يجب أن يعرف كل شخص أو مجموعة متورطة في ترتيب عمل عن بعد بالضبط ما هو متوقع منهم وكيف سيتم مساءلتهم. يجب أن تتضمن سياسات العمل عن بعد مسؤوليات الشركة والموظف وصاحب العمل وقسم الموارد البشرية.
يجب أن تنص السياسة الفعالة بوضوح على ما يلي:
- تعويضات العمال -يتم تطبيق تعويض العمال شريطة أن يقوم الموظف بعمله وعدم القيام بالإصلاحات المنزلية خلال الوقت الذي يجب أن يعمل فيه. يطبق تعويض العمال أيضًا في مساحة العمل المحددة فقط. لا يغطي المنزل العامل الكامل عن بعد.
- تطبق جميع قواعد العمل القياسية - العمل الإضافي والوقت الإضافي وما إلى ذلك. إن اتباع القواعد يسهِّل على الموظفين والمشرفين في الموقع معرفة متى يكون العامل البعيد متاحًا. لا يوجد وقت إضافي للعمل لا يتم اعتماده مسبقًا. أنت لن تفعل ذلك في الموقع ، فلماذا تفعل ذلك عند العمل عن بعد؟
- الذي يوفر معدات وتغطية التأمين - يجب أن تنص سياسة العمل عن بعد بوضوح على من يقوم بتوفير المعدات. قد توفر الشركة معدات محددة مطلوبة للموظفين المتنقلين لإكمال وظائفهم الوظيفية. الشركة مسؤولة عن التأكد من وجود تأمين في هذه البنود. يجب أن تكون المواد التي يشتريها العاملون عن بعد بمفردهم مشمولة بتأمين منازلهم.
- نفقات العمل القابلة للسداد - تحديد النفقات التي يتم سدادها مثل خط الهاتف الثاني أو رسوم ISP الشهرية. يجب أن تكون هناك استمارات محددة من أجل الحصول على تعويضات وسيتم استكمالها على أساس أسبوعي أو شهري.
- النفقات غير القابلة للسداد - وهذا يشمل تكاليف التغييرات التي أجريت على المنزل لتوفير مساحة عمل محددة. يجب على الشركة عدم دفع ثمن هذا النوع من النفقات.
- برنامج العمل عن بعد هو طوعي تماما - لا يمكن إجبار الموظف على ترتيب العمل عن بعد. من المهم أن يكون الموظفون واضحين ؛ يجب ألا يشعروا بالضغط على العمل عن بُعد ما لم ينص وصف الوظيفة بوضوح على أن الوظيفة تنطوي على عمل عن بعد - مثل المبيعات الخارجية.
- ساعات العمل يجب ألا تعمل ساعات أكثر أو أقل مما لو كنت في الموقع. بصفتك عاملاً بعيدًا ، إذا كنت ترفرف ولا تعمل في نفس ساعات العمل في الموقع ، فلن يؤدي ذلك إلا إلى هزيمة الغرض من ترتيب العمل عن بعد ويجعلك تفقد ميزة العمل عن بُعد. قد تفقد وظيفتك بسبب الفشل في القيام بعملك بطريقة مقبولة.
- إنهاء اتفاقية العمل عن بعد - اشرح كيف يمكن إنهاء الاتفاقية ، وما يجب القيام به - إشعار كتابي أو شفوي وأسباب إنهاء الاتفاق.
- الدولة / المقاطعة الآثار الضريبية - إذا كنت تعمل في ولاية / مقاطعة أخرى من صاحب العمل ، فما هي الآثار المترتبة؟ - استشر أخصائي الضرائب دائمًا للحصول على مزيد من التوضيح إذا كان لديك ضرائب تم اقتطاعها من راتبك لأسباب محددة من ولاية / مقاطعة ، فعليك معرفة الآثار المترتبة على العمل في ولاية / مقاطعة مختلفة من حيث يقع صاحب العمل الخاص بك. يمكن أن يساعد متخصص الضرائب.
- القضايا الضريبية وزارة الداخلية - العامل البعيد هو المسؤول عن أي قضايا ضرائب مكتب منزلي ودفع ضرائبها المناسبة. التشاور مع خبير الضرائب للحصول على مزيد من المعلومات.
- تحديد العمل عن بعد - إن تحديد المؤهلين للعمل عن بعد يمكن أن يزيل الكثير من الإحباط للأشخاص الذين قد يرغبون في الاتصال عن بعد ولكن بسبب طبيعة وضعهم أو واجباتهم لا يمكنهم ذلك. إنشاء قائمة بالوظائف الوظيفية المناسبة للعمل عن بعد والخصائص التي تجعل العمال النائمين الناجحين يزيلون أي سؤال حول اختيار المفضلة.
- الفوائد والتعويضات - تظل جميع المزايا والتعويضات كما هي. لا يمكن استخدام العمل عن بعد كسبب لتغيير هذه. لا يمكنك أن تدفع لشخص أقل للقيام بعمله لأنهم لم يعودوا يعملون في الموقع.
- أمن المعلومات - تحديد كيف سيكون العمال البعيدين مسؤولين عن حفظ الوثائق وغيرها من المواد المتعلقة بالعمل في موقع المكتب المنزلي. تحديد أن خزانة الملفات مع القفل مطلوب هي طريقة واحدة.
ستقوم الشركات الذكية بمراجعة سياسة العمل عن بعد بواسطة مستشارها القانوني قبل إتاحتها لجميع الموظفين. يمكن للشركات التي تستخدم برنامج عمل بعيد مخصص ولا تنشئ سياسة أن تترك نفسها مفتوحة أمام النزاعات المتعلقة بأي من القضايا المذكورة أعلاه. يستحق الأمر الوقت والمصروفات لإنشاء سياسة بمشاركة الموظفين القانونيين لضمان عدم وجود علامات استفهام أو مناطق رمادية داخل السياسة.
يجب نشر سياسات العمل عن بعد حيث يمكن لجميع الموظفين الوصول إليها ، على شبكة إنترانت الشركة وعلى لوحات النشرات المادية. يجب ألا تكون هناك قيود على من يمكنه الوصول إلى المعلومات.
