إذا كان لديك أكثر من يوم واحد من الرسائل في صندوق الوارد الخاص بك ، فإن "التعامل مع كل رسالة لحظة وصولها - صراحة لا يعمل من أجلك.
انها ليست غلطتك. هذا النهج يمكن أن يعمل فقط لأولئك الذين مهمتهم الوحيدة هي الرد على رسائل البريد الإلكتروني في أسرع وقت ممكن.
لحسن الحظ ، يتيح لك موقع مختلف قليلاً أن تعمل دون انقطاع عبر البريد الإلكتروني ، ولا تزال ترد في غضون فترة زمنية معقولة ، ولا تتأخر في تلقي رسائل البريد الإلكتروني قبل شهور ، وتتخلص من تراكم البريد الإلكتروني أيضًا.
البقاء على رأس بريدك الإلكتروني من خلال التعامل معها غدا
للحصول على قبضتك على بريدك الإلكتروني:
- خذ عينيك من البريد الوارد.
- تأكد من إيقاف تشغيل فحص البريد التلقائي وإعلانات البريد الجديدة.
- التعامل مع جميع رسائل البريد التي وصلت أمس، في العديد من الدفعات التي تراها مناسبة.
- أقل دفعات ، كان ذلك أفضل. إذا كنت تتعامل مع جميع رسائل الأمس دفعة واحدة ، فمن المحتمل أنك قد قضيت أقل وقت وجهد في ذلك.
- جدول الوقت لتجهيز البريد الإلكتروني الخاص بك.
- تعامل مع الرسائل بالترتيب.
- إذا كانت هناك رسالة تتطلب البحث ، فاحرص على جدولة هذا البحث للغد ، ودع المرسل يعرف أنك ستعود إليه. إذا كان الأمر يتطلب المزيد من العمل ، فقم بجدول زمني على مدار فترة زمنية أطول.
- تأكد من أنه يمكنك العثور على الرسالة الأصلية عند الانتهاء من العمل. يجب أن يكون المرسل ، والأهم من ذلك التاريخ الذي تمت ملاحظته مع المهمة كافياً. في نظام Mac OS X Mail ، يمكنك أيضًا استخدام Linkaboo.
- يمكنك استخدام مجلد ذكي يعرض الرسائل التي تم توصيلها بالأمس فقط ، أو تطبيق الأعلام (أيام التسمية بالألوان المتناوبة ، على سبيل المثال) ، أو الاعتماد على الفرز حسب تاريخ الوصول.
- يمكنك التحقق من بريدك الوارد دوريًا لأي رسائل بريد إلكتروني تتطلب إجراءات عاجلة.
إذا كان عملك يتطلب ذلك ، فقم بمعالجة البريد في كثير من الأحيان بشكل يومي - ثلاث مرات في اليوم ، على سبيل المثال. مهما كانت الفترة التي تختارها ، فإن العنصر الحاسم هو أن قائمة رسائل البريد الإلكتروني مغلقة أمام الإدخالات الجديدة أثناء العمل عليها.
لماذا المعالجة اليومية للبريد الوارد البريد الإلكتروني؟
ما لم تتعامل مع البريد بشكل متكرر أكثر ، أدعوك لمحاولة المعالجة اليومية. لديها فوائد إضافية:
- لا تحدد بشكل عشوائي سابقة الرد على الفور ، وهو التزام لا يمكن الوفاء به.
- من السهل الحفاظ على الجدول اليومي وتذكره.
- يمكنك اختيار الوقت المثالي من اليوم لكل نوع من الرسائل.
التعامل مع أسهل رسائل البريد الإلكتروني أولا!
حتى لو لم يكن هذا هو نمط حياتك
- تجرّب الحصول على أسهل الرسائل أولاً.
بمجرد أن تصل إلى رسائل البريد الإلكتروني الأكثر تحديًا ، فإن التقدم المطرد قد قام بترويضها قليلاً بالفعل. إذا قمت بمسح التعقيدات بسرعة قبل البدء بالمغامرة بسهولة ، فقد أمضيت بعض الوقت في التوصل إلى حلول أيضًا.
ماذا لو فاتني يومًا أفرغ صندوق الوارد؟
إذا فاتتك بضعة أيام بسبب السفر أو العطلات ، فهذا ليس بالأمر الكبير.
- التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني كما لو أنهم وصلوا أمس.
في كثير من الأحيان ، لا يستغرق الأمر يومين أو حتى أسبوع من البريد الإلكتروني كل هذا الوقت والجهد أكثر من التعامل مع يوم واحد.
إذا كانت كومة الرسائل الإلكترونية عالية جدًا بحيث لا يمكنك التعامل معها في يوم واحد ، فدع استراتيجية أخرى تساعدك على:
كيفية مسح تراكم البريد الإلكتروني
للتخلص من تراكم الرسائل الإلكترونية:
- قم بإنشاء مجلد جديد.
- نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني المعلقة من علبة الوارد الخاصة بك إلى هذا المجلد.
- كل يوم وقبل أي شيء آخر ، قم بعمل شيء على الأقل مع إحدى الرسائل في مجلد backlog.
- ليس عليك الرد عليها. ليس عليك تقديمه. افعل شيئًا ، على الرغم من ذلك. ابحث عن موقع قد يساعدك في الإجابة ، على سبيل المثال. أو ابحث عن عنوان البريد الإلكتروني (أو الرقم) لشخص ما يمكنه مساعدتك.
- في بعض الأيام ، سوف تفعل ذلك الحد الأدنى. عظيم! على العديد من الآخرين ، سوف تتعامل مع كومة من الرسائل دفعة واحدة. عظيم!
- تعامل مع كل البريد الجديد على النحو الوارد أعلاه.
