كمدير ، تمتلئ حياتك اليومية بالتواصل: قيادة الاجتماعات ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني ، وتقديم العروض التقديمية ، والتوقف عن طريق مكاتب موظفيك للدردشة.
لكن مشغول بقدر ما تشعر به مع هذا التفاعل ، قد لا تكون في الواقع التواصل بشكل فعال. على الرغم من كل المحادثات التي تجريها على مدار اليوم ، فقد يكون فريقك في حيرة من أمرك بشأن أولوياتك وأهدافهم وواجباتهم. وهذا يمكن أن يؤدي بسرعة إلى توقعات لم تلب ومشاكل الأداء المتصورة.
لتتأكد من أن فريقك متزامن ، احترس من هذه العلامات الخمس التي تشير إلى أن اتصال فريقك متوقف ، حتى تتمكن من إعادة تعيين المحادثة والعودة إلى المسار الصحيح.
1. العمل مكرر
عندما لا يتم توصيل العمل بشكل صحيح ، عادة ما يحدث الالتباس. مثال مثالي: عندما مرت شركتي بعملية اندماج حديثة ، كان هناك فريقان للاتصالات كان يجب أن يجتمعوا - مع مديرين ومستويين من المديرين وفرق من المنتسبين. فجأة ، كان من المفترض أن نكون واحدًا.
ولكن مع عدم وجود اتصال فعال ، كان عكس ذلك تماما. لم يكن أحد يعلم ما الذي يتحمله أي شخص آخر ، لذلك استمر كل عضو في الفريق في القيام بما فعله دائمًا. أقوم بتحرير جزء من المحتوى لرئيسي ، في حين أن زميلي في العمل قام بتحرير نفس القطعة لرئيسها. في النهاية ، كان لدينا قطعتان مختلفتان التحرير وليس لدي أي فكرة عما يجب القيام به أيضًا. لقد ضاعفنا الجهود ، مما نتج عنه الكثير من العمل الشاق الذي لا يمكن استخدامه فعليًا - لأنه تم بالفعل.
2. … أو لم يتم على الإطلاق
يعد الاتصال الواضح هو المفتاح عند تعيين مشاريع لأحد أعضاء الفريق. كان لديّ رئيسًا مؤخرًا لديه طريقة متمنية جدًا للحديث عن المشاريع. لقد كتب لي بريدًا إلكترونيًا طويلًا متعرجًا ، من شأنه أن يتجول في مشروع محتمل. "أتساءل عما إذا كان ينبغي لنا كتابة بيان صحفي حول هذا؟" "لست متأكدًا مما إذا كان بإمكاننا الحصول على عرض أسعار عميل سينجح".
بالنسبة لي ، كان هذا يعني أنه لا يزال يفكر في الأمر ، لذلك يمكنني متابعة مشاريعي الأخرى. بالنسبة له ، كان هذا يعني نعم ، يجب أن أبدأ في صياغة البيان الصحفي ومعرفة وضع الاقتباس بمفردي. عندما راقب التقدم الذي أحرزته ، لم يكن لدي أي شيء للإبلاغ عنه - لأنه في رأيي ، لم يعطِني الضوء الأخضر.
في النهاية ، لم يتم إنجاز العمل ، ولم يتم الوفاء بالمواعيد النهائية ، وتوقف التقدم.
3. المنتج النهائي ليس هو ما تتوقعه
قام أحد زملائي مؤخرًا بالتدريب. لم تكن تدار من قبل ، لذلك كان هذا هو ذوقها الأول للتحدي المتمثل في توصيل التوقعات مع موظف. بدأت بما اعتقدت أنه مهمات واضحة إلى حد ما ، لكن عندما استلمت العمل منه ، لم يكن الأمر قريبًا مما اعتقدت أنها طلبت منه. في كل مرة ، كانت تلجأ إلي وتسأل ، "هل أنا مجنون؟"
كانت الحقيقة القاسية أن هناك شيئا ما في التواصل كان مطفأ. إما أنها ، كمديرة ، لم تشرح ما أرادت بعبارات واضحة ، أو أن الموظف لم يكن يؤدي دوره في طرح الأسئلة التوضيحية لتحديد ما يحتاجه لتقديمه أو مزيج من الاثنين معا.
وفي كلتا الحالتين ، كان من مسؤوليتها الشروع في تغيير بحيث يمكن تحسين التواصل - والعمل.
4. هناك صمت على نهاية واحدة
أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا - والأكثر شيوعًا - إذا كان هناك طرف واحد يهيمن على المحادثة.
على سبيل المثال ، كما في القصة أعلاه مع زميلي في العمل ، كانت تسير في طريقها كمديرة جديدة ، وتخصيص المشاريع ، وتدريب موظفيها ، وإبلاغ الأهداف. وعلى جانب الموظف؟ راديو الصمت.
ومن الشائع أيضا العكس. ذات مرة كان لدي مدرب كان مقره في ولاية أخرى ، وسأذهب لأسابيع (حرفيًا ، أسابيع!) دون أن أسمع منه. كنت أواصل عملي المعتاد ، وأطلق بعض رسائل البريد الإلكتروني عليه وأحاول الاتصال من حين لآخر ، ولا شيء. إلى جانب محادثة نادرة لمرة واحدة ، تركت لأجهزتي الخاصة.
5. ليس لديك نفس الأولويات
عندما يعمل موظفوك على مهام متعددة في وقت واحد (والتي ربما تكون دائمًا) ، فإنهم ملزمون بإعطاء الأولوية لبعضها على مهام أخرى. ولكن عندما لا تكون واضحًا فيما يتعلق بأهدافك وأولوياتك ، فإن محاذاة أهدافك وقائمة مهامها هي أول من يذهب.
فجأة ، أنت بحاجة إلى المنتج النهائي لمهمتك ذات الأولوية القصوى. أنت تتحول إلى الموظف المعين ، لكنها تعطيك نظرة على الأسئلة. "لقد كنت أعمل على موجز العميل الآخر طوال الأسبوع. اعتقدت أن هذا هو ما تحتاجه. "
يعني التواصل الجيد أن كل فرد في فريقك - بما في ذلك أنت - موجود في نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بالمشاريع التي توجد في أعلى قائمة الأولويات ، والتي يمكن أن تنتظر إلى وقت لاحق.
بصفتك مديرًا ، يمكن أن يكون من السهل إلقاء اللوم على هذه المشكلات على عوامل أخرى: الموظفون لديك ضعفاء الأداء ، أو أنهم لا يستمعون ، أو أنهم ببساطة لا يستبعدون الأدوار التي يقومون بها.
ولكن بصدق ، لا يمكنك البدء في إلقاء اللوم على مشاكل الأداء حتى تغزو المشكلة الأكبر. جوهر المشكلة - والمكان الذي تحتاجه لبدء معالجته - هو في اتصال فريقك. وكمدير ، يبدأ معك. حاول إصلاح الطريقة التي تتفاعل بها مع فريقك ، وستجد أن العديد من المشكلات الأخرى التي تواجهها عادةً يتم حلها أيضًا.
