أنا لست عالم رياضيات ، ولكني أقدر أنني أتلقى ما بين 100 إلى أربعة مليارات بريد إلكتروني يوميًا. وبقدر ما أرغب في الرد على كل واحد ، فإن ذلك غير ممكن. ليس إذا كنت أرغب في القيام بأشياء أخرى في حياتي ، مثل الاطلاع على قائمة المهام الخاصة بي والاتصال بالعينين مع البشر.
لذلك ، كيف يمكنني تحديد من الذي يحصل على استجابة ومن الذي يضيع في صندوق الوارد الخاص بي إلى الأبد؟ حسنًا ، أرتدي زي إلهي وأغمض عيني ونرى ما يحدث.
مزاح ، تحولت هذه الاختراق الإنتاجية إلى تمثال كامل. بدلاً من ذلك ، أعمل من خلال رسائلي بأفضل النوايا. التركيز على أفضل النوايا لأن العناصر تتسلل عبر الشقوق. وإذا فعلوا ذلك ، فعادةً ما يكون ذلك للأسباب التالية:
1. أنت لم تفكر في توفر بلدي
أرى هذا يطفو على السطح وأعتقد "بالتأكيد!" ومع ذلك ، يمكنني فتح المرفق وأرى أنه 65 صفحة. وهذا ما يقرب من 64 صفحة أكثر مما أستطيع قراءته في الدقائق العشر التي أمتلكها اليوم.
في عالم مثالي ، قمت بمسح جدولي الزمني ، وتطوير مهارتي لمضاعفة سرعة القراءة الخاصة بي ، وإعطائي ملاحظاتك الرائعة. لكن من المرجح جدًا أنني سأفترض أنني سأكون قادرًا على "إيجاد الوقت" في مرحلة ما ، ثم لن أكون قادرًا على القيام بذلك ، ومن ثم لا أتذكر استلام ملاحظتك حتى ينتهي وقت اجتماعك.
بمجرد أن تعرف أنك تريد "أفكارًا" لشخص ما ، أرسل هذا: أرغب في الحصول على ملاحظاتك على عرضي المؤلف من 65 صفحة قبل يوم الجمعة المقبل. أعلم أن هناك الكثير لقراءة ، لذا اسمحوا لي أن أعرف متى سيكون الوقت مناسبًا لي لإرساله.
2. أنت لم تسأل أي شيء على الإطلاق
قلت عرضك التقديمي للأسبوع المقبل هو هنا. وبالفعل ، فهي هنا ، مرفقة بهذه الرسالة كما وعدت.
لكنني لست متأكدًا حقًا مما تحتاجه مني الآن. هل ترغب في ردود الفعل العامة؟ تأكيد أن رأيته؟ ربما وجه الغامض الرموز التعبيرية؟
يجب أن تتضمن كل رسالة بريد إلكتروني واحدة الخطوة التالية (حتى إذا كان "لا يوجد رد مطلوب"). لا ترغب أبدًا في ترك المتلقي يفكر ، "أم ، حسنًا ، شكرًا؟"
جرب هذا على الحجم: إليكم العرض التقديمي ليوم الجمعة المقبل. أحب خبرتك في اختيار ميم SFW المناسب. اعلمني ان كانت لديك اي فكرة!
3. أنت لم توضح لماذا دعيت لحزب CC
مرحبا ، مرحبا ، لماذا أنا هنا؟ على الرغم من أنه من دواعي الشرف دائمًا أن أدرج في ما سوف يتحول إلى سلسلة بريد إلكتروني لا تنتهي أبدًا تطارد أحلامي ، إلا أنني أرى ذلك وأنا في حيرة من أمري. هذه هي المرة الأولى التي أسمع فيها عن هذا المشروع ، وبدون أي سياق ، لا يمكنني أن أستنتج شيئًا تقريبًا عن سبب تجوّل حلقي.
بدلًا من "إدخال حلقات على الناس" وعلى أمل اكتشافها ، حدد ما تريده من الجميع: جيني: هل يعمل الجدول الزمني أدناه لفريقك على إنشاء مذكرات لـ SFW؟ توم: هل يمكنك التحقق مرة أخرى مما إذا كانت آمنة بالفعل للعمل؟
4. أنت لم تستخدم تاريخ الاستحقاق
في حين أن لدي كل نية للرد على هذا ، ربما لن. وهذا ليس لأنك طلبت استعارة قطة بدون أي سياق على الإطلاق. ولكن بدلاً من ذلك ، قبل أن أتمكن من التفكير في الاستجابة ، يجب أن أعود إلى كل من سقط في صندوق الوارد الخاص بي مع تحديد موعد نهائي واضح. لذلك سوف يستمر هذا الأمر في التراجع إلى قائمتي حتى أنسى معنى "إرسال تفاصيل قطة ديف".
تفضل لنفسك ورمي في الوقت أو التاريخ الذي تحتاج إلى استجابة من قبل. إنها سهلة كما يمكنك أن تخبرني بعد ظهر يوم الخميس إذا كان لديك قطة يمكنني الاقتراض من أجل عرضي التقديمي يوم الجمعة؟
5. أنت لم تستخدم كلمات كافية أعرفها
لن أرد على هذا لأنني لا أستطيع الرد على هذا.
جزئيًا لأنني لا أعرف حتى من أين أبدأ في إجابتي وجزئيًا لأنني لست متأكدًا مما إذا كان ذلك سيؤدي إلى فيروس من أي روبوت اخترق صندوق الوارد الخاص بك.
أعط بريدك الإلكتروني مرة واحدة سريعة وتأكد من أن كل كلمة بها حرف واحد على الأقل. حسنًا ، حسنًا ، أنت مشغول - تأكد من أن معظم الكلمات تفعل.
مع استثناء نادر للغاية ، زملائك في العمل ليسوا من القراء. ولا هي مثالية. إنهم مجرد أشخاص مثلك يحاولون البقاء على رأس البريد الوارد ، أثناء قيامهم بعملهم ، بينما يناقشون ما سيأكلونه لتناول العشاء لأن الغداء كان قبل ساعة وهم يعانون بالفعل من الجوع مرة أخرى (أوه ، أنا فقط؟).
على الرغم من أنني لا أستطيع أن أضمن أن أخذ جميع توصياتي سوف تحصل على معدل استجابة 100 ٪ ، فإنه يوفر لك أفضل بكثير. وإذا كان يمكنك الحصول على ذلك بكتابة بعض الكلمات الإضافية ، فلماذا لا تأخذها؟
هل تركت أي شيء؟ قل لي على تويتر!
