أوه ، البريد الإلكتروني. سواء كنت تدير عددًا قليلاً من الأشخاص أو فريقًا كبيرًا أو أنت وحدك ، فيمكن أن يساعد في إعاقة نجاحك. نظرًا لأنني متأكد من أنك لاحظت ذلك ، فكلما زاد عدد الأشخاص الذين تتعاون معهم ، زاد عدد الرسائل ، وأصبح من الصعب عليك الوصول إليها في الدقائق الخمس التي مرت بين الاجتماعات اللاحقة.
على الرغم من أنني لا أستطيع التلويح بعصا سحرية وحل هذه المشكلة لك ، إلا أنني أستطيع أن أقول لك إنني وجدت نظامًا يناسبني حقًا كمدير - كل ذلك يعود إلى امتلاك بعض الملصقات الموثوق بها في صندوق الوارد الخاص بك. (إذا لم تكن لديك فكرة عن كيفية استخدامها ، فإليك 101 هنا لـ Gmail و Outlook.)
على عكس الفلاتر التي أستخدمها في الإيداع الدائم ، فإن هذه الثلاثة هي مؤقتة وتستخدم فقط لجذب انتباهي إلى أشياء مهمة. بمجرد أن أتوجه بالرسالة ، أزل التصنيف والملف كما أود عادةً.
لذلك ، مع عدم وجود مزيد من اللغط:
1. "بلوكير للآخرين"
نعم ، هذا واحد في جميع القبعات. لقد غيرت اللون في صندوق الوارد الخاص بي لجعله أحمر. كل صباح ، أذهب إلى صندوق الوارد الخاص بي للتأكد من أنني حددت الرسائل الهامة التي تتطلب ردي. (عكا: بدون إجابتي ، لا يمكن للناس المضي قدمًا على الإطلاق.) من خلال تحديد هذه الردود على وجه التحديد ، أتأكد من عدم إعطاء الأولوية للردود السريعة على الردود المهمة.
في نهاية كل يوم ، أتأكد أولاً من معالجة أي رسائل بريد إلكتروني متبقية بها هذه العلامة. وباستثناء الاستثناء النادر ، لا أقوم بتسجيل الخروج طوال الليل حتى يتم ذلك. هذا لا يعني فقط أنني لا أحمل أحداً ، ولكن يمكنني أن أنهي كل يوم مع العلم أن أكثر القضايا إلحاحًا يتم الاهتمام بها.
2. "اسم أي شخص تقابله بانتظام"
لديّ اجتماعًا فرديًا مع كل من تقاريري المباشرة كل أسبوع ، وبينما نحتفظ بجدول أعمال مستمر في مستند من Google لمناقشته ، وجدت أن بعض الأسئلة السريعة أو FYIs تقع في بعض الأحيان في الشقوق.
ما الذي تغير هذا بالنسبة لي هو إنشاء تسمية واحدة لكل شخص باسمه ، على سبيل المثال ، "بالنسبة إلى Lindsay" و "For Yusuf". نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني تأتي عبر البريد الوارد الخاص بي الذي أعتقد أنه سيكون مناسبًا لهم ، أو أريد تحديثًا على ، وأضيف العلامة مع اسمهم. بعد ذلك ، في اجتماعاتي الأسبوعية ، يمكنني إجراء بحث سريع لمعرفة ما إذا كنت قد تحدثت إليهم حول كل شيء قبل أن نختتم. بمجرد الانتهاء من هذه المهمة ، أزيل العلامة.
على الرغم من أنني أستخدم هذا لتقاريري المباشرة ، يمكنك استخدامه لأي شخص تقابله بانتظام ، من مديرك إلى فريق التسويق إلى مدير المشروع.
3. "الرد السريع"
لقد كتبت عن هذا من قبل ، لكنني وجدت أنه من المفيد للغاية الحصول على قائمة من رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنني الرد عليها في غضون خمس دقائق أو أقل. عندما أنتظر في طابور لتناول القهوة ، أو أخذ مترو الأنفاق بضع محطات ، أو في وقت مبكر من اجتماع ، لدي الآن المحطة الأولى (نعم ، قبل Twitter أو Instagram) للتأكد من أنني أتعامل مع أي طلبات.
أفضل جزء من هذه التسمية؟ تشعر أنك أنجزت بسرعة فائقة.
وهذا كل شيء ، ثلاثة ملصقات بسيطة يمكنك إعدادها بسهولة بعد ظهر أحد الأيام. هل لديك أي حيل أخرى في علبة الوارد تساعدك على إدارتها؟ شاركها معي على Twitteracav!
