أعلم أن هناك مليون وطريقة مختلفة لإدارة مهامك اليومية باستخدام التكنولوجيا. على الرغم من أنني عادة ما أقدر تقديراً جيداً للحلول الرقمية ، إلا أنني كنت دائمًا شخصًا يدير قائمة المهام الخاصة بي باستخدام قلم وورق قديم جيد. لا يساعدني ذلك فقط على أن أكون فعّالًا خلال أيام دراستي للأعمال المزدحمة ، وأن نضع أولوياتي لمهامي ، وأعمل حتى عندما لا أمتلك بيانات خلية ، ولكن ليس هناك شيء أكثر إرضاءًا من حذف مهمة مكتملة من مهمة فعلية. تأليف لائحة.
إذا كنت تواجه مشكلة في العثور على نظام مؤسسة يناسبك ، أو كنت ترغب فقط في محاولة التخلص من الفوضى الرقمية والعودة إلى الأساسيات ، فإنني أوصي بإعطاء هذه الطريقة فرصة! هيريس كيفية القيام بذلك.
1. احصل على مخطط نسخ حقيقي
من الواضح أن الخطوة الأولى في القيام بذلك هي الحصول على الأدوات التي تناسبك. من المهم استخدام مخطط نسخة ورقية يطابق أسلوبك التنظيمي وعملك. على سبيل المثال ، أستخدم مخططي Poppin لأنهم يعرضون جدولًا أسبوعيًا على اليسار والورقة المبطنة على اليمين ، ويتناسبون مع حقيبتي ، وهم رخيصة جدًا.
أحب مشاهدة الأسبوع بأكمله على صفحة واحدة ، ولكن إذا كنت تحب نوعًا مختلفًا من المشاهدة ، فقم بمراجعة Moleskine ، الذي يحتوي على الكثير من التنسيقات المختلفة ، أو - إذا كنت ترغب في الحصول على تمثيلي مع التسوق ، أيضًا - توجه إلى منطقتك بارنز أند نوبل وتصفح من خلال مجموعة ضخمة حتى تجد المناسب المناسب.
2. قائمة جميع الالتزامات الخاصة بك الأعلى لهذا الأسبوع
أبدأ دائمًا بإدراج جميع الالتزامات الرئيسية التي أجدها في جدولي الأسبوعي ، حتى أتمكن من التعرف على ما سأحتاج إلى التخطيط له. أحب تضمين كل من المهام والأحداث الشخصية والمهنية للحصول على صورة كاملة للأسبوع.
على سبيل المثال ، إذا كان عليّ الاستعداد لعقد اجتماع كبير يوم الأربعاء ولكن يجب أن أتوقف عن العمل في الساعة 6 مساءً يوم الثلاثاء لحضور عشاء عيد ميلاد ، فعندئذ سأعلم أنه من المحتمل أن أعمل في وقت متأخر يوم الاثنين.
3. اكتب المهام ذات الأولوية الخاصة بك
بمجرد أن أبدأ في ملء التقويم بالتزاماتي الرئيسية ، أقسم الجانب الورقي من مخططي إلى أربعة مربعات ، حيث يمثل المربع العلوي الأيمن مهام مهمة / غير عاجلة ، ويمثل اليسار العلوي مهام مهمة / عاجلة ، و الصندوقين السفليين يمثلان مهام غير مهمة / غير عاجلة وغير مهمة / عاجلة.
بعد ذلك ، أكتب جميع المهام التي أحتاج إلى إكمالها لهذا الأسبوع ، مع التأكد من إدراجها في المربع المقابل لها. على سبيل المثال ، يذهب "فاتورة بطاقة الائتمان المدفوعة" دائمًا في المربع المهم / الملح ، في حين أن "شراء معطف شتوي" مهم / غير ملح.
يعمل هذا كنظام للأولويات المخبوزة ، لأنه يجبرني على تحديد ما أحتاج إلى العمل عليه ومتى.
