لقد استبدل البريد الإلكتروني البريد المكثف لعدد كبير من الاتصالات التجارية والشخصية. لإرسال أفضل رسائل البريد الإلكتروني ، يجب أن تكون على علم ببعض القواعد. لن تتدخل شرطة البريد الإلكتروني بعدك إذا لم تتبعها ، ولكنها إرشادات تساعدك على تجنب الأخطاء مثل الإساءة إلى شخص ما عندما لا تقصد وسوء الفهم مثل الإساءة إليك عندما لا تقصد .
تساعدنا القواعد الأساسية لاداب آداب البريد الإلكتروني على التواصل بشكل أفضل عبر البريد الإلكتروني ، وتدفع إلى معرفتها.
01 من 25إلقاء نظرة ثانية قبل إرسال رسالة
اكتب مرة واحدة ، وانظر مرتين ، وتجنب رسائل البريد الإلكتروني المحرجة التي تحتوي على نص خاطئ انتقل إلى المستلم أو المستلمين الخطأ. وبالتالي:
- توقف لفترة قصيرة بعد إكمال البريد الإلكتروني.
- انظر إلى أسماء المستلمين.
- قراءة رسالة البريد الإلكتروني.
عندها فقط يجب أن تختارإرسال. أونصة من الوقاية تستحق رطل من العلاج.
في Gmail وعدد قليل من خدمات البريد الإلكتروني الأخرى ، يمكنك تمكين ميزة غير مرحب بها تمنحك بضع ثوان للتراجع عن التلف المحتمل حتى بعد إرسال بريد إلكتروني خاطئ. إذا لم يكن ذلك متاحًا ، فحاول ترك حقل "إلى" فارغًا أو إدخال عنوان بريدك الإلكتروني الخاص ، حتى يتم تذكيرك بإلقاء نظرة أخيرة قبل الإرسال.
02 من 25لا افتراضي على الرد على الكل
إذا كان "الرد" جيدًا ، فيجب أن يكون "الرد على الكل" أفضل. هل هذا صحيح ، على الرغم من؟
ضع في اعتبارك صناديق البريد الوارد للمستلمين ولا ترسل ردك إلى الأشخاص الذين لا يحتاجون إليها.
03 من 25الحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني قصيرة
لا تخيف المستلمين بالكثير من النص. قم بإنشاء رسالة قصيرة وسهلة الفهم بدلاً من ذلك.
04 من 25استخدم ميزة عرض السعر بشكل قضائي
هل تعتقد أن اقتباس النص الأصلي في ردودك بالبريد الإلكتروني هو الكثير من العمل؟ ليس كذلك. في بعض الأحيان ، من المهم للاستمرارية. قد لا يعرف المتلقي ما الذي ترد عليه ، ولكن إذا اقتبست جزء من رسالة المرسل في ردك ، فإن نيتك واضح.
في معظم الحالات ، يمكنك نسخ جزء من البريد الإلكتروني للمرسل ثم تحديد "لصق كـ اقتباس" (أو إسهاب مماثل) في الرد. إذا كانت رسالة المرسل طويلة ، فلا تحتاج عادةً إلى اقتباس كل شيء.
05 من 25كتابة فعالة خطوط البريد الإلكتروني
هل تصنع أخطاء سخيفة في مواضيع البريد الإلكتروني؟ لقد تبين أن مفتاح قراءة رسائلك ليس ذكياً. بدلاً من ذلك ، ركز على إعطاء الحد الأدنى للرسالة أو تلخيص الرسالة. لا تكن متسامحا وتترك الكلمات غير الضرورية. إذا كنت تريد من المتلقي أن يتخذ إجراءً ، فقل ذلك في سطر الموضوع.
06 من 25تنظيف رسائل البريد الإلكتروني قبل إعادة توجيهها
تعد إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني طريقة رائعة لمشاركة الأفكار ، ولكن تأكد من عدم فقدان الفكرة الأصلية في التشويش. من الجيد تمامًا استخدام اليد الثقيلة في تحرير أجزاء من سلاسل البريد الإلكتروني التي لا تنطبق على المستلم - طالما أن الأجزاء المحذوفة لا تغير هدف الرسالة.
07 من 25عندما تكون في شك ، أرسل نص عادي عبر البريد الإلكتروني ، وليس Rich HTML
لا يمكن للجميع تلقي رسائل البريد الإلكتروني المنسقة. قد يكون البعض منزعجا. لتكون آمنة بدلا من آسف ، لذلك أرسل رسائل بريد إلكتروني نص عادي عندما تكون في شك. هذا مهم بشكل خاص في إعداد الأعمال ، حيث قد يكون الوقت محدودًا.
08 من 25لا إلى الأمام البريد الإلكتروني خدعة
من المحتمل أن تكون مشبوهًا عندما ترى خدعة بريد إلكتروني أكثر من اللازم في البريد الوارد. لا ترتكب خطأ إعادة توجيه أي خبر لم تحقق فيه عن نفسك عبر البريد الإلكتروني وتأكدت صحته.
09 من 25لا انتشار الفيروسات
تأكد من أنك لا تنتشر الفيروسات المتنقلة والفيروسات عبر البريد الإلكتروني أو تعمل كوسيلة لنشر الرسائل غير المرغوب فيها. كل هذا يمكن أن يحدث بسبب رسائل البريد الإلكتروني الضارة. لحسن الحظ ، هناك حماية: استخدم برنامج مكافحة الفيروسات ، وحافظ على تحديثه ، وفحص الملفات الفردية مجانًا.
