يعلم الجميع أن قيادة شركة واحدة من أصعب العربات حولها. سواءً كان الأمر يتعلق بإدارة شركة صغيرة أو شركة متعددة الجنسيات ، يتعين على كبار المديرين التنفيذيين إدارة الوقت والموارد والمتطلبات المتعددة أثناء العثور على الوقت والمساحة الرئيسية لاتخاذ القرارات ورسم الاستراتيجيات التي تحدد مسار أعمالهم.
مما يعني أنهم طوروا بعض الأنظمة الرئيسية والحيل لزيادة إنتاجيتهم.
لذلك ، لماذا لا يمكننا سرقة بعض التحركات من قواعد اللعبة؟ سواء كنت تطمح في إدارة أعمالك الخاصة أو ترغب في أن تكون أكثر إنتاجية في وظيفتك الحالية ، تحقق من قائمة النصائح التي أثبتها الرئيس التنفيذي والتي يمكنك تطبيقها على أي جانب من جوانب حياتك.
1. أخذ استراحات كل 90 دقيقة
يقترح توني شوارتز ، رئيس مشروع الطاقة ، أخذ فترات راحة كل 90 دقيقة لزيادة الإنتاجية لديك. السبب؟ جسم الإنسان لديه دورة طاقة تعمل على فترات 90 دقيقة طوال اليوم. عندما نعمل على شيء لمدة ساعة ونصف أو أكثر ، فمن الطبيعي أن تنخفض مستويات اليقظة التي ننتظرها وأن اهتمامنا سيتجول أو سنشعر بالنعاس (أو نبدأ في مراجعة Twitter أو Facebook).
السر المضاد للبديهية للأداء الكبير المستدام هو العيش مثل العدو. في الممارسة العملية ، هذا يعني العمل بأعلى كثافة في الصباح ، لمدة لا تزيد عن 90 دقيقة في المرة الواحدة ، ثم أخذ قسط من الراحة.
لذلك ، في المرة القادمة التي تشرق فيها عينيك ، بدلاً من الوصول إلى فنجان قهوة آخر ، ابتعد عن عملك لبضع دقائق بدلاً من ذلك. قد تتفاجأ من مقدار ما ستنجزه على المدى الطويل.
2. اجعل نفسك غير متقطع في بعض الأحيان
لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من الدخول أخيرًا إلى المنطقة التي تعمل في مشروع كبير ، ثم يقطعها أحد زملاء العمل أو رئيسك الذي يسقط على مكتبك. الأسوأ من ذلك ، تشير الأبحاث إلى أن الأمر قد يستغرق ما يصل إلى 25 دقيقة للعودة إلى المسار الصحيح بعد انقطاع.
وهذا هو بالضبط السبب وراء قيام أندرو مارش ، الرئيس التنفيذي لألعاب العمود الخامس ، بتطوير نظام للتأكد من أن كل شخص في مكتبه يمكنه العمل دون مقاطعة. من خلال وضع "مخروط الصمت" على مكاتبهم ، يكون للموظفين رمزًا ملموسًا ينقل أنهم لا ينبغي أن يزعجهم إلا إذا كانت حالة طارئة.
أستخدم مخروط الصمت عندما أعمل على مشروع معقد أحتاج إلى التركيز عليه. تعد القدرة على التركيز بشكل مكثف دون انقطاع أداة إنتاجية قيمة للجميع في ألعاب العمود الخامس.
سواء أكنت بحاجة إلى الاستمرار في التركيز على المهام المكثفة لبضع ساعات في اليوم أو كنت تعمل في مشروع كبير ، فإن استخدام نظام لإعلام الناس بهذا سيؤدي بهم إلى عادة إرسال بريد إلكتروني إليك لمهام غير عاجلة بدلا من السقوط من مكتبك.
3. إدارة الطاقة الخاصة بك ، وليس فقط وقتك
أنت تعلم أنه من المهم أن تخصص وقتك بحكمة ، لكن في الواقع يمكن أن تكون أكثر فاعلية أيضًا في إدارة طاقتك. المدير التنفيذي الخاص بنا ، المؤسس المشارك لـ Muse Kathryn Minshew ، هو معجب بتحسين يوم عملها من خلال القيام بمهامها الأكثر تركيزاً خلال ساعات الذروة ، تلك الساعات الذهبية عندما تكون مستويات الطاقة لديها في أعلى مستوياتها. الاجتماعات ، من ناحية أخرى ، هي شيء تتجنبه خلال هذه الساعات وتقيها في أوقات أخرى من اليوم.
أجد أنه من المفيد للغاية بالنسبة لي الانتباه إلى أنني في اليوم أكثر إنتاجية (أي ساعات ، وتحت أي ظروف) وأن أحرس ذلك الوقت بقوة للعمل المركّز.
