الاجتماعات غالية الثمن. ليس لأنك تفرض رسومًا على الأشخاص للحضور (من الواضح) ، ولكن لأنهم يستخدمون وقت الناس ؛ الوقت الذي يمكن أن يقضي به الكثير من الأشياء الأخرى المدرة للدخل. في الواقع ، وجدت إحدى الدراسات أن اجتماعًا متكررًا لمديري المستوى المتوسط كان يكلف شركة واحدة 15 مليون دولار سنويًا.
15 مليون دولار في السنة!
ناهيك عن ذلك ، عليك أيضًا أن تأخذ في الاعتبار وقت الإعداد وكذلك وقت تبديل السياق. وجدت البروفيسور غلوريا مارك من جامعة كاليفورنيا في إيرفين أن الأمر يستغرق ما معدله 25 دقيقة للعامل للعودة إلى مهمته الأصلية بعد انقطاع.
معرفة هذه الإحصائيات تعني أنه عندما أناقش ما إذا كنت بحاجة إلى دعوة اجتماع ، أسأل نفسي ما الذي يستحقه (حرفيًا). هل هذا هو أفضل استخدام لوقت الجميع ، بما في ذلك لي؟ وليس ذلك بشكل متكرر ، الجواب هو "كلا".
حسنا ماذا سنفعل إذن؟ سهل! أرسل بريدًا إلكترونيًا بسيطًا ولكنه مهم للحفاظ على إطلاع الجميع على المسار الصحيح.
ما يجب تضمينه
هناك ثلاثة أشياء أساسية تحتاج إلى تغطيتها:
- اللوجستيات : لماذا تم إلغاء الاجتماع ، وإذا كان اجتماعًا متكررًا ، فما الذي يمكن توقعه في المرة القادمة
- الإجراء : أي عناصر إجراء حرجة مكتملة أو معلقة
- المعلومات : أي تحديثات أو معلومات مالية عامة للمجموعة
ملاحظة: لا تقع في فخ وضع عناصر الإجراءات واللوجستيات في آخرها. إن امتلاكك لأعلى المعلومات المهمة يضمن أن تظهر عندما يقوم زملائك بتخطي بريدهم الإلكتروني. أوه ، ونصيحة إضافية لك: ضع أسماء الأشخاص بالخط العريض إذا احتاجوا إلى فعل أي شيء للتأكد من أنهم يلاحظون ثلاثة أضعاف.
نموذج البريد الإلكتروني كيفية تحويل اجتماع إلى بريد إلكتروني
- تواصل مع خمسة عملاء للتعليق على التصميمات - ماريا
- إرسال توقيت خطة التسويق النهائي للموافقة - جيسون
- نسخة التسويق مؤمنة
- القائمة النهائية للعميل
- تم إرسال طلب الميزانية إلى الفريق المالي
- تم تأكيد تاريخ الإطلاق (14 نوفمبر!)
قد يبدو الأمر بسيطًا ، ولكن إضافة البريد الإلكتروني الذي تحول إلى الاجتماعات إلى حقيبة الحيل الاحترافية الخاصة بك هو وسيلة رائعة لزيادة التركيز والإنتاجية على فريقك. عندما تحترم وقت الآخرين وتضمن دائمًا الخطوات التالية واضحة ، فمن المرجح أن يفعل الآخرون من حولك نفس الشيء. ومن الذي لا يحب ساعة العودة لإنجاز العمل في يوم حافل؟
