مهما كانت البيانات التي لديك ، أ جدول، مثل Excel ، مكانًا رائعًا لتخزينه. يحتوي Excel على أدوات مدمجة لمساعدتك في تتبع البيانات ، وللحصول على معلومات محددة عندما تريدها. مع مئات الأعمدة وآلاف من الصفوف ، يمكن لجداول بيانات Excel أن تحتفظ بكمية هائلة من البيانات.
Excel أيضاً أسهل في الاستخدام من برنامج قاعدة بيانات كاملة مثل Microsoft Access. يمكن إدخال البيانات بسهولة في جدول البيانات ، وببضع نقرات بالماوس يمكنك فرز بياناتك والعثور على ما تريد.
إدخال البيانات في جداول Excel
التنسيق الأساسي لتخزين البيانات في Excel هو جدول. في جدول ، يتم إدخال البيانات في صفوف. كل صف معروف كسجل. بمجرد إنشاء جدول ، يمكن استخدام أدوات بيانات Excel للبحث والفرز وتصفية السجلات للعثور على معلومات محددة.
دخول بيانات جدولك
الخطوة الأولى في إنشاء جدول هي إدخال البيانات. عند القيام بذلك ، من المهم التأكد من إدخالها بشكل صحيح. على سبيل المثال ، تأكد من عدم ترك أي خلايا فارغة عند إنشاء الجدول ، قد يتسبب هذا الإجراء في حدوث مشكلات في المستقبل.
تعتبر أخطاء البيانات ، الناتجة عن إدخال بيانات غير صحيحة ، مصدر العديد من المشكلات المتعلقة بإدارة البيانات. إذا تم إدخال البيانات بشكل صحيح في البداية ، فمن الأرجح أن يعيدك البرنامج إلى النتائج التي تريدها.
الصفوف والأعمدة في Excel
صفوف في جدول
كما ذكر أعلاه ، تُعرف صفوف البيانات بالسجلات. عند إدخال السجلات ، ضع الإرشادات التالية في اعتبارك:
- لا تترك أي صفوف فارغة في الجدول الذي يتم إنشاؤه ، ولا حتى بين العناوين والصف الأول من البيانات.
- يمكن أن يحتوي السجل على بيانات حول عنصر محدد واحد فقط.
- يجب أن يحتوي السجل أيضًا على جميع البيانات في القائمة حول هذا العنصر. لا يمكن أن توجد معلومات حول عنصر في أكثر من صف واحد.
- لإنشاء قائمة ، يجب أن يحتوي جدول البيانات على سجلي بيانات على الأقل.
أعمدة في الجدول
بينما يُشار إلى الصفوف في الجدول بالسجلات ، تُعرف الأعمدة باسم مجالات. يحتاج كل عمود إلى عنوان لتحديد البيانات التي يحتوي عليها ؛ تسمى هذه العناوين أسماء الحقول.
- تُستخدم أسماء الحقول للتأكد من إدخال البيانات لكل سجل بنفس التسلسل.
- تأكد من إدخال جميع البيانات في عمود باستخدام نفس التنسيق. إذا بدأت في إدخال أرقام كأرقام (مثل 10 أو 20) ، احتفظ بها. لا تقم بتغيير جزء الطريق من خلال والبدء في إدخال الأرقام ككلمات (مثل عشرة أو عشرون). كن ثابتًا.
- لا تترك أي أعمدة فارغة في الجدول.
- لإنشاء قائمة ، يجب أن يكون الجدول على الأقل عمودين.
إنشاء قائمة في إكسل
باستخدام خيار مرشح
بمجرد أن يتم إدخال البيانات بشكل صحيح في الطاولة مع رؤوس مناسبة ، يمكن تحويلها إلى قائمة باستخدام منقي اختيار.
- تحديد أي خلية واحدة في الجدول.
- أختر منزل> فرز وتصفية> تصفية من علامة التبويب الصفحة الرئيسية.
- يعرض الجدول الآن أسهمًا صغيرة منسدلة بجوار كل رأس.
إدارة قوائم البيانات الخاصة بك
- ستكون هناك أسهم لأسفل تشير إلى كل اسم حقل يفتح القوائم المنسدلة عند النقر فوقه.
- تحتوي القوائم المنسدلة على خيارات لفرز القائمة بأي من أسماء الحقول وللبحث في القائمة للسجلات التي تطابق معايير معينة.