إذا كنت شخصًا في الصباح ، فقم بأهم مهامك أولاً ، واحفظ المهام الشاقة التي لا معنى لها في وقت لاحق من اليوم الذي تنخفض فيه طاقتك. لست متأكدا ما هي ساعات الذروة الخاصة بك؟ حاول تعيين خرائط الطاقة لاكتشاف يوم عملك واستفد منه.
4. لا تكون عبدا للبريد الإلكتروني
جينا تراباني ، مؤسسة ThinkUp ، هي من محبي فحص البريد الإلكتروني فقط في أوقات محددة من اليوم. لماذا ا؟ بدلاً من الشعور بأنك يجب أن ترد على رسائل البريد الإلكتروني في اللحظة التي تصل فيها إلى صندوق الوارد الخاص بك ، يمكنك توفير الوقت والتركيز على ضبط جدول زمني لفحص البريد الإلكتروني والرد عليه (على سبيل المثال ، مرة واحدة في الصباح ومرة في نهاية اليوم) ).
قم بإيقاف تشغيل Outlook ، وإيقاف تشغيل إعلامات البريد الإلكتروني الجديدة على جهاز BlackBerry ، وفعل ما عليك القيام به لإيقاف مقاطعة البريد الإلكتروني.
بناءً على وضعك ، قد لا يبدو هذا خيارًا ، خاصةً إذا كان رئيسك أو زملائك يعتمدون عليك للحصول على استجابات سريعة. ولكن قد تتفاجأ من مدى دعم الناس لاستراتيجيتك الإنتاجية الجديدة عندما تشرح لهم ذلك. يقترح تيم فيريس ، مؤلف كتاب " أسبوع العمل في أربع ساعات" ، إرسال بريد إلكتروني إلى الزملاء لتنبيههم إلى جدول بريدك الإلكتروني الجديد ، موضحًا أن السبب وراء ذلك هو زيادة إنتاجيتك ، وطلب الاتصال بك من أجل الأمور العاجلة. يمكنك أيضًا إعداد الرد الآلي مع رسالة توضح متى ستقوم بالتحقق من البريد الإلكتروني مرة أخرى وكيف يمكن للأشخاص الاتصال بك إذا كان ذلك مهمًا في الوقت الحالي.
5. حافظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قصيرة وحلوة
لا يملك المديرون التنفيذيون الوقت الكافي لقراءة رسائل البريد الإلكتروني الجديدة أو كتابتها أيضًا. قام أندرو توربا ، المؤسس المشارك لـ Kuhcoon ، بالذهاب إلى حد بعيد في بعض الأحيان إلى كتابة رسائل بريد إلكتروني من كلمة واحدة ويقترح معاملة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كما لو كانت تحتوي على حد أقصى قدره 140 حرفًا على Twitter.
تحدي نفسك للتفكير النقدي والكفاءة عند الاتصال عبر البريد الإلكتروني أو أي شكل آخر من أشكال الاتصال.
من خلال الحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني قصيرة وإلى هذه النقطة ، لن توفر الكثير من وقت الكتابة فحسب ، بل ستوفر أيضًا زملائك في العمل الكثير من وقت القراءة. إذا كانت مشكلتك معقدة للغاية بالنسبة للبريد الإلكتروني القصير ، فقد تكون جدولة مكالمة هاتفية قصيرة (من 5 إلى 10 دقائق) أكثر فاعلية بكثير من تبادل البريد الإلكتروني الطويل والخلفي.
6. مندوب ، مندوب ، مندوب
من السهل أن تغمرك شعور بأنك يجب أن تفعل كل شيء بنفسك. التفويض ، مع ذلك ، هو واحد من أفضل الطرق لإدارة وقتك. تمرير المشاريع إلى أعضاء آخرين في الفريق يخفف من عبءك ويسمح لك بالتركيز على المشاريع التي تقوم بها بشكل أفضل. يأخذ رائد الأعمال دانيال تان خ هذه الخطوة إلى الأمام ، ولا ينصح بتفويض المهام فحسب ، بل يثق حقًا في أن المالك الجديد سيتولى المسؤولية الكاملة عن إنجازها.
التفويض هو أهم وقود للإنتاجية.
لا يعني التفويض محاولة الخروج من أداء عملك - ولكن إذا كان لديك الكثير من مهامك ، فإن تفويض إحدى مهامك إلى عضو آخر في فريقك يمكن أن يساعد في تكريس المزيد من الاهتمام لمشاريعك الأكثر إلحاحًا. ليس لديك زميل في العمل يمكنه تولي مهمتك؟ مات DeCelles ، رجل الأعمال المسلسل ، يقترح الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الرهبة الخاصة بك على مترجم مستقل على Fiverr.com.
قد يبدو التعامل مع قائمة المهام الخاصة بك أمرًا مستحيلًا في بعض الأحيان ، ولكن إذا حاولت إجراء هذه التغييرات الصغيرة من الأساسيات ، فسوف تشعر بالدهشة إزاء مقدار ما يمكنك إنجازه خلال يوم عملك.
