ، بدلاً من مجرد التفكير.
الاجتماع الجيد هو نوع من الفن ، لذا امنح نفسك بعض الوقت لمعرفة التدفق. قد لا تسير الأمور بشكل مثالي في المرة الأولى ، ولكن هناك دائمًا مجال للتحسين إذا بذلت جهدًا لإنجاحها.