- أعلى برامج مكافحة فيروسات Windows
- Top Mac Anti-Virus Software
- VirusTotal لفحص الملفات وعناوين URL عبر الإنترنت
اشرح لماذا أنت إلى الأمام
تواصل أفضل يجعل علاقات أفضل. لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني والروابط بطريقة تشترك في المعلومات ذات الصلة وتربط العلاقات ، تظهر في أعلى عنوان البريد الإلكتروني ، ولماذا تعتقد أن المتلقي سيجد المعلومات التي تشاركها مثيرة للاهتمام.
11 من 25دع الناس يعرفون أن بريدهم الإلكتروني قد تم استلامه
مرشحات النطاق هي إضافات مرحب بها لخدمات البريد الإلكتروني ، ولكنها ليست مثالية. من حين لآخر ، سيقبضون بريدًا إلكترونيًا مهمًا. قطع الآخرين هذا القلق المزعج وأعلمهم أنك حصلت على بريدهم الإلكتروني.
12 من 25اسأل قبل إرسال مرفقات ضخمة
لا تسد أنظمة البريد الإلكتروني عن طريق إرسال مرفقات ضخمة أو القيام بذلك فقط بإذن.
13 من 25الحديث عن موضوع واحد لكل البريد الإلكتروني فقط
اجعل العالم أقل إرباكًا. حاول التحدث عن موضوع واحد لكل رسالة فقط. لموضوع آخر ، ابدأ رسالة بريد إلكتروني جديدة.
14 من 25مسائل الترقيم
الفاصلة والقولون والواصلة والفاصلة المنقوطة - كلها موجودة لسبب: أنها تجعل من السهل فهم المعنى المقصود للجملة. لا تجعل الحياة أكثر صعوبة وربما أقل إثارة للاهتمام بالنسبة لمستلمي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. انتبه لعلامات الترقيم.
15 من 25استخدام الاختصارات لماما
DYK؟ لا يعرف الجميع كل اختصار ، وهذه الاختصارات لا توفر الكثير من الوقت على أي حال. لذلك ، استخدم القليل من المختصرات إن وجدت ، وفقط إذا كنت متأكداً من أن المتلقي يعرف معناها. من الوقاحة أن تجعل أحد الأشخاص يجرون بحثًا عن شيء ما في بريدك الإلكتروني.
16 من 25تغيير حجم الصور إلى نسب مفيد لرسائل البريد الإلكتروني
عندما تبدو صورك جيدة في بريدك الإلكتروني ، فأنت تبدو بحالة جيدة. احتفظ بصور بريدك الإلكتروني المرفقة ليس أكبر من الشاشة بتغيير حجمها بشكل أنيق - عبر الإنترنت ومجاني.
17 من 25الكتابة في جميع القبعات هل الصراخ
لا تصرخ في رسائل البريد الإلكتروني إلا إذا كنت تقصد. يتم تفسير النص المكتوب بالحروف الكبيرة على أنه يصرخ ويصعب قراءته أيضًا.
18 من 25كن حذرا مع المفارقة في رسائل البريد الإلكتروني
لا حقا! أعني ذلك. بكل صراحه!
إن الوسيط الذي يقدم القليل من السياق مثل البريد الإلكتروني لا يناسب بشكل جيد السخرية والسخرية ، حتى لو كنت تعرف المتلقي.
19 من 25القبض على الأخطاء عن طريق طباعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
للحصول على رسائل البريد الإلكتروني الهامة أو الرسائل الإلكترونية المهنية أو رسائل الحب ، قم بطباعة المسودة قبل النقرإرسال.
على نسخة مطبوعة وقلم رصاص في متناول اليد ، يمكنك أن تجد في كثير من الأحيان الأخطاء المطبعية أو الفواصل في غير مكانها لا القبض عليك أو المدقق الإملائي. قد تكون الوظيفة / العلاقة التي توفرها هي ملكك.
20 من 25ضبط ساعتك النظام
تأكد من عدم إرسال رسائل من عام 1981 أو 3078.
21 من 25عندما في شك ، نهاية رسائل البريد الإلكتروني مع "شكرا"
إذا كنت لا تعرف كيف تقول وداعًا في نهاية البريد الإلكتروني ، فهناك شيء واحد سيكون دائمًا مناسبًا. شكر.
22 من 25أين تضع توقيعك
بدون خط يحمل عبارة "وقع هنا" ، كيف يمكنك تحديد مكان وضع توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك؟ ضعه أسفل نهاية النص مباشرةً.
23 من 25أتساءل "كيف نضع ذلك في الكتابة؟" استخدام هذا"
هل لاحظت كيف أن الأشخاص الذين تفهمهم جيدا عندما تستمع إليهم يصبحون خفيرين ومكتشفين عندما يبدأون الكتابة؟
لا تكن مثلهم. قلها كما هي وأقولها بنفس الطريقة التي تجريها في محادثة وجهاً لوجه. الآن ليس الوقت المناسب لإثارة إعجابهم بسيادتكم للغة الإنجليزية. اذهب لفترة قصيرة وحلوة.
24 من 25ضغط الملفات
صغيرة جميلة ، على الأقل عندما يتعلق الأمر مرفقات البريد الإلكتروني. لذا ، اجعل الملفات أصغر حجمًا قبل إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
25 من 25تجنب "أنا أيضا" الرسائل
"أنا أيضًا" ليس محتوىً كافيًا لضمان البريد الإلكتروني. انه مزعج. انتظر حتى يكون لديك شيء تضيفه إلى المحادثة للرد.
