كمدير ، أحد أهم الموارد لديك هو مساعد تنفيذي أو إداري. يمكنه أن يحافظ على مكتبك بالترتيب ، والجدول الزمني الخاص بك على المسار الصحيح ، ويأخذ بعض المهام اليومية من لوحة الخاص بك.
لكن فعاليتها لها علاقة بك - مدى تدربها ، مشاركة توقعاتك معها ، وتقديم تعليقاتها. يتطلب الأمر فكرًا وتخطيطًا لتهيئة بيئة يستطيع فيها المساعد القيام بعمله جيدًا (خاصة بالنسبة لمن اعتدنا على القيام بكل شيء بأنفسنا!).
لذلك ، سواء كنت جديدًا في الإدارة أم لا ، إليك بعض التذكيرات الجيدة حول كيفية تحقيق أقصى استفادة من هذا المورد القيم.
1. تسليح له أو لها من أجل النجاح
مساعدك الإداري موجود لجعل حياتك أسهل - لكنها لن تكون قادرة على القيام بذلك إلا إذا كانت تعرف كيف ، بالضبط ، يمكنها المساعدة. من البداية ، تأكد من منحها ما يكفي من الوقت والتدريب والموارد لتتفوق عليها. قدّم إرشادات حول ما تحتاج إليه وعندما تحتاج إليه ، إلى جانب أمثلة ملموسة لما تبحث عنه. يكون هذا صحيحًا بشكل خاص إذا كان مساعدك جديدًا - لكن أدرك أنه حتى لو كانت مخضرمة ، فقد ترغب في القيام بأشياء بطريقة مختلفة عن فعل رئيسها السابق. أن تكون واضحًا وتزويدك بالأساسيات يحدد كلاكما لتحقيق الكفاءة والنجاح.
2. بناء علاقة الثقة
خطط للقاء بانتظام مع مساعدك لمناقشة المشاريع الحالية وتحديثات الحالة. إن السماح لها بمعرفة ما يحدث في المستويات الأخرى للشركة سيساعدها على فهم كيف يتناسب عملها مع الصورة الأكبر. وعندما تتمكن من تقدير المزيد حول ما تفعله ، ستكون قادرة على تحديد طرق إضافية لمساعدتك في تحقيق أهدافك.
3. إعطاء (وتأخذ) ردود الفعل
إذا كان مساعدك يقوم بشيء لا يلبي توقعاتك ، فلا تشعر بالإحباط فقط - أشر إلى المكان الذي كنت غير راضٍ عنه ، وقدم اقتراحات حول كيفية التعامل معه بطريقة مختلفة في المستقبل.
ما يهم بنفس القدر ، هو أن تكون مفتوحة لتعليقاتها. تعد الشركة مكانًا مختلفًا عن وجهة نظرها ، لذا فإن السماح لها بمشاركة أفكارها ومقترحاتها علنًا يمكن أن يوفر لك رؤى قيمة. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون لديك عادات سيئة لا تدركها - إعطاء تعليمات شفهية وكتابية متناقضة ، على سبيل المثال ، أو عدم إعطاء إشعار كافٍ عندما تريد حجز غرفة مؤتمرات كبيرة - والتي يمكنك تعديلها لجعل حياتك أسهل بكثير.
4. إظهار امتنانك
يساعدك مساعد كبير في تخفيف عبء العمل عنك ويجعلك تبدو جيدًا ، لذا كن كريمًا مع الثناء عندما يحين موعده. يعد اجتماع الموظفين أو حدث المكتب مكانًا رائعًا لإظهار تقديرك علنًا ، ولكن لا يغفل أبدًا عن فرصة لإظهار امتنانك من خلال "عمل رائع" بسيط ولفظي. يمكنك أيضًا معاملته مع كابتشينو من حين لآخر أو زوج من تذاكر الفيلم. صاحب عمل جيد يعرف أن الموظفين سعداء تجعل رؤسائهم حياة أسهل بكثير!
5. احتفظ بها المهنية
ما لم يتم توضيح ذلك أثناء مقابلة الوظيفة ، فإن أي شيء تطلبه من مساعد إداري لفعله يجب أن يكون ذا صلة مباشرة بمهمة الشركة. في حين أن تقديم القهوة لها لعميل أو استلام اللوازم المكتبية في طريق العودة من الغداء ليس طلبًا غير معتاد ، فإن مهام المهام مثل حجز موعد الأسنان التالي أو طلب القراءة القادمة لنادي الكتب هي مسؤوليتك ، وليس مسؤوليتها . لقد تم تعيينها لمساعدتك في المجال المهني - لذلك احتفظ بها بهذه الطريقة.
تذكر أنه كلما ساعدت مساعدك في أداء وظيفتها بشكل جيد ، كلما كان من الأسهل عليها مساعدتك في عملك. كن أفضل مدير يمكنك أن تكون عليه ، وستقوم بإعدادكما لتحقيق النجاح.
