يتم حفظ تقارير تقارير المصاريف في الحال مع قنوات الجذر على مقياس المرح الخاص بي. على الرغم من حقيقة أن شركتي تدين لي بصورة مشروعة بكمية كبيرة من المال ، إلا أنني كنت أخشى دائمًا تقريبًا أن أقدم هذه التقارير.
قد يكون لهذا جذوره في أول وظيفة لي خارج الكلية ، عندما سألت مديري عن بعض التوجيهات بشأن النفقات التي كانت مناسبة لرحلة عمل قادمة. قالت ببساطة ، "استخدم أفضل حكم لك."
ام شكرا نظرًا لأنني لم أكن في رحلة عمل على الإطلاق ، شعرت أن أفضل تقدير قد يختلف عن رأيها.
لكن ، أعتقد أن هذه هي النقطة. عندما أصبحت مديراً وسألني الموظفون عن نفس السؤال ، وجدت نفسي أعطي نفس الاستجابة الغامضة. كنت أرغب في اختبار فريقي لمعرفة كيف تعاملوا مع أنفسهم دون إشراف - إذا ذهبوا إلى الخنازير وفجروا مئات الدولارات على خمر في إحدى الليالي ، فقد أتساءل عن مهاراتهم في صنع القرار (ونعم ، قد أتجاوزهم أيضًا ترقية بدلاً من الشخص الذي عالج التحدي بشكل معقول).
العظة من القصة؟ عندما يقول رئيسك في العمل "استخدم حكمك الأفضل" عند إنفاق الشركة عشرة سنتات ، فهذا يعني ذلك. إن الطريقة التي تتعامل بها مع مصاريفك ستقول الكثير عنك كموظف ، وقد تؤثر أيضًا على سمعتك مع رئيسك في العمل.
لحسن الحظ ، لقد قمت بتطوير بعض الحيل على مر السنين - وهذه الأدوات مفيدة لمساعدتك في التحقق من نفسي عندما أكون في وضع الإيصالات.
شاهد وتعلم
أفضل طريقة لقياس المبلغ الذي يجب أن تنفقه هي مشاهدة زملائك الأكثر خبرة. هناك احتمالات ، ستأكل ، تشرب ، وتبقى في نفس الأماكن ، لذلك سيكون لديك الكثير من الفرص للتوقف ومعرفة ما يفعلونه أولاً.
إليك مثال على ذلك: عندما تتوجه أنت وزملاؤك إلى العشاء ، اسمح للجميع بالترتيب أولاً ، وانتبه إلى تكلفة طلب كل شخص. عندما يحين دورك ، تأكد من أن اختيارك هو الأقل تكلفة ، أو في نفس النطاق مثل الطلبات الأقل سعرًا في المجموعة. لا ، لمجرد أن رئيسك يأمر mignon فيليه ، لا يعني بالضرورة أنك يجب أن تحذو حذوها. ولكن عندما يطلب جميع المسافرين المخضرمين سلطات Cobb ، اتبع خطوتهم ، ولن يتساءل رئيسك عن تكلفة وجبتك.
وماذا لو لم يكن هناك شخص آخر في رحلتك؟ حاول القيام ببعض الأبحاث مسبقا. اطلب من زملائك الآخرين أشياء مثل "أنا متوجه إلى شيكاغو - هل يمكنك اقتراح عدد قليل من الأماكن لتناول الطعام؟" تعرف على الأماكن التي يتكرر فيها بقية أعضاء الفريق ، وسيكون لديك عدد قليل من الأماكن التي تعرف أنها آمنة لتكلفتها.
لا تكن جشعًا
قد يبدو هذا واضحًا ، لكن يمكنني أن أخبرك من التجربة ، من السهل أن تشعر أنك تستطيع العيش قليلاً عندما يقوم مكتبك بالطيران معك ، ودفع ثمن فندقك ، وإرسالك إلى عشاء فاخر مع العملاء. وعلى الرغم من أنك قد ترى أشخاصًا آخرين يتابعونها لأنهم يعلمون أن شخصًا آخر سوف يرفع علامة التبويب ، فمن الأفضل أن تبقي إنفاقك عند أدنى حد ممكن.
