اسمحوا لي أن أبدأ بالقول ، نعم ، هناك ساعات قليلة في اليوم. قائمة المهام الخاصة بك ليست فارغة أبدًا ، فأنت لن تصل إلى المنزل في وقت مبكر كما تريد ، ولا تشعر أنك تنجز كل ما تريد إنجازه.
بما أنه لا يمكنني منحك مزيدًا من الوقت بطريقة سحرية خلال اليوم (على الرغم من أنني متأكد تمامًا من أنه سيكون أفضل قوة عظمى على الإطلاق) ، اسمحوا لي أن أشاطركم سر إنجاز المزيد في الوقت الذي لديك: بقوة حراسة الجدول الزمني الخاص بك.
بهذا ، لا أقصد عدم عقد اجتماعات (على الرغم من أنني أعتقد أن عددًا أقل من ذلك أفضل) ، فإنني أقصد إدارة توازن وتسلسل الأحداث في يومك لمنحك أقصى إنتاجية. يعد هذا أحد أقوى الأشياء التي يمكنك القيام بها لنفسك - في الواقع ، يبدو الأمر كأنك تضيف المزيد من الوقت ليومك.
فيما يلي خطوتان بسيطتان للبدء:
الخطوة 1: تخيل أسبوعك المثالي
أولاً ، اجلس وأجب بإجابة قصيرة على الأسئلة التالية:
- ما هي ساعات العمل في يوم وأسبوع متوسط؟
- ما هي اجتماعاتك الدائمة - أو الأشياء التي يجب القيام بها في تاريخ ووقت معين؟
- في أي وقت من اليوم أنت أكثر إنتاجية؟ (على سبيل المثال ، هل تم إنجاز الكثير في الصباح ، ثم تهدأ بعد الغداء؟)
- هل هناك أيام في الأسبوع أكثر أو أقل إنتاجية بالنسبة لك؟ (حالة الاثنين ، أي شخص؟)
- هل من الأفضل إنجاز أنواع مختلفة من العمل في أيام أو أوقات مختلفة؟ (المزاح المشارك كاثرين مازحًا أن إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات بعد ظهر يوم الجمعة يعد بمثابة ثقب أسود ، لذا فهي تقوم بمختلف أنواع العمل بعد ذلك.)
بمجرد إجابتك على هذه الأسئلة ، خذ خطوة إلى الوراء وشاهد كيف سيكون جدولك واجتماعاتك ومهامك اليومية ومستويات الإنتاجية متناسقة مع أسبوع عمل واحد مثالي.
ثم ، استخدم تقويمًا فارغًا لتخطيط ذلك الجدول بالفعل. قم بتضمين مجموعات من الوقت الأفضل للعمل المركّز (من الناحية المثالية قطعًا من الوقت الذي تشعر فيه بالإنتاجية) ، وكتل من الأفضل للاجتماعات (يحب زميلي في العمل أدريان جدولة تلك الأنشطة في فترة ما بعد الظهر - ينشطونها عندما تريد خلاف ذلك أن تشعر بالنعاس) ، وبطبيعة الحال ، لبنات للرد على البريد الإلكتروني.
الخطوة 2: عكس مهندس التقويم الخاص بك (عن طريق جعل الآخرين يصلح جدولك)
الآن ، تظهر الأمور ، وقد لا تتمكن من الالتزام بهذا الجدول كل أسبوع. لكن يمكنك ويجب عليك أن تحرسه مثل تنين (صديق) يتنفس النار - وخاصة وقتك لإنجاز العمل المركّز. أنا أقول لك ، إن وجود عدد قليل من القطع غير المنقطعة حيث يمكنك العمل حقًا أمر لا يقدر بثمن في الضغط على المزيد من الوقت في يومك.
تعامل مع فترات العمل مثل أي اجتماع آخر في التقويم الخاص بك. عندما يسألك شخص ما إذا كنت حرًا ، فأنت لا تفعل ذلك (ما لم تتمكن من إعادة جدولة ذلك الوقت في وقت لاحق من اليوم أو الأسبوع). إذا كان بإمكان الأشخاص في شركتك الاطلاع على وقتك المجاني أو المحجوز في التقويم الخاص بك ، فيمكنك حتى وضع وقت العمل الخاص بك لتجنب أخذ ذلك منك.
هناك طريقة رائعة أخرى لحماية وقتك وهي أخذ زمام المبادرة في تحديد مواعيد الاجتماعات. الآن ، أنا لا أقول لتولي المسؤولية من شخص آخر إذا لم تكن أنت الشخص الذي ينسق عادةً الجدولة - وهذا سيستغرق المزيد من العمل ، وهذا بالتأكيد ليس خطوة في الاتجاه الصحيح!
ما أقصده هو ، دع الناس يعرفون ما هي الأوقات التي تناسبك في أقرب وقت ممكن من الناحية الإنسانية - وبشكل مثالي ، قبل أن يطرد أي شخص آخر مرة. إذا كنت ترغب في عقد اجتماعات في فترة ما بعد الظهيرة أو في يوم معين ، فعليك التخلص من "في أي وقت بعد الساعة 3 بعد الظهر" أو "الجمعة مفتوحة على مصراعيها." وبهذه الطريقة ، سيتم تثبيت الخيارات في اقتراحاتك ، وليس في الأوقات التي تريد الاحتفاظ بها لنفسك.
لن تتمكن أبدًا من إضافة وقت لليوم ، ولكن يمكنك أن تكون ذكيًا في الساعات التي لديك. ومن خلال زيادة أوقاتك الإنتاجية (وأوقاتك غير المثمرة ، ستجد بسرعة أنه يمكنك إنجاز المزيد.
