في عالم التحميل الزائد للبريد الإلكتروني ، هل من المفاجئ حقًا أن تشق شخصياتنا طريقتنا في كيفية الرد على الرسائل؟
ربما رئيسك ، الشخص الذي يجعلك تتساءل ما إذا كان إسبرسو عن طريق الحقن هو شيء ، قادر على الرد في غضون ثوانٍ من ضربك "إرسال" - مما يجعلك تتساءل ، مرة أخرى ، إذا كان قد أمضى لحظة بدون اتصال.
بينما تحب الفورية من ردوده ، أنت تعرف أيضًا أنه لا يمكنك تبني أسلوبه ، على الرغم من أفضل نواياك. وهذا لأنك شخص منهجي وثابت - والذي يترجم إلى شخصيتك في صندوق الوارد المتساوي.
هل أنت مهتم بمكان تندرج في عالم شخصيات البريد الإلكتروني؟ إليك الأنواع الخمسة الأكثر شيوعًا التي ستظهر لك في أي بريد وارد. ربما سترى نفسك؟
1. شيطان السرعة
تعرف باسم الشخص الذي لا يترك أي شخص معلقًا - ولا حتى لمدة ساعة (ما لم تكن غداءًا بالطبع ، ولكن حتى ذلك الحين ، يتم لصق عينيك على هاتفك). بمجرد أن تصل رسالة بريد إلكتروني ، فأنت تقوم بذلك وتضغط على الرد.
على الرغم من أنه من الجيد أن تكون في مقدمة رسائلك ، إلا أنه إذا كنت تستخدمه كبديل عن العمل الحقيقي الذي تتجنبه ، فهذه مشكلة. من الجيد إزالة قائمة الانتظار ، ولكن إذا كنت لا تزال راسخًا في صندوق الوارد الخاص بك بعد ثماني ساعات ، فقد تكون مدمنًا على إكمال المهمة السهلة المتمثلة في إطلاق الردود ، بدلاً من الغوص في العمل الحقيقي الذي يتطلب قوة عقلية حقيقية.
2. The Ghoster
أوه ، كيف أحب أن أقول "الظلال" موجود فقط في المواعدة ، ولكن الحقيقة هي أن هذه الممارسة شائعة جدًا في الأوساط المهنية أيضًا ؛ في الواقع ، كان يحدث طالما أننا نتوافق مع بعضنا البعض. ولكن الآن ، ومع كل الأشياء الرقمية ، وبالتالي ، لا يمكنك إلقاء اللوم على عدم وجود استجابة على شاحنة بريد مفقودة أو حتى اتصال هاتفي غير صحيح - فهذه ليست مجرد أعذار شرعية.
أنت مذنب في الظلال إذا كنت الشخص الذي تفضل ترك رسائل البريد الإلكتروني - خاصة تلك التي لست متأكدًا من كيفية الرد عليها - لتظل في صندوق الوارد الخاص بك. لا تخدع نفسك في التفكير في أن أي شخص يشتري مبرر "لقد تركته بطريق الخطأ في مجلد المسودات".
لذلك سأقول ما قد يرغب زملائك في العمل في أن يخبركوا به: أي رد ، (أي تقريبًا) ، أفضل من الصمت التام للراديو. حتى ملاحظة سريعة ، "حصلت على رسالتك ، والعمل على التفاصيل!" أفضل من ترك فريقك يتساءل عما إذا كان سؤالهم قد وقع في ثقب أسود كامل.
3. المحرض العرضي
هناك دائمًا شيء ما في الأخبار حول موقف الرد بالكامل مع نتائج كارثية. وإذا كنت مذنباً بهذا مرة أو مرتين ، فلا توجد مشكلة كبيرة.
ولكن ، عندما تقوم بتفريق فريقك في كل ما تتلقاه ، دون التحقق مما إذا كان ذلك وثيق الصلة بالفعل بزملائك في العمل ، فإنك تخاطر ليس فقط بإزعاج زملائك ، بل تفقد أيضًا أهميتك.
على الرغم من أنك مجتهدة وحذرة منك في محاولة لإشراك الجميع في كل وقت ، فكر في حقيقة أن الكثير من الناس يفضلون رفع السرعة في وقت لاحق ، عندما يكون من الضروري لهم المساهمة فعليًا.
4. الغائب
ربما ترغب في الحصول على جو من الغموض فيما يتعلق بمكان وجودك. أو ربما كنت ببساطة مذنبًا في نسيان تشغيل الرد التلقائي وإيقاف تشغيله. أيا كان الأمر ، فإن عطلاتك المتكررة أو أيامك المرضية أو غياباتك الغامضة تجعل زملائك يشعرون بالغيرة أو الإحباط أو الضيق التام. عندما يرى زملاء العمل هذا الرد التلقائي - مرة أخرى! - يضطرون إلى تخطي طلب المدخلات الخاصة بك والانتقال إلى الشخص التالي.
إذا كنت ترغب في تنمية ثقة زملائك واحترامهم ، فافعل ذلك في صالحك وفكر ملياً قبل طرح رد غير ضروري خارج المكتب. ربما يعمل إصلاحك على تكييف الرسالة وفقًا لموقفك الدقيق ، مع إبقاء نطاق تاريخ الرد التلقائي على الحد الأدنى المطلق.
5. صانع الأخطاء
"عفوًا ، آسف! هنا المرفق ".
تبدو مألوفة؟ ربما تكون سريعًا في الزناد ولا يمكنك المساعدة في إيقاف تشغيل رسالة بريد إلكتروني ، فقط لكي تدرك فيما بعد أنك قد نسيت خطوة أساسية تذكرت بها عندما يقوم ستة من زملائك في العمل بالاتصال بك على سطح الشريحة الذي نسيت إضافة.
وغالبًا ما تجد نفسك مع 65 سلسلة بريد إلكتروني مختلفة لأنك نسيت الإجابة عن اثنين من ثلاثة أسئلة لمشرفك ، أو ترك السؤال الأخير في استبيان الموارد البشرية فارغًا.
يجب التحقق من الحاجة إلى السرعة عند باب المثل عندما تطرق تلك الردود. فقط لأنك تحاول الخروج من الباب ، فهذا لا يعني أنه من الجيد أن تتعجل ثم تثير ردود فعل قذرة. هل تفضل زملائك في العمل (وصندوق البريد الوارد الخاص بك) ، وتأكد أنك أجبت على كل سؤال ، وقم بإرفاق جميع المستندات ذات الصلة قبل إطلاق الرد.
لذلك ، ربما تكون قد نجحت في هذه القائمة ويمكنك تسمية زميل في العمل (أو رئيس) لكل نوع ، ولكن ليس لنفسك. حسنا ، مبروك! لقد تجنبت بعض العادات الأكثر شيوعًا ، وهذا سبب لإرضاء نفسك من الخلف.
ولكن ، قبل أن تغادر نفسك تمامًا ، لا تنس بعض الأشياء الأصغر التي قد تجعلك تبدو عن غير قصد أقل ثقة أو وقحًا مما تنوي. لا أحد يتوقع منك أن تكون نجماً للبريد الإلكتروني ، ولكن هناك الكثير من الأسباب لمحاولة التحسين ، خاصة بعد أن تلاحظ عاداتك المعيبة.
