إذا كنت موظفًا حاليًا - وإنسانًا - فأنت على دراية بالطوفان العظيم للبريد الإلكتروني. يمكنك الحصول على أكثر مما يمكنك الرد عليه كل يوم ، وغالبا ما يمنعك من أداء "وظيفتك الفعلية". ولكن في هذا العالم الحديث ، يعد وضعك في مقدمة البريد الوارد أمرًا ضروريًا إذا كنت ستثير إعجاب رئيسك والمضي قدمًا.
الآن ، يحكم العديد من الأشخاص على مدى تعاملهم مع البريد الإلكتروني من خلال عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتنقلون عبرها. "قضيت ثلاث ساعات بعد ظهر اليوم وأجبت على 120 رسالة بريد إلكتروني" هو سبب للاحتفال وحقوق المفاخرة في معظم المكاتب. لكن في معظم الحالات ، هذا خطأ كبير.
الحقيقة هي أن هناك ثلاثة أنواع من رسائل البريد الإلكتروني:
عندما تواجه كتلة من الوقت لمهاجمة صناديق البريد الوارد الخاصة بهم ، يبدأ معظم الأشخاص في عمليات الربط السريعة. إنه لمن دواعي سرورنا إبعادهم ، فالعدد الإجمالي لرسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك ينخفض أكثر من ذلك بكثير ، ولا يتطلب الكثير من القوة العقلية.
ولكن يجب أن تكون في الواقع تأخذ النهج المعاكس. إنها الصخرة القديمة والحصوية والرملية المجازية: تخيل أنك تعطى جرة زجاجية تمثل وقتك ، وكذلك الصخور والحصى والرمل. الطريقة الوحيدة للحصول على كل شيء هي أن تبدأ مع أكبر الأشياء: الصخور الخاصة بك. إذا ملأت مرطبتك بالرمل أولاً ، فلن تلائمك أي شيء على الإطلاق.
في شروط البريد الإلكتروني ، تأكد من أنك لا تملأ جرة بالرمل عن طريق الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني السريعة والسهلة أولاً - لن تتمكن من الوصول إلى الرسائل الكبيرة المهمة. بدلاً من ذلك ، عند مواجهة فترة زمنية من ساعتين ، يجب أن تبدأ دائمًا برسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب 30 دقيقة أو أكثر ، وأن تحصل على رسالة أو اثنتين على الأقل قبل القيام بأي رسائل أسرع. من ناحية أخرى ، إذا كان أمامك 15 دقيقة فقط قبل اجتماعك التالي ، فهذا هو الوقت المثالي للحصول على رسائل بريد إلكتروني سريعة.
تتمثل أسهل طريقة لتنفيذ هذه الاستراتيجية بسلاسة في حياتك اليومية في إضافة علامتين (أو مرشحات في Gmail): "الرد السريع" و "يتطلب وقتًا مركزًا". وبالتالي فإن أي رسائل بريد إلكتروني غير موسومة ستندرج ضمن الفئة المتوسطة ، وتتطلب ما بين خمس إلى 30 دقيقة.
عندما تعلم أن لديك كتلة صلبة من الوقت غير المتقطع ، ابدأ بفتح مجلد وقتك المركّز ، وحدد ما تحتاجه لمعالجته. إدراك كم هي نادرة تلك الكتل الضخمة من الوقت هو مفتاح النجاح: عندما يكون لديك واحدة ، استفد منها استفادة كاملة! وفي المرة القادمة لديك بضع دقائق لتجنيبها أثناء انتظار الحافلة أو في الطابور لتناول القهوة ، افتح مجلد "الرد السريع" بدلاً من التحقق من Instagram.
