في بعض الأحيان عليك أن تكتب رسائل البريد الإلكتروني القاسية.
تحتاج إلى مشاركة الملاحظات مع شخص ما في مكتب مختلف ، أو عدم الاتفاق مع أحد أصحاب المصلحة ، أو إخبار شخص ما أنه قد أفسد ، وسيكون إعداد مكالمة أو اجتماع شخصي ردًا مبالغًا فيه (ويخاطر في جعل الموقف صفقة أكبر) .
ومع ذلك ، عندما يمكن إساءة تفسير الملاحظات الأكثر حميدة ، تكون المخاطر أكبر عندما يكون لديك شيء مهم لتقوله.
باعتباري شخصًا يعمل عن بُعد ، فأنا مستمر في إرسال رسائل إلكترونية بالبريد الإلكتروني للأشخاص الذين لديهم ملاحظات. وعلى الرغم من أنني فعلت ذلك مئات المرات ، إلا أنني ما زلت أشعر بقليل في معدتي عندما أكتب أن عمل شخص ما يحتاج إلى الكثير من التغييرات.
لكن الناس يستجيبون في كثير من الأحيان بشكل أكثر إيجابية مما كنت أتخيل. إنني أعود إلى صيغة أستخدمها تجعل رسائل البريد الإلكتروني القاسية تؤتي ثمارها ومفيدة قدر الإمكان.
إليك كيف ينهار:
السطر 1: قل شيئًا ودودًا
عندما تكتب السطر الافتتاحي (بعد التحية ، أي) ، قد يكون من المفيد تخيل أنها محادثة. إذا صعدك أحدهم وذهب إلى النقطة مباشرة ، فسيتم تأجيلك.
لهذا السبب مثل خط كيف كان عطلة نهاية الأسبوع الخاصة بك؟ أو آمل أن تجد لك هذه الملاحظة جيدًا ، كما لا لزوم لها ، فهي تساعد على إطلاق الأشياء على الملاحظة الصحيحة.
السطر 2: شكرا له أو لها
إذا كان ذلك ممكنًا ، فمن الجيد ملاحظة جهود الشخص الآخر. لا تريد أن تغوص في ما ارتكبوه خطأ دون الاعتراف بالوقت الذي يقضونه في كل ما أرسلوه.
إنها سهلة مثل: شكرًا جزيلاً على هذا على.
السطر 3: أشر إلى شيء إيجابي
لا أحد يريد أن يشعر وكأنه أحمق (أو مثلك تعتقد أنهم أغبياء). لذا ، بينما لا تريد التغلب على الأدغال ، من المهم أن تأخذ الوقت الكافي للإشارة إلى قوة واحدة من عمل الشخص الآخر.
جرب ، أستطيع أن أرى من أين سيؤدي إلى على سبيل المثال ، يمكنك إخبار تقرير مباشر بأنك تستطيع أن ترى كيف ستساعد الإستراتيجية التي طبقوها على تحسين أداء الفريق. أو ، قد تخبر أحد الزملاء أنهم قاموا بعمل رائع في معالجة اهتمامات العميل الرئيسية.
بالطبع ، من المهم الحفاظ على هذا التعليق صريحًا. يجب أن تذكر شيئًا ما مفيدًا في الواقع ، ويجب ألا تسخر من الثناء على نطاق واسع إلى حد أن بقية رسالتك تعمم المستلم تمامًا.
نص البريد الإلكتروني: السير عبر التغييرات (والنتائج)
صدق أو لا تصدق: الناس يقدرون معرفة لماذا اخترت أن تفعل الأشياء بشكل مختلف. إنه أمر غير بديهي (لأن من يريد أن يسمع كيف أفسدهم بالتفصيل؟) ، ولكن في الواقع ، فإنه يدل على أن لديك رأي كبير منهم.
إنه يوضح أنك لن تتعارض معهم فقط من أجل ذلك. علاوة على ذلك ، فإنه يظهر أنك تعتقد أنهم أذكياء بما يكفي للتعلم من الملاحظات وتقديم توقعاتك للمضي قدمًا.
لتجنب الإفراط في توضيح ما حدث من خطأ ، اقتصر على الجمل التي تتبع تنسيق …. وإذا كان لديك أكثر من تغيير ، فاستخدم الرصاص.
تبدو هكذا:
أو:
- سترى أننا أجرينا بعض التغييرات على سطح الملعب ، استنادًا إلى ملاحظات فريق القيادة.
- على هذا المنوال ، أحب أن أرى تلك التغييرات تتم عبر جوانب أخرى من العرض التقديمي ، لأننا نرغب في أن تكون متسقة.
الخط الأخير
عليك دائمًا أن تسأل عما إذا كنت تستطيع توضيح أي شيء أو الإجابة على أي أسئلة.
على الرغم من أن اسمحوا لي أن أعرف إذا كان بإمكاني الإجابة على أي أسئلة ، فقد تبدو واضحة ، ولكنها تخدم غرضًا. فهو يجعل روح بريدك الإلكتروني أكثر تعاونًا.
فجأة ، ينتقل من ذلك ، قائلا "هنا هي التغييرات - الفترة" إلى "هنا هي التغييرات - هل تسمح لي أن أعرف إذا كان أي منهم لا معنى له؟" وهذا يظهر أنك لا تزال تقدر رأي شخص آخر.
بعد ذلك ، كل ما تبقى لديك هو تسجيل الخروج - أي علامة قياسية (أفضل ، بصدق ، شكرا!) ستفعل.
ضع كل شيء معا
- مثال على التغيير وكيف سيؤدي إلى نتيجة إيجابية
- إذا كان ذلك ممكنًا: مثال التغيير الثاني وكيف سيؤدي إلى نتيجة إيجابية
- إذا كان ذلك ممكنًا: مثال على التغيير الثالث وكيف سيؤدي إلى نتيجة إيجابية
الآن وقد قمت بتكوين ملاحظات بناءة حقًا ، خذ دقيقة للتفكير في سطر الموضوع الخاص بك. ربما كل ما تحتاجه هو الضغط على الرد ، ولكن قد يكون التغيير البسيط يؤثر على النغمة بأكملها. (هل تعلم أن كلمة "اليوم" أفضل من كلمة "عاجلة"؟ مزيد من المعلومات حول ذلك - وكلمات أخرى يجب تجنبها - هنا).
لن تكون كل رسالة ترسلها ممتلئة بالثناء - وهذا جيد. إذا كنت تأخذ الوقت الكافي لكتابتها بعناية فستقطع شوطًا طويلاً.
