بصفتك عضوًا في Gen Y ، نأمل أن تعرف بالفعل أهم قواعد آداب البريد الإلكتروني: اجعلها قصيرة وحلوة ، ولا تضع أي شيء في رسالة بريد إلكتروني لا تريد إحالتها إلى جدتك ، رئيسك في العمل ، أو غيرها كبيرة الخاص بك.
لكن في بعض الأحيان ، ليس الجزء الأصعب في كتابة رسالة بريد إلكتروني المحتوى على الإطلاق - إنها كيفية البدء به وإنهائه. خاصة في مكان العمل ، فليس من السهل دائمًا البدء بـ "عزيزي جو" والتوقيع مع "شكرًا يا كيلي".
لذلك عندما تقوم بصياغة رسالة إلى مدير توظيف أو مدير تنفيذي أو حتى رئيسك ، إليك كيفية التأكد من أنك تقدم أفضل ما لدي على الإنترنت - من البداية إلى النهاية.
1. بريد الكتروني من من؟
أول الأشياء أولاً: لقد حان الوقت لتقاعد حساب البريد الإلكتروني "[email protected]". هل حقا. ليس لطيفًا أو إبداعيًا ، إنه غير محترف. إذا كنت تستخدم حساب بريد إلكتروني لأي سبب آخر غير الدردشة مع أصدقائك في الكلية ، فاستخدم عنوانًا يتضمن الأحرف الأولى والأخيرة من الاسم أو اسمك واتركه على هذا النحو. كن حذرًا أيضًا عند استخدام الأرقام 0 أو 1 في عنوان بريدك الإلكتروني ؛ قد يكون من الصعب تمييزها عن حرف كبير O أو حرف صغير L.
2. تجنب تحية الزلات
يعد اختيار الكلمة الأولى من البريد الإلكتروني أمرًا سهلاً - "عزيزتي" أو "مرحبا" يعمل كلاهما في أي موقف تقريبًا. ولكن يمكن أن تصبح صعبة بعد ذلك. في الاتصالات المنتظمة في مكان العمل ، عادة ما تكون مخاطبة الشخص باسمه الأول جيدة ، واستخدام العناوين يمكن أن يجعلك تبدو بشكل مفرط ، أو خانق ، أو حدث.
ولكن هناك استثناءات: يفضل بعض التنفيذيين من المستوى الأعلى "السيد" أو "السيدة" ، لذلك يجدر بنا أن نسمع صوتًا لسماع كيف يخاطبه الآخرون عادة. وهو رهان آمن عندما تقابل طبيبًا أو أستاذًا طبيًا لأول مرة يفضلون تناولها على أنها "دكتور"
عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني للبحث عن وظيفة ، من الأفضل استخدام العناوين. ولكن إذا كنت لا تعرف جنس الشخص الذي تتصل به ، فلا تخمن - انتقل بالاسم الأول فقط. نعم ، قد تسامحك كريستينا "كريس براون" على دعوتها السيد ، لكن آخر شيء تريد القيام به هو إحراج نفسك قبل الدخول في قلب البريد الإلكتروني.
أخيرًا ، إذا لم يكن لديك اسم محدد للمستلم (على سبيل المثال ، فأنت ترسل استعلامًا وظيفيًا إلى عنوان مركز موارد بشرية مركزي) ، فكلمة "مرحبا" بسيطة كافية تمامًا.
3. إغلاق مع المجاملة
قد يكون لديك خط إغلاق البريد الإلكتروني المفضل لديك ، ولكن يجب عليك دائمًا مراعاة علاقتك بالمراسل والسبب في رسالة البريد الإلكتروني عند تسجيل الخروج. إليك نظرة خاطفة سريعة على بعض علامات التمييز الشائعة والرسالة التي تنقلها:
مع خالص التقدير: هذا هو شعور الإغلاق الشامل ومناسب 100 ٪ في معظم الحالات ، ولكن يمكن أن ينظر إليه على أنه خانق قليلا أو غير مهذب للمراسلات مع شخص تعرفه جيدا.
