هي احتمالات صندوق البريد الوارد الخاص بك يشبه إلى حد كبير سلة المهجورة من الأشياء التي تجلس في الجزء الخلفي من خزانة الخاص بك. أنت تعلم أنه من الضروري تنظيفها (وتأوي العديد من المفاجآت الخفية) ، لكن التفكير في معالجة مثل هذه المهمة هو أمر ساحق. والذي لديه ست ساعات من وقت الفراغ لتجنيب شيء من هذا القبيل؟
ولكن ليس من الضروري تنظيم رسائل البريد الإلكتروني طوال اليوم - في الواقع ، يمكنك القيام بذلك في غضون ساعة واحدة فقط إذا قمت بتخصيص وقت لذلك.
الدقائق من 1 إلى 10: مسح البريد غير الهام
حدد وقتًا لمدة 10 دقائق وابدأ في الحذف الشامل (أو الأرشفة) لأية رسائل تعرف أنك لا تحتاج إليها ، مثل الإخطارات من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي والتذكير بالأحداث الماضية وتأكيدات التسليم التي تلقيتها بالفعل والنشرات الإخبارية التي قرأتها بالفعل (أو لن تقرأ أبدًا) ، ورسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد ذات صلة.
يمكنك تسهيل ذلك من خلال البحث في صندوق الوارد الخاص بك عن المرسلين أو سطور الموضوعات الشائعة (على سبيل المثال: إشعارات LinkedIn) وحذف مجموعة من العناصر مرة واحدة.
الدقائق من 10 إلى 30: إنشاء مجلدات وبطاقات عنونة
الآن حان الوقت لتنظيم الرسائل المتبقية التي لا تحتاج إلى أي إجراء ولكنك تحتاج أو تريد الاحتفاظ بها.
يوجد العديد من أنظمة المجلدات مثل مستخدمي البريد الإلكتروني ، ولكن من السهل تجربتها إنشاء مجلد لأي موضوع أو نوع من رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على العديد من الرسائل المتعلقة به. لذلك ، قد يعني ذلك مجلدات مثل: الإيصالات والمشاريع والرحلات وما إلى ذلك. يمكنك دائمًا إضافة المجلدات وتكييفها عندما تتعلم ما هو الأفضل لك.
لتسريع هذه العملية ، يمكنك إنشاء مجلد "إلى ملف لاحقًا" لأي شيء لا تعرفه مطلقًا ومجلد "إلغاء الاشتراك" لأي شيء لا تريده بعد الآن. نصيحة: هذه مجلدات رائعة يمكن فرزها عندما يكون لديك خمس دقائق بين الاجتماعات.
يا! وإذا كنت ترغب في الحصول على مزيد من التنظيم ، فجرّب بعض التصنيفات (التي يطلق عليها "الفئات" بواسطة Outlook) لإضافة مزيد من المعلومات إلى رسائلك. يمكنك الحصول على تسميات متعددة في بريد إلكتروني واحد أو حتى طبقات متعددة من التسميات. لذلك ، يمكن أن تحتوي رسالة البريد الإلكتروني هذه في مجلد "الرحلة" على ملصق رئيسي بعنوان "نيويورك 2018" وعناوين فرعية لكل من "الرحلات الجوية" و "الاثنين".
من 30 إلى 50 دقيقة: استخدم قاعدة دقيقتين أو قم بعمل قائمة مهام لرسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى إجراء
يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني التي تركتها معك الآن هي الرسائل التي تحتاج إلى إجراء. إذا كان بالإمكان إتمام الإجراء في أقل من دقيقتين ، فقم بذلك الآن. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت للعناية بالرسالة ، فأضفها إلى قائمة مهامك مع إشعار لتذكيرك بالقيام بذلك بالفعل. بعد ذلك ، أرشفة البريد الإلكتروني للحفاظ على البريد الوارد الخاص بك واضحًا (ستظل قادرًا على البحث عنه لاحقًا).
إذا لم تكن مجرد صانع قائمة ، يمكنك بدلاً من ذلك استخدام ميزة قيلولة بعد الظهر الجديدة في Gmail لتظهر رسالة البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك عندما تكون جاهزًا للتعامل معها. أو ، إذا كنت من مستخدمي Outlook ، فإن ميزة المتابعة تتيح لك القيام بالمثل.
من 50 إلى 60 دقيقة: تحديث الإعدادات الخاصة بك لسهولة الصيانة
مبروك على صندوق البريد الأكثر تنظيما في العالم! حسنًا ، ليس صندوق الوارد الأكثر تنظيماً في العالم - ولكن أفضل صندوق الوارد الخاص بك حتى الآن.
ولكن لا تدع الحفلة تستمر لفترة طويلة أو ستجدها ممتلئة مرة أخرى. يمكنك تجنب ذلك عن طريق إعداد عوامل تصفية ستقوم تلقائيًا بفرز الرسائل الواردة حتى لا تضطر إلى ذلك.
المرشح المفضل لدي هو النشرات الإخبارية وتقديم رسائل البريد الإلكتروني التي أرغب في قراءتها بالفعل ، لكن ليس لدي دائمًا وقت للالتحاق بها. بدلاً من ذلك ، قمت بإعداد فلتر في Gmail يرسلها جميعًا إلى مجلد "قراءة لاحقًا". (يحتوي Outlook على نسخته الخاصة من المرشحات المسماة "القواعد" التي يمكنها القيام ببعض الأحمال الثقيلة لك.)
قد تفكر أيضًا في إعداد رد تلقائي على Gmail أو Outlook عندما لا تكون قادرًا على الرد على رسائل البريد الإلكتروني بالسرعة المعتادة (كما لو كنت في مؤتمر ، تعمل ساعات غير عادية ، أو في إجازة) .
وللتنقل عبر رسائلك ، يمكنك تمكين وتعلم بعض اختصارات لوحة المفاتيح لـ Gmail أو Outlook.
بعد هذا التنظيف ، سوف تتخلص من هذا الشعور المزعج بأنك قد فاتتك رسالة أو ذلك الشعور الغارق الذي يجب أن تواجهه في صندوق الوارد الكامل كل صباح. في الواقع ، قد تكون مستعدًا للانتقال إلى مؤسسة بريد إلكتروني أكثر تقدمًا مثل الاستفادة من Gmail الجديد أو استخدام إضافات Chrome أو تجربة أداة Inbox AI هذه.
أو ، على الجانب الآخر ، إذا وجدت أنه لا يزال أمامك الكثير من العمل ، فابدأ في تخصيص 20 دقيقة كل أسبوع لمعالجة هذه الخطوات واحدة تلو الأخرى. قم بذلك لبضعة أسابيع وستجد نفسك في صندوق بريد يجعل حياتك أسهل.
