إذا لم تتمكن من إحضار نفسك لمغادرة المكتب عندما تضرب الساعة 6 مساءً كل يوم ، فأنت تعلم ما سيكون عليه دائمًا ترك شيء واحد آخر للقيام به. بالطبع ، يدق هذا الأمر تمامًا بلطف إبهامك حتى تتمكن من التسرع في نفخة من الدخان (على غرار الرسوم المتحركة ، بالطبع). ولكن ، قد يكون ذلك أيضًا إشارة إلى أنه في مكان ما ، بطريقة ما ، كان من الممكن إدارة وقتك بشكل أفضل خلال اليوم.
الأشخاص المجتهدون الطموحون مهتمون عمومًا بكيفية قضاء أيامهم. هذا شيء مستقل ، وموظفون بدوام كامل ، وفنانون ورجال أعمال - أي شخص - حقًا - يمكن أن يتفقوا معه.
ماذا لو قلت لك أن هناك أداة صغيرة في متناول اليد تسمى Toggl والتي يمكن أن تساعدك على أن تكون أكثر وعيا وفعالية؟ تم تصميم هذا البرنامج المجاني ليوفر لك المزيد من الوضوح والبصيرة في انهيار يومك. الغرض الرئيسي منه بسيط: تسجيل عدد الدقائق التي تدخل فيها كل مهمة تقوم بها بالضبط. إن القيام بذلك أمر سهل مثل الضغط على "ابدأ" و "إيقاف" أثناء عملك أو إدخال نطاق ساعة فعلي تقوم خلاله بمهمة معينة.
الميزات الأساسية مجانية ، مما يعني أنه يمكنك تسجيل وقت للمهام كما تفعلها ، وعرض كيف تتراكم العديد من المشروعات ضد بعضها البعض ، وكم من الوقت تستغرقه مجتمعة. يمكنك أيضًا تلقي نظرة عامة أسبوعية على سير عملك. متاح في المتصفح ، عبر سطح المكتب ، أو على جهازك المحمول ، يتيح لك البرنامج العمل بمفردك أو في فريق يتكون من خمسة أشخاص مجانًا. إنه يعمل بشكل جيد بالنسبة للمجموعة كما هو الحال بالنسبة للأفراد - يمكن للأعضاء المختلفين جميعًا تتبع انهيار الأجزاء الفردية للمشروع.
الميزات الإضافية ، مثل إضافة المزيد من أعضاء الفريق ، ستكلفك ، ولكن لأغراضي ، كانت النسخة المجانية جيدة.
عند الحديث عن أغراضي ، إليك كيف ولماذا قررت استخدامها. ربما سوف تساعدك على تحديد ما إذا كان الأمر يستحق التدقيق بنفسك.
ما عرفته قبل البدء باستخدام Toggl
على المستوى الأساسي ، كان لدي شعور بكيفية قضاء وقتي ، وأنه يمكنني تقسيم مسؤولياتي إلى قسم صغير أو متوسط أو كبير من حيث استهلاك الطاقة والوقت. أقوم بإعداد قوائم المهام الخاصة بي بناءً على ذلك ، مع مراعاة ما إذا كنت أعرف أن شيئًا ما يجب أن يستغرق حوالي 15 دقيقة أو ساعتين.
أعرف أيضًا ما هي العادات التي تمكنني من أن أكون أكثر إنتاجية. بداية من اليوم ، خصص وقتًا كل أسبوع لتقديم قائمة مفصلة بالمهام ، وأضفي على نفسي المرونة في فترات الراحة ، فأنا مساعدتي على البقاء نشطًا وأداء مهمتي. ولكن نظرًا لأن لدي وضع بعيد يتيح لي ، إلى حد ما ، تحديد جدولي الزمني الخاص ، فإنني أمتلك أيضًا المرونة اللازمة لقضاء فترات راحة أطول (أو عدم العمل) خلال ساعات غريبة.
لذلك ، كنت مهتمًا باستخدام Toggl لفهم كيفية زيادة توزيع الوقت على مدار الساعة ، ومعرفة ما إذا كان بإمكاني الحصول على المزيد من الوقت. هذه اختلافات مهمة يجب التعرف عليها: لقد بدأت في استخدام المنصة بتقدير جيد للمحفزات والأهداف الخاصة بالتحسين.
ما تعلمته بعد استخدام Toggl
بالضبط كم يستغرق كل مشروع
شعرت أن وجود قدر كبير من الوقت للرجوع إليه قد وضع فجأة سعرًا لكل مشروع. إن وضع هذا الرقم الملموس في المنظور جعلني أكثر عمقا ليس فقط حول كيفية قضاء وقتي ، بل وأيضًا المشروعات التي أوافق عليها وأرغب في إنفاقها.