مع أطيب التحيات: هذه العبارة هي المهنية ، ولكن مع بعض الدفء. من الشائع أن تكون رسائل البريد الإلكتروني التجارية أقل رسمية ، مثل بين زملاء العمل الذين يعملون معًا بشكل متكرر إلى حد ما. يمكن اختصار هذا إلى "التحيات" عند إرسال بريد إلكتروني لشخص مألوف.
أفضل: يتم مناقشة هذا التوقيع على نطاق واسع وينظر إليه على أنه كل شيء من المخلص إلى مبتذلة ، وهذا يتوقف على مرشح المستلم. إنها ببساطة نسخة مختصرة من "مع أطيب التحيات" ويمكن أن تدل على المشاعر الإيجابية. ولكن ، يمكن أيضًا إساءة فهمها على أنها غير صحيحة إذا لم يكن لديك علاقة فردية سابقة مع الشخص الذي ترسله عبر البريد الإلكتروني.
بكل احترام: هذه رسالة إرسال رسمية مناسبة عند إرسال بريد إلكتروني إلى الرئيس التنفيذي أو رئيس مجلس الإدارة أو مسؤول تنفيذي رفيع المستوى في الشركة.
باعتزاز: هذا هو بالتأكيد إغلاق اجتماعي ، وليس إغلاقًا احترافيًا. إنه يرسل رسالة الود والاهتمام الحقيقي - ولكن مع مستوى من الألفة يكون من الأفضل إبقائه خارج المراسلات المهنية.
تحياتي الحارة: هذا إصدار رسمي أكثر من "باعتزاز" ، لكنه لا يزال مناسبًا لرسائل البريد الإلكتروني الاجتماعية.
لك حقًا: غالبًا ما يُعتبر خانقًا للبريد الإلكتروني ، وقد يكون من الأفضل استخدام هذا الإغلاق للمراسلات الرسمية مثل الخطاب المطبوع.
4. اجعل توقيعك مفيدًا
تأكد من أن خط التوقيع الخاص بك يسرد الأساسيات: اسمك بالكامل وعنوانك واسم شركتك ومعلومات الاتصال ، بما في ذلك أرقام الهواتف والبريد الإلكتروني. يمكن أن يكون شعار الشركة أيضًا إضافة جمالية.
عندما ترسل رسائل بريد إلكتروني متعلقة بالبحث عن وظيفة ، استخدم اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. كن على دراية بماهية معلومات الاتصال التي تقدمها ، رغم ذلك - إذا كنت لا تريد أن يقوم أصحاب العمل المحتملون بالاتصال بالخط الذي يرتديه موظف الاستقبال الخاص بك في بعض الأحيان ، فلا تقدم هذا الرقم. وإذا كنت تستخدم Facebook و Twitter و LinkedIn بشكل احترافي ، فمن الجيد تضمين هذه المعلومات أيضًا.
سترى في بعض الأحيان رسائل البريد الإلكتروني بما في ذلك علامات الاقتباس أو التعليقات الجانبية كجزء من التوقيع - لكن تابع بحذر قبل التفكير في أن رسالتك تحتاج إلى هذا النوع من الترقية. يجب أن تحتوي رسائل البريد الإلكتروني للنشاط التجاري على: إن توقيعك ليس هو المكان المناسب لترويج معتقداتك أو اهتماماتك الشخصية.
عندما تذهب لصياغة بريد إلكتروني ، تأكد من أنك تولي نفس القدر من الاهتمام لخط الفتح والإغلاق الخاص بك كما تفعل بقية المحتوى الخاص بك. لا تدع العبوة التي يمكن تجنبها تزعجك أو تصرف انتباه المستلم قبل أن يصل إلى الجزء الأكثر أهمية في بريدك الإلكتروني - الرسالة.
