العمل الجماعي هو واحد من أهم الجوانب في مكان العمل الحديث. ومع ذلك ، فإن توفر الإنترنت على نطاق واسع يعني أن أعضاء الفريق يمكن أن يكونوا في أي مكان في العالم. لذلك لكي يكون العمل الجماعي فعالاً ، من المهم بالنسبة للشركات أن تتبنى ممارسات وتقنيات العمل الحديثة التي تساعد زملاء العمل ، أينما كانوا ، على مشاركة عملهم بطريقة بسيطة وفعالة. هذا هو المكان الذي تأتي فيه أداة تعاون جيدة عبر الإنترنت. إذا كنت تفكر في اعتماد أدوات التعاون عبر الإنترنت - أو اقتراح اعتمادها - فإن قائمة فوائد التعاون عبر الإنترنت أدناه قد تساعدك أنت ومؤسستك في اتخاذ قرار بشأن هذه التقنية المفيدة .
من السهل متابعة المشاريع
تشتمل أدوات التعاون عبر الإنترنت على مجموعة متنوعة من إمكانات تتبع المشروعات التي تسهّل على أعضاء الفريق مشاهدة تطور مشروع من اليوم الأول. من تعقب الأشخاص الذين أجروا أحدث التغييرات على مستند ، إلى كيفية عمل المستند قبل التغييرات ، لوضع علامة على أحد الزملاء لمراجعة المستند ، لم يكن من السهل إدارة المشروع. تعمل أدوات التعاون عبر الإنترنت على إزالة الحاجة إلى استخدام البريد الإلكتروني كوسيلة أساسية للتواصل مع أعضاء الفريق ، بحيث يتم إزالة الحاجة إلى البحث في علبة الوارد عن المستند المفقود ، على سبيل المثال ، تمامًا.
يمكن أن يكون أعضاء الفريق في أي مكان
طالما كان لديهم اتصال بالإنترنت ، يمكن لأعضاء الفريق العمل عن بعد من أي مكان في العالم. وهذا يعني أنه من الممكن أن يكون الفريق مشتتًا تمامًا ، بينما لا يزال يعمل بطريقة منظمة. يمكن لزملاء العمل في ولايات مختلفة أو حتى بلدان العمل بسهولة معًا في نفس المشروع ، مما يساعد المؤسسات على تشكيل أفضل فريق ممكن للمشروع ، بغض النظر عن موقع الموظفين. ويعني ذلك أيضًا أنه في الوقت الذي يكون فيه الموظفون بعيدًا عن المكتب في رحلة عمل ، إلا أنهم لا يحتاجون إلى الانفصال عن المشروع ، ويمكنهم المساهمة فيه كما لو كانوا على مكاتبهم.
سهولة الإبلاغ
تقريبا جميع مشاريع العمل لديها نوع من التقارير المرتبطة بها ، ووقت الإبلاغ عادة ما يكون مرهقا. في بعض الأحيان ، من السهل أن تفقد بعض الأنشطة التي تم تنفيذها لمشروع معين ، خاصة عندما تعمل مع فريق كبير. ومع ذلك ، فمن خلال استخدام أداة تعاون جيدة عبر الإنترنت ، من السهل إنشاء تقارير مفصلة بسرعة تتضمن جميع الأنشطة المرتبطة بمشروع معين ، مما يمنح أعضاء الفريق مزيدًا من الوقت للعمل على الأنشطة المولدة للنتائج.
يتم تنفيذ الإجراءات بسرعة
باستخدام أداة تعاون جيدة عبر الإنترنت ، لم تعد هناك حاجة لترتيب اجتماع أو مكالمة هاتفية من أجل مراجعة المستندات. يمكن تحميل المستندات إلى الأداة ، ويمكن إعلام المراجعين تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني بأنه تم تحميل المستندات. بعد ذلك ، يمكن للمراجعين إضافة تعليقات إلى المستند وإجراء أي تغييرات ضرورية وإبلاغ جميع أعضاء الفريق بأن المستند قد تمت مراجعته وأنه جاهز. هذا يجعل الأمر أسهل بكثير للحفاظ على سير عمل منتظم ومنظم في مشروع ، مع أعضاء الفريق يساهمون على الفور عند الضرورة.
المستندات كلها مخزنة في مكان واحد
هذا يجعل من السهل على جميع أعضاء الفريق الوصول إلى جميع الوثائق اللازمة ، بغض النظر عن موقعهم. كذلك ، لا يتعين على الموظفين حفظ المستندات على جهاز USB أو وسائط تخزين أخرى إذا كانوا يخططون للعمل عن بعد ، ويمكن رؤية أي تحديثات لمستند على الفور. لا توجد حاجة إلى إرسال نسخ مختلفة من المستند عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا ، ويعرف أعضاء الفريق في جميع الأوقات أين يمكنهم العثور على أحدث إصدار من المستند.