فيما يلي مثال لما قد تبدو عليه قائمة المهام:
مشروع تتبع الوقت هو مشروع في حد ذاته
أنا على استعداد للمراهنة على أنك لست معتادًا على الضغط على زر في كل مرة تبدأ فيها المهمة وتنهيها. لم أكن كذلك. بما أنني لم أكن معتادًا على البرنامج ، إلا إذا كنت قد أعطيت نفسي رسائل تذكير ، فقد نسيت أن أبدأ في التتبع. يحاول Toggl جعل هذا الأمر سهلاً عليك قدر الإمكان - فالموقع سهل ومباشر ويوفر وظيفة تذكير للتتبع.
كما أتاح لي إنشاء عناصر مميزة للمشروع (مثل تحديد الخطوط وصياغتها وتحريرها وتحميلها كقطعة منفصلة من إنشاء مقالة ، على سبيل المثال) إنشاء عقبات بين المهام - مما يعني أنني لم أعد أتدفق من واحدة إلى أخرى مثل غيبوبة على الطيار الآلي.
من السهل أن تنسى الأمر أو تتركه ، لذا إذا كنت جادًا في فهم عاداتك الإنتاجية ، عليك أيضًا أن تكون جادًا في تنبيه الموقت كلما بدأت مهمة جديدة.
الأيام البطيئة تحدث فرقًا كبيرًا
أنت تعرف تلك الصباحات عندما تستيقظ تشعر بالراحة التامة؟ لن تضرب كل الأضواء الخضراء كل يوم ، لكن Toggl يساعدك على فهم مقدار التأثير الذي يمكن أن تحدثه مستويات الطاقة على كفاءتك. عندما أقوم بتهيئة وتحميل نشرة The Sunday's Inspiration الإخبارية ، على سبيل المثال ، يمكن أن تعني مجموعتان من الإسبريسو الفرق بين 30 دقيقة وساعة.
هناك وقت أكثر في اليوم مما كنت أفكر فيه
وبصفة خاصة كعامل عن بعد ، أنا بالتأكيد في المخيم أنه إذا لم يكن تركيز عقلي تركيزًا تامًا على المهمة المنوطة بي ، يجب أن أستريح أو أعيد توجيه طاقتي حتى أتمكن من لفت انتباهي الكامل إلى المشروع. ولكن هذا يعني أيضًا أن أيامي ستبدأ مبكرا وتنتهي لفترة أطول من يوم عمل عادي لأن لديّ المرونة لتناول الغداء على مهل ، أو السير في نزهات متعرجة للإلهام ، أو النوم في وقت متأخر حسب مزاجي.
مع Toggl ، كان بإمكاني تصور تفاصيل الصورة الكبيرة لاستخدام وقتي في أسبوع معين. وبالنظر إلى الكيفية التي جعلتني بها الأمور تتناسب مع الوقت الذي كنت فيه أفضل وأسرع ، وعندما كان ذهني عالقًا ، تفكر في كل الاحتمالات المتعلقة بتشريح غريز للموسم المقبل (نعم ، لا يزال يتم بثه). إليك كيفية معرفة الأرقام التي جعلتني أفضل في التخطيط الاستراتيجي للأسبوع المقبل:
ساعدني النظر إلى استهلاك الوقت لنفس المهمة في أوقات مختلفة من اليوم في إدراك عندما يكون لدي المزيد من الطاقة لأنشطة معينة. أتذكر عندما أخبرتك أن بناء النشرة الإخبارية الأسبوعية استغرق وقتًا أقل بعد تناولي لقهوتي الصباحية بعد تناولي طعام الغداء؟ مع العلم أن هذا قد وفر بضع ساعات كل أسبوع من خلال ترك المزيد من المهام المباشرة للأمام عندما لا يزال ذهني يعيد التركيز.
وبالمثل ، أتاح لي النظر في استهلاك الوقت للمهام المختلفة في نفس الوقت من اليوم معرفة ما إذا كنت أشعر في يوم من الأيام بالعمل على شيء ما. إذا وصلت إلى المهام الثقيلة في وقت مبكر ، شعرت براحة أكبر (وأقل مذنبة) من الأيام التي هرعت فيها عبر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي في أول شيء في الصباح للوصول إلى كل شيء آخر.
قبل أن أجد Toggl ، اعتقدت أن الإجهاد المرتبط بالعمل كان معطى - أن العمل بكل إمكاناتك يعني بالضرورة قضاء ساعات في أيامك أو اختيار غداء عمل على الآخرين. أي شخص يكرس مهمته أو وظيفتها يعرف ما أقصده: يجب أن يكون التعيين في الساعات دليلًا ملموسًا على بذل جهد ملموس والالتزام بالموقف.
لكن ما تعلمته من هذه التجربة هو أن توفير نفسك لبعض الوقت لا يجعلك أقل استثمارًا في العمل. إن وجدت ، فهذا يدل على أنك ملتزم بقيادة النتائج إلى المنزل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
تتبع استخدام وقتك قد يفتح عينيك تمامًا على ما لا يعمل ولا يناسبك. وإذا لم يكن كونك رصيدًا قويًا لشركتك يساعد في استقرار ضغط الدم لديك ، فمن المؤكد أن امتلاك بضع ساعات إضافية من الراحة في كل أسبوع.
