منذ بضعة أسابيع ، بدأت أختي محمومة في إرسال رسائل نصية إلي وهي في طريقها إلى المطار. كانت في رحلة عمل إلى سياتل وكان من المفترض أن تلتقي بزملائها في محطة القطار حتى يتمكنوا جميعًا من التوجه إلى الطائرة معًا. ولكن ، لقد أفرطت في النوم وكانت تأمل الآن في حساب رحلتها بسيارة الأجرة. سألتني ، "هل كان هذا جيدًا؟" ، كما لو كان لدي أي فكرة عما إذا كانت شركتها ستستقل أجرة التاكسي بعد اتخاذ الترتيبات اللازمة للقطار.
"أنا متأكد من أنهم سيهتمون بها" ، قلت ، في محاولة لتهدئتها. حذرت قائلة "لا تفوت رحلتك" ، معتقدةً أنها ستشعر بالملل.
بقدر ما أردت أن أضع رأيها في هذا الموقف ، لم يكن لدي أي فكرة عن معرفة ما إذا كانت ستحصل على تعويض ، أو ما هو أكثر من ذلك ، إذا كان منزعجون من زملائها أنها فاتتها رحلة القطار الجماعي وذهبت إليها خاصة. هل ينظرون إليها على أنها طفرة ، وهل ستكون الأمور محرجة طوال مدة الرحلة؟
على الرغم من أنني لست خبيراً في مجال السفر بغرض العمل ، فأنا أعلم أن التواصل ضروري لرحلة سلسة. وعندما التفتت إلى رئيسة هيئة موظفي المتحف ، ليندساي موروني للتأكيد ، وافقت: "في أي وقت تدخل فيه الأموال أو الميزانية في العمل ، من الأفضل أن تضع التوقعات بوضوح مع مديرك".
إذا كنت جديدًا على شركتك الحالية أو كنت غير معتاد على القيام برحلات عمل بشكل عام ، فلا تتوانى عن السؤال مقدمًا عن سياسة الشركة فيما يتعلق بجميع النفقات. على سبيل المثال ، يوضح موروني أن "بعض الشركات تعتقد أن سيارات الأجرة ليست مهمة للغاية ولكن الوجبات غير مغطاة ، في حين أن البعض الآخر أكثر راحة في تحديد راتب يومي تنفقه كما تريد".
إذا كان راتبك اليومي أنك تعمل معه ، وكنت مسافرًا مع مديرك أو مسؤول تنفيذي في الشركة ، فربما يمكنك أن تتخيل أنك ستكون وحدك لكثير من الوجبات. إذا لم يكن هناك أي راتب وتم تغطية جميع الوجبات ، فتعرف مسبقًا على ما إذا كان هناك وجبات غداء مخططة مسبقًا يُتوقع حضورها.
وفي مذكرة الطعام ، من الجيد أيضًا التفكير في ماهية الوجبات التي ستتم مشاركتها مع الزملاء (أو الحاضرين في المؤتمر) والتي ستكون بمفردك. من المفهوم إذا كنت تشعر بالغرابة في الاستفسار مباشرة عن أوقات الوجبات المشتركة إذا لم يكن ذلك مدرجًا في جدول أعمالك ، لكن يمكنك ذكر ميلك للكافيين واسأله عما إذا كان يريدك أن تتناوله في وقت متأخر قبل الساعة التاسعة صباحًا. هذا هو دعوته لدعوتك لتناول الإفطار أو السماح لك بإيقاف الخطاف ، وهذا يتوقف على الطريقة التي تريد أن تنظر إليها.
هذا المبدأ التوجيهي يعمل بشكل جيد لبقية وقت السفر غير العمل التي تواجهها. قد يكون من المفيد أن تطلب جدول أعمال قبل رحلتك حتى يكون لديك فهم للمكان الذي يجب أن تكون فيه. نظرًا لأن زملائك غير معتادين على التواجد في المكتب على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، فيمكنك أن تفترض بأمان أن الوقت "المجاني" المدرج في الجدول هو وقتكم. مهلا ، كل شيء على مايرام إذا كنت تفضل الالتفاف في سرير الفندق الكبير بحلول الساعة 10 مساءً. ما لم تكن تقوم بتفكير مشروع مع الفريق بشأن المشروبات - أو إذا كان يبدو أنك غير مهذب للإنقاذ في حدث مسائي - فثق في أن مدخلاتك وحضورك طوال اليوم تكفيان.
ولكن ، في تلك الملاحظة ، إذا كانت هناك أحداث "اختيارية" أو جلسات للمتحدثين ، فمن المحتمل أن تقوم بمراجعة زوجين. سيكون في ذوق سيء رفض كل المناهج الدراسية. فكر في مدى احتمال أن يكون الأمر محرجًا إذا اكتشف رئيسك أنك تخلت عن لوحة أوصى بها لأنك ترغب في ممارسة الرياضة قليلاً.
في نهاية المطاف ، أفضل رهان على تسمير قواعد العمل أثناء السفر هو وجود خطوط اتصال مفتوحة. من الأفضل طرح أي أسئلة أو معالجة أي مشاكل محتملة قبل أن تذهب (مثل ، "كيف أقوم بالفعل بحساب كل شيء بشكل صحيح؟") ، وليس في الوقت الحالي. كما يقول موروني ، عندما تتحدث إلى مديرك ، "إذا كانت هناك سياسة معمول بها ، فيمكنه / هي تقديم تفاصيل لك" ، وستعرف ما هو مقبول وما هو غير مقبول. والفكرة هي "أن تنقذ نفسك من الضغوط المجهولة - وعلى حساب سداد رفض - وطرح ما لا يقل عن أسبوع قبل أن تذهب."
هذه نصيحة كان من الممكن أن تستخدمها أختي بالتأكيد ، وهي نصيحة ممتازة بشكل عام للحفاظ على قلق السفر أثناء العمل - وحفظتك سليمة.
