لقد وضعت الكثير من العمل في جدول بيانات Excel الخاص بك ، لا تدعه يضيع لأنك نسيت أن تضغط على زر الحفظ. استخدم هذه النصائح للحفاظ على عملك آمنًا وحفظه في المرة التالية التي تحتاج فيها إلى هذا الملف المهم. أو ، إذا كنت بحاجة إلى مشاركة عملك ، فتعلم كيفية القيام بذلك بسهولة باستخدام وظيفة حفظ PDF.
استخدم Excel حفظ مفاتيح الاختصار
بالإضافة إلى حفظ ملفات المصنف باستخدام خيار حفظ الموجود أسفل القائمة ملف أو حفظ أيقونة على شريط أدوات الوصول السريع، يحتوي Excel على خيار حفظ باستخدام مفاتيح الاختصارات على لوحة المفاتيح. تتمثل مجموعة المفاتيح لهذا الاختصار في:
السيطرة + S
إذا تم حفظ الملف من قبل ، فسيتم تغيير مؤشر الماوس إلى رمز الساعة الرملية أثناء حدوث الحفظ. خلاف ذلك ، إذا تم حفظ المصنف لأول مرة ، فإن حفظ باسم مربع الحوار سوف تفتح.
أول مرة حفظ
عندما يتم حفظ ملف لأول مرة ، يجب تحديد نوعين من المعلومات في حفظ باسم مربع الحوار ، بما في ذلك اسم الملف وموقع المكان الذي سيتم حفظه فيه.
يمكن أن تحتوي أسماء الملفات على ما يصل إلى 255 حرفًا بما في ذلك المسافات.
حفظ كثيرا
منذ استخدام السيطرة + S الاختصار هو طريقة سهلة لحفظ البيانات ، إنها فكرة جيدة لحفظ بشكل متكرر - كل خمس دقائق على الأقل - لتجنب فقدان البيانات في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر.
تثبيت حفظ المواقع
منذ Excel 2013 ، أصبح من الممكن تثبيت المواقع المحفوظة المستخدمة بشكل متكرر ضمنحفظ باسم . يؤدي القيام بذلك إلى جعل الموقع سهل الوصول إليه في أعلى قائمة المجلدات الحديثة. لا يوجد حد لعدد المواقع التي يمكن تثبيتها. لتثبيت موقع الحفظ:
- انقر فوقملف> حفظ باسم.
- في الحفظ باسم نافذة ، ضع مؤشر الماوس على الموقع المطلوب تحتالمجلدات الأخيرة - في أقصى يمين الشاشة ، تظهر صورة أفقية صغيرة لدبوس الدفع لهذا الموقع.
- اضغط علىدبوسلهذا الموقع. تتغير الصورة إلى الصورة الرأسية للدبب المنسدل بالدفع ، مما يدل على أن الموقع مضاف الآن إلى الجزء العلوي من المجلدات الأخيرة قائمة.
- لإلغاء تثبيت موقع ، انقر علىصورة دبوس الدفع العموديمرة أخرى لتغييره مرة أخرى إلى دبوس أفقي.
حفظ أوراق عمل Excel كملفات PDF
إحدى الميزات التي تم تقديمها لأول مرة في Excel 2010 كانت القدرة على تحويل أو حفظ ملفات جداول بيانات Excel في تنسيق PDF. يتيح ملف PDF (تنسيق المستندات المحمولة) للآخرين إمكانية عرض المستندات دون الحاجة إلى البرنامج الأصلي ، مثل برنامج Excel ، المثبت على جهاز الكمبيوتر الخاص بهم.
بدلاً من ذلك ، يمكن للمستخدمين فتح الملف باستخدام برنامج قارئ PDF المجاني مثل Adobe Acrobat Reader. يتيح لك ملف PDF أيضًا السماح للآخرين بمشاهدة بيانات جداول البيانات دون منحهم القدرة على تغييرها.
حفظ ورقة العمل النشطة في تنسيق PDF
عند حفظ ملف بتنسيق PDF ، بشكل افتراضي فقط الحالي أو النشط يتم حفظ ورقة العمل - وهي ورقة العمل المعروضة على الشاشة. خطوات حفظ ورقة عمل Excel بتنسيق PDF باستخدام Excelحفظ باسم خيار نوع الملف هي:
- اضغط علىملفعلامة التبويب منشريط لعرض خيارات القائمة المتاحة.
- اضغط على حفظ باسم خيار لفتح مربع الحوار "حفظ باسم".
- اختر موقعا لحفظ الملف تحتأحفظ في خط.
- اكتب اسما للملف تحتاسم الملفخط في القاع.
- انقر على السهم لأسفل في نهايةحفظ كنوع خط.
- انتقل من خلال القائمة للعثور على وانقر على PDF (* .pdf)الخيار لجعلها تظهر فيحفظ كنوع خط من مربع الحوار.
- انقرحفظلحفظ الملف بتنسيق PDF وإغلاق مربع الحوار.
احفظ مصنف بأكمله بتنسيق PDF
كما ذكر ، الافتراضيحفظ باسم الخيار فقط يحفظ ورقة العمل الحالية بتنسيق PDF. اتبع هذه الخطوات لحفظ المصنف بأكمله كملف PDF:
- افتح ال حفظ باسم صندوق المحادثة.
- افتح مزيد من الخيارات.
- اضغط علىPDF (* .pdf) الخيار لجعل الزر خيارات تظهر في سطر حفظ كنوع من مربع الحوار.
- انقر على زر لفتحخياراتصندوق المحادثة.
- تحديد دفتر كاملفي نشر ما هو القسم.
- انقرحسناللعودة الىحفظ باسم صندوق المحادثة.
- انقرحفظلحفظ المصنفات بتنسيق PDF وإغلاق مربع الحوار.
يصبح الزر "خيارات" مرئيًا فقط بعد تغيير نوع الملف إلى PDF (* .pdf) في مربع الحوار "حفظ باسم". يمنحك عددًا من الخيارات فيما يتعلق بالمعلومات والبيانات التي يتم حفظها بتنسيق PDF.
حفظ تلقائي إلى OneDrive
إذا كنت تستخدم مايكروسوفت أوفيس 365سيقوم Excel تلقائيًا بحفظ عملك تلقائيًا عندما تقوم بتحديد التخزين السحابي OneDrive للشركة كموقع حفظ. تقوم الميزة الجديدة بحفظ المستند الخاص بك كل بضع ثوانٍ ، مما يلغي الحاجة إلى استمرار الضغط على زر حفظ أو أي مفاتيح اختصارات ذات صلة - وهذا جانب أقل أهمية عليك القلق بشأنه عند العمل.
لكي تعمل وظيفة AutoSave ، يجب أن تقوم بحفظ المستندات الخاصة بك إلى موقع في مجلد OneDrive الخاص بك. لا تعمل وظيفة AutoSave مع أي موقع آخر على جهاز الكمبيوتر أو جهاز Mac.
إذا كان لديك Office 365 وتقوم بحفظ ملفاتك إلى OneDrive ، فتأكد من أن للحفظ يتم تمكين وظيفة عن طريق التحقق من مفتاح التبديل في الزاوية العلوية اليسرى من شاشة Excel. عند التمكين ، سيقول المفتاح على. لإيقاف الميزة وحفظ عملك يدويًا ، انقر فقط على المفتاح لتغييره إيقاف.
