قد تكون المراسلة الفورية طريقة اتصال قياسية بالنسبة لك ، ولكن بعض الأشخاص لا يزالون يرون أنها مخيفة. إذا كنت معتادًا على المراسلة النصية أو الأصدقاء المراسلين والرسائل الفورية ، فقد لا تدرك كيف يمكن أن يظهر النص من الحقل الأيسر إلى جهة اتصال جديدة. هذا النوع من المفاجأة يثير القلق بشكل خاص في سياق العمل. عند استخدام النصوص في العمل ، ضع في اعتبارك آداب تبادل الآراء المنطقية واتبع بعض قواعد السلوك البسيطة.
اطلب الإذن لإرسال رسالة نصية
هل وافق الشخص الذي تريد النص على الاتصال به بهذه الطريقة؟ لا تفترض أن كل شخص يحمل هاتف محمول في جميع الأوقات لتلقي رسائل نصية أو عبر الإنترنت للوصول إلى الرسائل الفورية من خلال شبكة ، أو Facebook ، أو برامج المراسلة الفورية الأخرى. اسأل شخصياً أو في محادثة هاتفية كيف يفضل الأفراد أن يتم الاتصال بهم. قد تكتشف أن لديهم خطة محدودة لإرسال الرسائل النصية أو أن استخدام الدردشة غير مشجع في محطات العمل الخاصة بهم.
أعرض نفسك عند إرسال رسالة أولية
قدم نفسك في رسالتك واجعلها موجزة. بينما قد يظهر اسمك أو كنيتك أو رقم هاتفك ، وفقًا لطريقة المراسلة التي تستخدمها ، فإن المستلم يرى النص خارج السياق. ابدأ الرسالة مع مقدمة وإطار مرجعي ، مثل:
- "أنا Joan Smith من XYZ Consultants. هل لديك وقت لمناقشة السؤال الذي طرحته على الهاتف الأسبوع الماضي؟"
- "إنه براد جونز من المحاسبة ، لدي سؤال حول طلب السداد الخاص بك. هل لديك وقت للإجابة عليه الآن ، أم يجب أن أتصل بك لاحقًا؟"
من خلال القيام بذلك ، تتجنب أن تظهر رسالتك على أنها سؤال عشوائي وربما خاطئ من شخص قد يتذكره المستلم فقط بشكل غامض أو لا يتذكره على الإطلاق.
في حين أن العديد من برامج المراسلة الفورية لها أرشيف يسمح للناس بالكشف عن هويتك وما كنت تتحدث عنه في الماضي ، فمن الأفضل عادة تقديم نفسك بشكل أكثر اختصارًا في المحادثات اللاحقة ، خاصةً إذا قمت بتغيير اللقب أو رقم الهاتف.
احتفظ بموجز الرسالة الأولى
ابدأ بالمقدمة والسياق فقط حتى يستجيب الشخص. بخلاف ذلك ، يمكنك إنشاء وإرسال رسالة تفصيلية لا يتم عرضها مطلقًا. هذه ممارسة جيدة لكل سلاسل الرسائل.
متابعة بأدب إذا لم تحصل على أي رد
قد يعني إرسال رسالة نصية أو رسالة فورية وتلقي أي رد عدة أشياء. قد يتجاهلك الشخص ، لكن الشخص الأرجح ألا يراقب الهاتف أو الكمبيوتر لرؤية رسالتك. بعد فترة مناسبة من الوقت ، تابع رسالة إضافية ولكن حاول أيضًا الاتصال بالشخص عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف. عند الاقتضاء ، يمكنك أيضا التوقف عن طريق مكتب الشخص.
ترجع هذه البروتوكولات إلى كيفية تفضيل الأشخاص للاتصال بهم. في حين أن الرسائل قد تكون هي الطريقة الوحيدة التي ترغب في التواصل بها ، فهي ليست الخيار الأول للجميع. إذا كنت ترغب في إقامة علاقات عمل مثمرة ، فافهم واحترم أن الناس لديهم تفضيلات مختلفة.