قاعدة التجربة: إذا كنت لن تشتريها بأموالك الخاصة ، لا تحسبها. كوب من النبيذ مع العشاء؟ غرامة. كوب من النبيذ ، بالإضافة إلى ثلاثة كوكتيلات ، وتطبيقات زوجين ، والحلوى؟ "الحاجة" لذلك لن يكون من السهل تبريرها.
لا تكون رخيصة
يبدو أنه من المنطقي ألا تزيد الإنفاق الزائد على الشركة ، ولكن ماذا عن العناصر الأقل تكلفة؟ يمكنك حساب اتيه الصباح والخبز عند السفر للعمل؟ من الناحية الفنية ، بالتأكيد ، يمكنك أن تطلب من شركتك تعويضك بمبلغ 4.67 دولارات الذي دفعته مقابل القهوة الصغيرة والخبز ، لكنني أضمن أنك لن تربح أي نقاط عندما يرى رئيسك هذا في تقريرك المفصل.
على سبيل المثال ، كان لدي موظف واحد يقدم تقرير مصاريف مقابل رسوم انتظار دولار واحد من اجتماع للعميل. هل تمزح معي؟ لقد أعادتها دولارها ، لكن منذ ذلك الحين شعرت دائمًا بأنها تحاول الفرار من الشركة بكل ما تستطيع.
نعم ، يجب أن تدفع شركتك نفقات معقولة عندما تكون في الخارج وعن تمثيل الشركة ، لكن مصاريفك بالنيكل والبعد ستجعلك تبدو غير مهني وغير ناضج ، ناهيك عن التعاسة. إليك تجربة جيدة: إذا كان هذا أمر تشتريه عادة في يوم عمل منتظم ، فلا تحسبه (لكن احتفظ بإيصالاتك ، في فرصة الخروج التي يوفرها رئيسك للدفع مقابل الأشياء الصغيرة أيضًا).
اسأل دائمًا عن الإيصالات
في هذه الملاحظة ، بجانب إبقاء إنفاقك ضمن حدود معقولة ، فإن الإيصالات الخاصة بك هي أهم شيء يجب تذكره عندما تكون في مهمة خارج المكتب. لا يمكنني حتى حساب عدد المرات التي كان فيها الموظفون يقدمون تقارير المصروفات دون أي دليل على النفقات. بغض النظر عن مدى ثقتك في أن رئيسك يثق بك ، فإنها لا تستطيع أن تأخذ كلامك لأنك أنفقت 256 دولارًا في آخر رحلة عمل لك.
عندما سألت أحد الموظفين لماذا لم تدرج إيصالاتها مقابل نفقة صغيرة نسبيًا - واحد كنت أوافق عليه تمامًا - اعترفت بأنها قلقة من عدم موافقتي على هذا البند ، لذلك "نسيت" أن تطلب إيصالًا. كانت على حق: لم أوافق عليها. ولكن ليس لأنني اعترضت على الشراء - لأنه لم يكن لدي أي دليل على حدوث ذلك بالفعل.
نصيحة سريعة: اسحب مظروف الفندق الثابت من غرفتك واحفظه في حقيبتك أو حقيبتك. لف شريط مطاطي كبير حول محفظتك لتذكيرك بطلب الإيصال ، ثم أسقط هذا الإيصال في الظرف بمجرد استلامه. وإذا كان هناك أي شيء غير عادي حول المصاريف ، فاكتبها على الظهر قبل إرسالها بعيدًا.
كل شركة وكل مدرب لديه طريقة مختلفة للتعامل مع النفقات ، مما يعني أنه لا توجد قاعدة صارمة وسريعة تنطبق على كل موقف. لكن ، التزم بهذه الإرشادات ، ولن يكون لدى رئيسك سبب للتشكيك في أفضل تقدير.
