تسمح علبة البريد المشتركة للعملاء والموردين وغيرهم بإرسال بريد إلكتروني إلى عنوان مركزي حيث يمكن لأي شخص في فريق رؤية هذه الرسائل والرد عليها.
ما هو Office Shared Mailbox؟
تتمثل إحدى الطرق الأكثر فعالية لمشاركة رسائل البريد الإلكتروني مع مجموعة من الأشخاص في إعداد صندوق بريد مشترك في Office 365. باستخدام صندوق بريد مشترك ، يكون لكل شخص مخصص لصندوق البريد حق الوصول الكامل إلى الرسائل. يمكنهم قراءة رسائل البريد الإلكتروني الواردة والرد على الرسائل وإعادة توجيه الرسائل ومعرفة كيفية استجابة الآخرين للبريد الوارد.
عندما يستجيب أحد أعضاء الفريق لرسالة بريد إلكتروني من صندوق البريد المشترك ، يتم إرسال البريد الإلكتروني من عنوان صندوق البريد المشترك ، وليس من عنوان البريد الإلكتروني للفرد. لا يرى مستلم البريد الإلكتروني سوى عنوان صندوق البريد المشترك. وهذا يحافظ على سرية عنوان البريد الإلكتروني للموظفين ، ويمنح نشاطك التجاري مظهرًا احترافيًا.
يمكن لمؤسستك إنشاء العديد من صناديق البريد المشتركة التي تحتاج إليها. لا تحتوي صناديق البريد المشتركة على أسماء المستخدمين أو كلمات المرور. لا يتطلب صندوق البريد المشترك ترخيص Office 365 ، ولكن يجب أن يكون لكل مستخدم تم تعيينه لصندوق البريد اشتراك Office 365.
لماذا استخدام Office Mailbox المشتركة؟
خدمة العملاء أو الموارد البشرية أو إدارات التسويق التي ترغب في الرد عليها من خلال العضو التالي المتاح في الفريق هي أمثلة جيدة على الاستخدام الفعال لصندوق البريد المشترك. يمكن لكل شخص تم تخصيصه لصندوق البريد المشترك رؤية كل رسالة في صندوق البريد هذا والرد عليها.
لا يتعلق العمل مع صندوق بريد Office 365 المشترك بالبريد الإلكتروني فقط. يتعلق الأمر بمساعدة الأشخاص في مؤسستك على العمل معًا بكفاءة أكبر. إلى جانب صندوق البريد المشترك ، سيتمكن فريقك من الوصول إلى قائمة جهات الاتصال المشتركة والتقويم المشترك. من خلال قائمة جهات الاتصال المشتركة ، يستطيع كل فرد في المجموعة الوصول إلى عناوين البريد الإلكتروني المهمة. باستخدام التقويم المشترك ، يمكن لأعضاء المجموعة إدخال مواعيدهم في موقع مركزي يمكن للجميع في المجموعة رؤيته.
إعداد صندوق بريد مشترك
لا يمكن إعداد صناديق بريد Office 365 المشتركة إلا بواسطة مسؤول اشتراك Office الخاص بك.
اتبع هذه التوجيهات لإعداد صندوق بريد مشترك:
- قم بتسجيل الدخول إلى مركز إدارة Office 365 باستخدام حساب المسؤول الخاص بك.
- تحديد المجموعات> صناديق البريد المشتركة.
- تحديد أضف صندوق بريد.
- في صفحة إضافة علبة بريد ، اكتب اسمًا لصندوق البريد المشترك في حقل الاسم. يتم إنشاء اسم مستعار لصندوق البريد تلقائيًا في حقل البريد الإلكتروني ولكن يمكنك تغييره إلى شيء مختلف. بعد تسمية صندوق البريد المشترك ، اختر إضافة لإنشاء صندوق البريد.
- تحت الخطوات التالية ، حدد أضف أعضاء إلى صندوق البريد هذا.
- في صفحة أعضاء صندوق البريد المشترك ، حدد إضافة أعضاء.
- ضع علامة اختيار بجوار هؤلاء الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى صندوق البريد المشترك. إذا لم تر اسم الشخص في القائمة ، فاكتب اسمه في مربع البحث. عند الانتهاء ، اختر حفظ.
حفظ البريد الإلكتروني المرسل إلى صندوق البريد المشترك
عندما يرسل شخص ما رسالة بريد إلكتروني من صندوق البريد المشترك ، يتم حفظ نسخة من تلك الرسالة في مجلد "العناصر المرسلة" ، وليس إلى صندوق البريد المشترك. إذا كنت تريد حفظ رسائل البريد الإلكتروني هذه في صندوق البريد المشترك ، فقم بتحرير إعدادات صندوق البريد المشترك.
فيما يلي كيفية حفظ رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى صندوق البريد المشترك:
- تحديد المجموعات> صناديق البريد المشتركة.
- حدد صندوق البريد المشترك.
- تحديد تصحيح بجوار إعداد العناصر المرسلة.
- في صفحة العناصر المرسلة ، قم بتحريك شريط التمرير إلى موضع التشغيل لنسخ العناصر المرسلة كصندوق بريد هذا ونسخ العناصر المرسلة نيابة عن صندوق البريد هذا. عند الانتهاء ، اختر حفظ.
استخدم صندوق البريد المشترك في Outlook 2016 و Outlook 2013 و Outlook 2010
بمجرد أن يقوم مسؤول مؤسستك بإعداد صندوق البريد المشترك ، لن يحتاج المستخدمون إلى القيام بأي شيء لعرض صندوق البريد المشترك في إصدار سطح المكتب من Outlook. سيظهر صندوق البريد المشترك تلقائيًا في جزء المجلدات.
لإرسال بريد إلكتروني من صندوق البريد المشترك:
- افتح Outlook.
- تحديد بريد إلكتروني جديد لتكوين رسالة جديدة.
- تحديد من عند واختر صندوق البريد المشترك.
- اكتب رسالتك وحدد إرسال.
الوصول إلى "علبة البريد المشتركة" في Outlook على الويب
إذا كنت تريد العمل مع صندوق البريد المشترك في متصفح الويب ، فستحتاج إلى إضافته يدويًا.
لإضافة صندوق البريد المشترك إلى الإصدار عبر الإنترنت من Outlook:
- قم بتسجيل الدخول إلى حساب Office 365 الخاص بك وحدد الآفاق التطبيق.
- في جزء التنقل ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم صندوق البريد الخاص بك وحدد إضافة مجلد مشترك.
- في ال إضافة مجلد مشترك في مربع الحوار ، اكتب عنوان البريد الإلكتروني لصندوق البريد المشترك ثم حدد إضافة.
صناديق البريد المشتركة وتطبيق Outlook Mobile
لا تظهر صناديق البريد المشتركة في تطبيق Outlook المحمول. هذا يعني أنك إذا كنت تريد الوصول إلى صندوق بريد مشترك من هاتفك الذكي ، فستحتاج إلى فتح متصفح واستخدام Outlook على الويب.
ستلاحظ اختلافًا طفيفًا في طريقة العمل مع حساب بريدك الإلكتروني الفردي في Outlook ومع صندوق البريد المشترك. باستخدام صندوق البريد المشترك ، ستعمل أنت وأعضاء فريقك بشكل أفضل للرد على رسائل البريد الإلكتروني من العملاء والموردين والبائعين وغيرهم.