من المهم أيضًا تحديد المهام غير المهمة / العاجلة ، والتي سأضعها غالبًا في أولويات البنود الطويلة الأجل المهمة إذا لم أكن حريصًا. على سبيل المثال ، أعمل على ثلاث ورقات بحثية طويلة الأجل في هذا الفصل الدراسي ، والتي لا تبدو مضغوطة أبدًا كشيء مستحق غدًا ويمكن أن تضيع بسهولة في ضجيج قائمة مهام كاملة. يجبرني نظام تحديد الأولويات هذا على الاعتراف بالعمل على الأوراق على أنها مهمة والبدء في كتابتها مقدمًا.
4. قم بإعداد جدول يومي (مع تضمين وقت التعطل)
كل هذا التخطيط الأسبوعي لطيف ، لكن كيف يساعدني هذا في معرفة ما يجب فعله في يوم معين؟ كل صباح ، أسحب قطعة فارغة من الورق (أستخدم ورق طابعة أبيض ، لكن يمكنك أيضًا الحصول على دفتر ملاحظات إذا كنت تريد تصنيف العملية قليلاً) وفعل ثلاثة أشياء.
أولاً ، أكتب أوقات اليوم من الساعة 8 صباحًا إلى 11 مساءً بزيادات مدتها 30 دقيقة وأضعها في أي اجتماعات وفصول والتزامات شخصية لدي. بعد ذلك ، ألق نظرة على مخططي الأسبوعي وسحب المهام التي أريد إكمالها في ذلك اليوم ، محاولًا التأكد من سحب عنصر واحد على الأقل من كل صندوق من مربعاتي الأربعة. أخيرًا ، أقوم بتقسيم جميع المهام إلى التقويم الخاص بي ، وأملأ الوقت اللازم للاجتماعات.
نظرًا لأن المهام تستغرق عادةً وقتًا أطول لإكمالها في الممارسة ، فإن قاعدة الإبهام الخاصة بي هي تخصيص 1.5 مرة من الوقت للوقت الذي أعتقد أنني سأحتاجه ، فقط للتأكد من إمكانية احتواء كل شيء. كما أتأكد دائمًا من التقليل من الوقت المساء الباكر وساعة للذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية ، وكلاهما بحاجة للحفاظ على عقلاني!
5. عبور الأشياء قبالة
هذا هو الجزء المفضل لدي من العملية: إيقاف المهام عند الانتهاء منها. أحب استخدام الأقلام الملونة ، فقط لجعل الأشياء أكثر متعة. عادةً ما أتابع جدول أعمالي اليومي ، ثم أعبر جميع العناصر عن قائمة المهام الأسبوعية في نهاية كل يوم.
6. ترحيل العناصر غير المكتملة
في نهاية الأسبوع ، من المهم التأكد من ترحيل أي عناصر غير مكتملة إلى أسابيع مقبلة حتى لا تتسلل إلى الشقوق. في ليلة الأحد ، عادةً ما أجلس بقلم أحمر وأحذف العناصر غير المكتملة واحدًا تلو الآخر عندما أقرر ما إذا كنت سألغيها أو نقلها للأمام إلى الأسابيع المقبلة. أحد أجمل المخططات الورقية هو أنه يمكنك بالفعل دفع المهام التي ليس لديك وقت لها ، لأنه يمكنك كتابتها في أي مكان تريد - لقد قمت بالفعل بنقل خط "التسوق للعطلات" إلى الأسبوع الأول من ديسمبر بسبب أعلم أنه لن يكون لدي وقت لذلك حتى ذلك الحين.
أعلم أن هذه العملية قد تبدو معقدة ، لكن إنفاق 20 دقيقة فقط يوميًا على التخطيط يمكن أن يساعدك على توفير ساعات لك. أعلم أنني معرضة بشكل خاص لإهدار الكتل القصيرة (على سبيل المثال ، 30 دقيقة بين الفصول الدراسية) إذا لم أفكر في ما أريد القيام به ، ولكن إذا قمت بالفعل بجدولي الزمني ، فلا يجب أن أفكر مرتين حول ما من المفترض أن أقوم به مع وقتي.
آمل أن يساعدك ذلك في التخلص من بعض التعب في القرارات ، وإنجاز المزيد من الأشياء.
